Datadelning mellan compliance-plattformar betyder att en plattform får läsa data som du har angett på en annan plattform, så att du inte behöver mata in dem två gånger. Det handlar vanligtvis om företagsdata som ditt KvK-nummer, adress, bransch och produktinformation: saker som behövs på flera ställen, men som i sig själva säger ingenting om du följer en specifik regel.
Kärnan i detta ämne är att datadelning aldrig automatiskt betyder "allt med allt". Det är en riktad koppling mellan två specifika system, baserad på ett tillstånd som du själv ger och som du också kan dra tillbaka. Utan det tillståndet står varje plattform för sig själv, även om de ligger under samma skal.
Vad som delas exakt
Vid de flesta compliance-plattformar handlar det om företags- och produktdossieren: de grundläggande uppgifter som behövs för att veta vem och vilken produkt det gäller. Tänk på företagsnamn, KvK- och momsregistreringsnummer, etableringsadress, de länder där du är aktiv och en beskrivning av dina produkter eller tjänster. Det är något helt annat än den innehållsmässiga bedömning som plattformen själv senare gör, till exempel om en produkt uppfyller en standard. Den bedömningen hör till den plattform som upprättade den och kopieras inte automatiskt till ett annat system.
Huruvida en viss given data delas eller inte varierar beroende på koppling och plattform. Vissa plattformar behöver bara grundläggande data, andra behöver också en del av produktdossieren. Vilka data som det exakt är för din situation tar du bäst upp med själva plattformen eller läser i de villkor som hör till det.
Varför teknik inte är kärnan
Det är frestande att se datadelning som en teknisk fråga: två system som kan kommunicera med varandra. Men tekniken är den lätta delen. Kärnan är tillståndet som föregår det. En koppling mellan plattform A och plattform B blir aktiv först efter att du, som behörig person i ditt företag, uttryckligen har godkänt det. Det tillståndet är också per koppling: att godkänna en koppling betyder inte att en annan automatiskt följer med.
Den skillnaden är viktig eftersom den avgör vem som är ansvarig för vad. Den plattform som mottar data får bara använda dem för det syfte som du gett tillstånd för. Vad det betyder i praktiken för ditt företag, och vilka avtal som hör till det, läser du bäst på sidan som förklarar vad som görs och inte görs med dina data.
Personuppgifter är en separat kategori
Inom företagsdata finns ibland också ett lager av personuppgifter, till exempel namn och kontaktuppgifter för en anställd som angetts som kontaktperson. Huruvida och hur dessa data får delas mellan system faller under reglerna kring personuppgifter och hur din organisation måste hantera dem. Det är en innehållsmässig fråga som hör hemma hos en jurist eller hos Integritetsmyndigheten, inte hos ett skal som sammanför plattformar. reglia gör själv ingen innehållsmässig uttalande om detta.
Det reglia gör är att göra synligt vilken koppling som finns och vilka data som hör till den, så att du inte behöver gissa vad som är känt någonstans om ditt företag. Hur den översikten är uppbyggd och vad som registreras beskrivs på sidan om hur dina data hanteras.
Kontrollera själv vad som gäller för dig
Huruvida en koppling mellan två plattformar för ditt företag är meningsfull beror på vilka plattformar du använder och vilka data som överlappar. En installationsbetrieb som bara har att göra med produktsäkerhet har lite nytta av en koppling som är avsedd för förpackningar. En webshop med egna märkesprodukter som levererar till flera länder har däremot stor nytta av flera kopplingar samtidigt, eftersom samma företagsdata då behövs på flera platser.
Om du är osäker på om en koppling är användbar för din situation, eller vilka data som är relevanta, är svaret ofta specifikt för ditt företag. Allmänna frågor om hur kopplingar fungerar samlas på sidan med vanliga frågor.
Om du vill se vilka plattformar det finns och vilka data som spelar en roll, kan du lugnt granska det via översikten över anslutna plattformar.