Wymiana danych między platformami compliance oznacza, że jedna platforma może odczytać dane, które wpisał Pan/Pani na innej platformie, dzięki czemu nie musi Pan/Pani ich wpisywać dwa razy. Chodzi zwykle o dane firmy, takie jak numer KvK, adres, branża i informacje o produktach: rzeczy, które są potrzebne w wielu miejscach, ale które same w sobie nic nie mówią o tym, czy Pan/Pani spełnia określony wymóg.
Kluczową kwestią w tym temacie jest to, że wymiana danych nigdy nie oznacza automatycznie "wszystko ze wszystkim". Jest to ukierunkowana koppeling między dwoma konkretnymi systemami, oparta na zgodzie, którą Pan/Pani sam/sama daje i którą może Pan/Pani wycofać. Bez tej zgody każda platforma pozostaje niezależna, nawet jeśli znajdują się pod tą samą schilą.
Co dokładnie jest dzielone
W większości platform compliance chodzi o dossier firmy i produktów: dane podstawowe niezbędne do ustalenia, o kim i o jakim produkcie mowa. Chodzi o nazwę firmy, numer KvK i podatku VAT, adres siedziby, kraje, w których Pan/Pani działa, oraz opis swoich produktów lub usług. To zupełnie coś innego niż ocena merytoryczna, którą następnie sama platforma dokonuje, na przykład czy produkt spełnia normę. Ta ocena należy do platformy, która ją opracowała, i nie jest po prostu kopiowana do innego systemu.
To, czy określone dane są dzielone, czy nie, różni się w zależności od koppelingu i platformy. Niektóre platformy potrzebują tylko danych podstawowych, inne też części dossier produktów. Aby dowiedzieć się, jakie dokładnie dane obejmują Pana/Pani sytuację, najlepiej zapytać bezpośrednio na platformie lub przeczytać warunki, które się do nich wiążą.
Dlaczego technika nie jest istotą sprawy
Skuszające jest postrzeganie wymiany danych jako kwestii technicznej: dwa systemy, które mogą ze sobą rozmawiać. Ale technika to łatwa część. Istotą jest zgoda, która temu poprzedza. Koppeling między platformą A a platformą B staje się aktywny dopiero po tym, jak Pan/Pani, jako osoba uprawniona w Pana/Pani firmie, wyraźnie na to przystanie. Ta zgoda dotyczy również każdego koppelingu: zgoda na jeden koppeling nie oznacza, że inny automatycznie się włączy.
To rozróżnienie jest ważne, ponieważ określa, kto jest za co odpowiedzialny. Platforma, która otrzymuje dane, może je wykorzystywać tylko do celu, na który Pan/Pani wyraził/wyraziła zgodę. Aby dowiedzieć się, co to oznacza w praktyce dla Pana/Pani firmy i jakie umowy się z tym wiążą, najlepiej przeczytać to na stronie wyjaśniającej, co dzieje się z Pana/Pani danymi, a czego nie.
Dane osobowe to osobna kategoria
W ramach danych firmowych znajduje się czasami również warstwa danych osobowych, na przykład nazwa i dane kontaktowe pracownika wskazanego jako osoba kontaktowa. To, czy i w jaki sposób dane te mogą być dzielone między systemami, podlega zasadom dotyczącym danych osobowych i sposobie, w jaki Pana/Pani organizacja musi się nimi zajmować. To kwestia merytoryczna, która powinna być rozstrzygnięta przez prawnika lub Urząd Ochrony Danych Osobowych, a nie przez schilę, która łączy platformy. Reglia sam/sama nie zajmuje się tu stanowiskiem merytorycznym.
Co robi reglia, to uwidoczniana, jaki koppeling istnieje i jakie dane się z nim wiążą, dzięki czemu Pan/Pani nie musi zgadywać, co gdzie wiadomo o Pana/Pani firmie. Jak ten przegląd jest zbudowany i co się rejestruje, opisano na stronie dotyczącej sposobu postępowania z Pana/Pani danymi.
Sprawdzenie samemu, co dotyczy Pana/Pani sytuacji
Czy połączenie między dwiema platformami dla Twojej firmy ma sens, zależy od tego, które platformy wykorzystujesz i które dane się nakładają. Zakład instalacyjny zajmujący się wyłącznie bezpieczeństwem produktów, ma niewiele pożytku z połączeniem przeznaczonym do opakowań. Sklep internetowy sprzedający produkty własnej marki w wielu krajach, ma natomiast korzyść z kilku połączeń jednocześnie, ponieważ te same dane biznesowe są wtedy potrzebne w wielu miejscach.
Jeśli zastanawiasz się, czy połączenie jest dla Twojej sytuacji przydatne, lub które dokładnie dane do niego należą, odpowiedź jest często specyficzna dla Twojej firmy. Ogólne pytania dotyczące działania połączeń są zebrane na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami.
Jeśli chcesz zobaczyć, które platformy są dostępne i które dane przy nich odgrywają rolę, możesz spokojnie to sprawdzić za pośrednictwem przeglądem połączonych platform.