Gedeeljenje podataka između compliance platformi znači da jedna platforma smije pročitati podatke koje ste unijeli u drugu platformu, kako ih ne biste trebali unijeti dva puta. Obično se radi o poslovnim podacima kao što su vaš broj u Registru za hrvatske subjekte, adresa, sektor i informacije o proizvodu: stvari koje su potrebne na više mjesta, ali koje same po sebi ništa ne govore o tome hodate li u skladu s određenim pravilom.
Temeljna poanta ovog tema je da gedeeljenje podataka nikad ne znači automatski "sve sa svim". Radi se o usmjerenoj koppelungji između dva specifična sustava, temeljnoj na dozvoli koju sami date i koju možete i povući. Bez te dozvole svaka platforma ostaje sama po sebi, čak i ako spadaju pod istu ljusku.
Što se točno deli
U većini compliance platformi radi se o poslovnom i produktnom dossieru: osnovnim podacima koji su potrebni da se zna o kome i kojem proizvodu se radi. Mislite na naziv poduzeća, broj u Registru za hrvatske subjekte i PDV broj, adresu sjedišta, zemlje u kojima ste aktivni i opis vaših proizvoda ili usluga. To je sasvim drugačije od sadržajne procjene koju platforma potom sama napravi, primjerice je li proizvod u skladu s normom. Ta procjena pripada platformi koja ju je izradila i ne kopira se automatski na drugi sustav.
Ovisi li određeni podatak biti gedeljen ili ne, razlikuje se po koppelungji i po platformi. Neke platforme trebaju samo osnovne podatke, druge trebaju i dio produktnog dossiera. Što je točno za vašu situaciju, najbolje je da upitate samu platformu ili pročitate uvjete koji se njom bave.
Zašto tehnika nije srž pitanja
Primjenjivo je vidjeti gedeeljenje podataka kao tehničko pitanje: dva sustava koja mogu razgovarati jedni s drugima. Ali tehnika je laki dio. Srž je dozvola koja joj prethodi. Koppelungja između platforme A i platforme B postaje aktivna tek nakon što vi, kao ovlaštena osoba u svom poslovanju, na to eksplicitno pristanete. Ta dozvola je također po koppelungji: pristanak na jednu koppelungju ne znači da se druga automatski uključuje.
Taj razlika je važna jer određuje tko je za što odgovoran. Platforma koja prima podatke smije ih koristiti samo za svrhu za koju ste dali dozvolu. Što to znači u praksi za vaše poslovanje, i koja sporazuma pri tom dolaze u obzir, najbolje je da pročitate na stranici koja objašnjava što se s vašim podacima radi a što se ne radi.
Osobni podaci su posebna kategorija
U poslovnim podacima ponekad se nalazi i sloj osobnih podataka, primjerice ime i podaci za kontakt zaposlenika koji je naznačen kao kontaktna osoba. Smiju li i kako se ti podaci dijeliti između sustava, pada pod pravila oko osobnih podataka i način na koji vaša organizacija mora s njima rukovati. To je sadržajno pitanje koje pripada pravniku ili Uredu za zaštitu podataka, a ne ljusci koja je platorme okuplja. Reglia sama ne daje sadržajno mišljenje na tom mjestu.
Ono što reglia radi jest učinio vidljiva koja koppelungja postoji i koji se podaci njome tiču, tako da ne trebate nagađati što se negdje zna o vašem poslovanju. Kako je taj pregled izgrađen i što se bilježi, opisano je na stranici o tome kako se s vašim podacima rukovati.
Sami provjerite što važi za vas
Je li poveznica između dva platforme za vaše poduzeće korisna ovisi o tome koje platforme koristite i koji se podaci pri tome preklapaju. Instalacijska tvrtka koja se bavi samo sigurnosti proizvoda ima malo koristi od poveznice koja je namijenjena pakiranju. Internetska prodavnica s vlastitim markama proizvoda koja isporučuje u više zemalja, upravo ima koristi od više poveznica istovremeno, jer su tada isti poslovni podaci potrebni na više mjesta.
Ako niste sigurni je li poveznica korisna za vašu situaciju ili koji su to točno podaci koji joj pripadaju, odgovor je često specifičan za vaše poduzeće. Općenita pitanja o tome kako funkcioniraju poveznice nalaze se prikupljena na stranicu često postavljenih pitanja.
Želite li vidjeti koje platforme postoje i koji se podaci pri tome koriste, tada to možete mirno pregledati putem pregled povezanih platformi.