Deling af data mellem compliance-platforme betyder, at én platform må læse data, som du har indtastet på en anden platform, så du ikke behøver at indtaste dem to gange. Det handler som regel om virksomhedsdata som dit CVR-nummer, adresse, branche og produktinformation: ting der er nødvendige mange steder, men som i sig selv ikke siger noget om, hvorvidt du overholder en bestemt regel.
Kerneemnet i denne sammenhæng er, at deling af data aldrig betyder automatisk "alt med alt". Det er en målrettet koppeling mellem to specifikke systemer, baseret på en tilladelse, som du selv giver, og som du også kan trække tilbage. Uden denne tilladelse forbliver hver platform uafhængig, selv hvis de falder under samme skal.
Hvad der præcist bliver delt
For de fleste compliance-platforme handler det om virksomheds- og produktdossier: de grundlæggende oplysninger, der er nødvendige for at vide, hvem der er tale om, og hvilket produkt det drejer sig om. Tænk på virksomhedsnavn, CVR- og momsregistreringsnummer, forretningsadresse, de lande, hvor du er aktiv, og en beskrivelse af dine produkter eller tjenester. Det er helt anderledes end den substansmæssige vurdering, som platformen selv laver bagefter, for eksempel om et produkt overholder en standard. Denne vurdering tilhører den platform, der har udarbejdet den, og bliver ikke uden videre kopieret til et andet system.
Hvorvidt et bestemt givet data bliver delt eller ikke, varierer pr. koppeling og pr. platform. Nogle platforme har kun brug for grundlæggende data, andre har også brug for dele af produktdossier. Hvad dataene præcist er i din situation, kontakter du bedst platformen eller læser betingelserne, der hører til.
Hvorfor teknik ikke er kernen
Det er fristende at se deling af data som et teknisk spørgsmål: to systemer, der kan kommunikere med hinanden. Men teknikken er den nemme del. Kernen er den tilladelse, der kommer før. En koppeling mellem platform A og platform B bliver først aktiv, efter at du som kompetent i din virksomhed udtrykkeligt har samtykket til det. Denne tilladelse gælder også pr. koppeling: at samtykke til én koppeling betyder ikke, at en anden automatisk følger med.
Denne skelnen er vigtig, fordi den bestemmer, hvem der er ansvarlig for hvad. Den platform, der modtager data, må kun bruge dem til det formål, du har givet tilladelse til. Hvad det betyder i praksis for din virksomhed, og hvilke aftaler der hører til, læser du bedst på siden, der forklarer, hvad der sker og ikke sker med dine data.
Personoplysninger er en særlig kategori
Inden for virksomhedsdata ligger nogle gange også personoplysninger, for eksempel navn og kontaktoplysninger på en medarbejder, der er opgivet som kontaktperson. Hvorvidt og hvordan disse oplysninger må deles mellem systemer, falder under regler omkring personoplysninger og hvordan din organisation skal håndtere dem. Det er et substansmæssigt spørgsmål, der hører hjemme hos en jurist eller hos Datatilsynet, ikke hos en skal, der samler platforme. reglia tager derfor heller ikke stilling til det substansmæssigt.
Hvad reglia gør, er at gøre det synligt, hvilken koppeling der findes, og hvilke data der hører til, så du ikke behøver at gætte på, hvad der er kendt om din virksomhed et sted. Hvordan dette overblik er opbygget, og hvad der registreres, er beskrevet på siden om, hvordan der bliver håndteret med dine data.
Kontrollér selv, hvad der gælder for dig
Om en kobling mellem to platforme for virksomheden er fornuftig, afhænger af, hvilke platforme du bruger, og hvilke data der overlapper. Et installatørbedrift, der kun har med produktsikkerhed at gøre, har ikke meget ud af en kobling, der er beregnet til emballage. En webshop med egne mærkevarer, der leverer til flere lande, har til gengæld stor fordel af flere koppelingen samtidigt, fordi de samme virksomhedsdata så er nødvendige flere steder.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en kobling er nyttig for din situation, eller hvilke data der præcist hører til, er svaret ofte specifikt for virksomheden. Generelle spørgsmål om, hvordan koppelingen fungerer, er samlet på siden med hyppigt stillede spørgsmål.
Vil du se, hvilke platforme der er, og hvilke data der spiller en rolle ved dem, kan du roligt se det via oversigten over tilsluttede platforme.