Tietojen jakaminen compliance-alustojen välillä tarkoittaa sitä, että yksi alusta saa lukea tietoja, jotka olette syöttäneet toiselle alustalle, jotta ette joutuu kirjoittamaan niitä kahdesti. Useimmiten on kyse yritystiedoista, kuten yrityksenne KvK-numerosta, osoitteesta, toimialasta ja tuotetiedoista: asioista, joita tarvitaan useissa paikoissa, mutta jotka eivät sinänsä sano mitään siitä, noudattaako se tiettyä sääntöä.
Tämän aiheen ydinasia on se, että tietojen jakaminen ei koskaan tarkoita automaattisesti "kaikkea kaiken kanssa". Kyse on kahden spesifisen järjestelmän välistä suunnattua kytköstä, joka perustuu lupaan, jonka annatte itse ja josta voitte myös peruuttaa. Ilman tätä lupaa jokainen alusta jää yksinään, vaikka ne kuuluvat samaan kuoreen.
Mitä tarkalleen ottaen jaetaan
Useimmilla compliance-alustoilla on kyse yritys- ja tuotedossiereista: perustiedoista, joita tarvitaan sen selvittämiseen, kenen ja minkä tuotteen osalta on kyse. Ajattelkaa yrityksen nimeä, KvK- ja ALV-numeroa, toimipaikan osoitetta, maita, joissa olette aktiivisia, ja kuvaa tuotteistanne tai palveluistanne. Se on aivan eri asia kuin sisällöllinen arviointi, jonka alusta tekee myöhemmin itse, esimerkiksi sen selvittämiseksi, noudattaako tuote normia. Tämä arviointi kuuluu alustalle, joka on sen laatinut, eikä sitä vain kopioida toiseen järjestelmään.
Se, jaetaanko tietty tieto vai ei, vaihtelee kytköksen ja alustan mukaan. Joillakin alustoilla tarvitaan vain perustietoja, toisilla myös osa tuotedossierista. Mitkä tiedot niistä ovat tarkasti ottaen teidän tilanteessanne, on parasta tiedustella itse alustalta tai lukea niihin liittyvistä ehdoista.
Miksi tekniikka ei ole ydin
On houkuttelevaa nähdä tietojen jakaminen tekniseksi kysymykseksi: kaksi järjestelmää, jotka voivat puhua keskenään. Mutta tekniikka on helppo osa. Ydin on lupa, joka edeltää sitä. Kytkös alustan A ja alustan B välillä aktivoituu vasta sen jälkeen, kun te, teille kuuluva henkilö yrityksessänne, olette siihen nimenomaisesti suostuneet. Tämä lupa on myös kytköskohtainen: yhteen kytkokseen suostuminen ei tarkoita, että toinen menisi automaattisesti.
Tämä ero on tärkeä, koska se määrittää, kuka on vastuussa mistä. Alusta, joka vastaanottaa tietoja, saa käyttää niitä vain siihen tarkoitukseen, johon olette antaneet luvan. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa yrityksellenne ja mitä sopimuksia siihen liittyy, on parasta lukea sivulta, joka selittää, mitä teillä olevilla tiedoilla tehdään ja mitä ei.
Henkilötiedot ovat erillinen kategoria
Yritystietojen sisällä on joskus myös henkilötietojen kerros, esimerkiksi työntekijän nimi ja yhteystiedot, joka on nimetty yhteyshenkilöksi. Se, voiko ja miten näitä tietoja jakaa järjestelmien välillä, kuuluu henkilötietoja koskevien sääntöjen ja sen alle, miten organisaationne niiden kanssa on toimittava. Kyse on sisällöllisestä kysymyksestä, joka kuuluu lakimiehelle tai henkilötietojen suojaviranomaiselle, ei kuoreen, joka kokoaa alustat yhteen. Reglia ei sinänsä tee siihen sisällöllisiä kannanottoja.
Mitä reglia tekee, on näkyvä tehdä, mikä kytkös on olemassa ja mitä tietoja siihen liittyy, jotta ette joudu arvaamaan, mitä yrityksestänne on jonkin järjestelmän tunnetuksi tullut. Miten tämä yleiskatsaus on rakennettu ja mitä tallennetaan, kuvataan kohdassa sivu, joka käsittelee sitä, miten teidän tietojen kanssa toimitaan.
Tarkastele itse, mitä sinussa on sovellettavaa
Se, onko kahden alustan välinen kytkentä yrityksellesi kannattavaa, riippuu siitä, mitä alustoja käytät ja mitä tietoja niiden välillä päällekkäin on. Asennusyritykselle, jolla on tekemistä vain tuoteturvallisuuden kanssa, on vähän hyötyä kytkennästä, joka on tarkoitettu pakkauksille. Verkkokaupalla, jolla on omia tuotemerkkejä ja joka toimittaa useisiin maihin, on sen sijaan hyötyä useista kytkennöistä samanaikaisesti, koska samat yritystiedot tarvitaan useissa paikoissa.
Jos epäilet, onko kytkentä yrityksellesi hyödyllinen vai mitkä tiedot siihen liittyvät, vastaus on usein erityinen yrityksellesi. Yleiset kysymykset siitä, miten kytkennät toimivat, on koottu usein kysyttyjen kysymysten sivulla.
Haluatko nähdä, mitä alustoja on olemassa ja mitä tietoja niihin liittyy, voit selata niitä rauhallisesti osoitteessa liitettyjen alustojen yhteenvetoon.