Der Datenaustausch zwischen Compliance-Plattformen bedeutet, dass eine Plattform Daten auslesen darf, die Sie bei einer anderen Plattform eingegeben haben, damit Sie diese nicht zweimal eingeben müssen. Es geht meist um Unternehmensdaten wie Ihre Handelsregisternummer, Adresse, Branche und Produktinformationen: Informationen, die an mehreren Stellen benötigt werden, aber die für sich allein nichts darüber aussagen, ob Sie eine bestimmte Regel einhalten.
Der Kernpunkt dieses Themas ist, dass Datenaustausch niemals automatisch "alles mit allem" bedeutet. Es ist eine gezielt abgestimmte Verbindung zwischen zwei spezifischen Systemen, die auf einer Zustimmung beruht, die Sie selbst erteilen und auch wieder widerrufen können. Ohne diese Zustimmung bleibt jede Plattform für sich allein, auch wenn sie unter derselben Schicht tätig sind.
Was genau wird ausgetauscht
Bei den meisten Compliance-Plattformen geht es um die Unternehmens- und Produktdatei: die Basisdaten, die erforderlich sind, um zu wissen, um wen und um welches Produkt es geht. Denken Sie an Unternehmensname, Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Nummer, Geschäftsadresse, die Länder, in denen Sie tätig sind, und eine Beschreibung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. Das ist etwas ganz anderes als die inhaltliche Bewertung, die eine Plattform dann selbst vornimmt, beispielsweise ob ein Produkt einer Norm entspricht. Diese Bewertung gehört zu der Plattform, die sie erstellt hat, und wird nicht einfach in ein anderes System kopiert.
Ob ein bestimmtes Datum ausgetauscht wird oder nicht, ist unterschiedlich je nach Verbindung und Plattform. Einige Plattformen benötigen nur die Basisdaten, andere auch einen Teil der Produktdatei. Welche Daten das genau in Ihrer Situation sind, können Sie am besten bei der Plattform selbst erfragen oder in den zugehörigen Bedingungen nachlesen.
Warum Technik nicht der Kern ist
Es ist verlockend, Datenaustausch als eine technische Frage zu sehen: zwei Systeme, die miteinander kommunizieren können. Aber die Technik ist der einfache Teil. Der Kern ist die Zustimmung, die vorher liegt. Eine Verbindung zwischen Plattform A und Plattform B wird erst aktiv, nachdem Sie als Bevollmächtigter Ihres Unternehmens dem ausdrücklich zugestimmt haben. Diese Zustimmung ist auch pro Verbindung: Die Zustimmung zu einer Verbindung bedeutet nicht, dass eine andere automatisch folgt.
Dieser Unterschied ist wichtig, weil er bestimmt, wer wofür verantwortlich ist. Die Plattform, die Daten erhält, darf diese nur für den Zweck verwenden, für den Sie zugestimmt haben. Was das in der Praxis für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Absprachen dazu gehören, lesen Sie am besten auf der Seite, die erklärt, was mit Ihren Daten geschieht und was nicht.
Personenbezogene Daten sind eine eigene Kategorie
Innerhalb von Unternehmensdaten gibt es manchmal auch eine Ebene personenbezogener Daten, zum Beispiel Name und Kontaktdaten eines Mitarbeiters, der als Ansprechpartner angegeben ist. Ob und wie diese Daten zwischen Systemen ausgetauscht werden dürfen, fällt unter die Regeln rund um personenbezogene Daten und die Art und Weise, wie Ihre Organisation damit umgehen muss. Das ist eine inhaltliche Frage, die zu einem Juristen oder zur Behörde für Datenschutz gehört, nicht zu einer Schicht, die Plattformen zusammenbringt. Reglia selbst macht da auch keine inhaltliche Aussage.
Was reglia tut, ist sichtbar zu machen, welche Verbindung besteht und welche Daten dazu gehören, damit Sie nicht raten müssen, was irgendwo über Ihr Unternehmen bekannt ist. Wie dieser Überblick aufgebaut ist und was aufgezeichnet wird, ist beschrieben auf der Seite darüber, wie mit Ihren Daten umgegangen wird.
Selbst überprüfen, was für Sie gilt
Ob eine Kopplung zwischen zwei Plattformen für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Plattformen Sie nutzen und welche Daten dabei überlappen. Ein Installationsbetrieb, der nur mit Produktsicherheit zu tun hat, hat wenig von einer Kopplung, die für Verpackungen bestimmt ist. Ein Online-Shop mit Eigenmarkenprodukten, der in mehrere Länder liefert, profitiert dagegen von mehreren Kopplungen gleichzeitig, weil dieselben Unternehmensdaten dann an mehreren Stellen benötigt werden.
Wenn Sie unsicher sind, ob eine Kopplung für Ihre Situation sinnvoll ist, oder welche Daten genau dazugehören, ist die Antwort oft spezifisch für Ihr Unternehmen. Allgemeine Fragen dazu, wie Kopplungen funktionieren, sind gesammelt auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Wenn Sie sehen möchten, welche Plattformen es gibt und welche Daten dabei eine Rolle spielen, können Sie das gerne über einsehen die Übersicht der angeschlossenen Plattformen.