Zdieľanie údajov medzi compliance platformami znamená, že jedna platforma smie čítať údaje, ktoré ste zadali v inej platforme, aby ste ich nemuseli zadávať dvakrát. Väčšinou ide o obchodné údaje ako vaše číslo v KvK registri, adresa, sektor a informácie o produktoch: veci, ktoré sú potrebné na viacerých miestach, ale ktoré samy o sebe ničšo nevypovedajú o tom, či dodržiavate konkrétne predpisy.
Jadrom tejto záležitosti je to, že zdieľanie údajov nikdy automaticky neznamená "všetko so všetkým". Ide o zameranú väzbu medzi dvoma špecifickými systémami, založenú na súhlase, ktorý sám udeľujete a ktorý môžete aj zrušiť. Bez tohto súhlasu zostáva každá platforma samostatná, aj keď sú pod tou istou schránkou.
Čo sa presne zdieľa
Pri väčšine compliance platforiem ide o obchodný a produktový dossier: základné údaje potrebné na to, aby bolo jasné, o kom a o akom produkte ide. Myslite na obchodný názov, číslo v KvK registri a číslo DPH, adresu sídla, krajiny, v ktorých pôsobíte, a opis vašich produktov alebo služieb. To je niečo úplne iné ako obsahová posúdenie, ktoré následne sama platforma vykonáva, napríklad či produkt spĺňa normu. Toto posúdenie patrí platforme, ktorá ho vypracovala, a nie je jednoducho kopírované do iného systému.
To, či sa konkrétny údaj zdieľa alebo nie, sa líši podľa väzby a podľa platformy. Niektoré platformy potrebujú len základné údaje, iné aj časť produktového dossieru. Aké údaje presne to sú v prípade vašej situácie, najlepšie sa opýtajte samotnej platformy alebo si to prečítajte v prislúchajúcich podmienkach.
Prečo nie je technika tou najdôležitejšou vecou
Je lákavé pozerať sa na zdieľanie údajov ako na technickú záležitosť: dva systémy, ktoré spolu môžu komunikovať. Ale technika je jednoduchá časť. Jadrom je súhlas, ktorý tomu predchádza. Väzba medzi platformou A a platformou B sa stane aktívnou až potom, čo vy ako oprávnená osoba vo vašej spoločnosti s ňou výslovne súhlasíte. Aj tento súhlas je per jednotlivú väzbu: súhlas s jednou väzbou neznamená, že ďalšia sa automaticky pridá.
Toto rozlíšenie je dôležité, pretože určuje, kto za čo nesie zodpovednosť. Platforma, ktorá prijíma údaje, ich smie používať len na účel, na ktorý ste dali súhlas. Čo to v praxi pre vašu spoločnosť znamená a aké dohody k tomu patria, si najlepšie prečítajte na stránke, ktorá vysvetľuje, čo sa s vašimi údajmi deje a čo sa s nimi nedeje.
Osobné údaje sú samostatnou kategóriou
V rámci obchodných údajov sa niekedy nachádza aj vrstva osobných údajov, napríklad meno a kontaktné údaje zamestnanca, ktorý je uvedený ako kontaktná osoba. Či a ako smú byť tieto údaje zdieľané medzi systémami, patrí pod pravidlá týkajúce sa osobných údajov a spôsoba, akým s nimi vaša organizácia musí narábať. Ide o vecnú záležitosť, ktorá patrí k právnikovi alebo k Úradu na ochranu osobných údajov, nie k schránke, ktorá spája platformy. Samotný reglia na tom preto tiež niekdajšie vecné vyhlásenie neurobiť.
Čo reglia robiť, je sprístupniť viditeľnosť toho, ktorá väzba existuje a aké údaje k nej patria, aby ste nemuseli uhádnuť, čo je niekde známe o vašej spoločnosti. Ako je tento prehľad vytvorený a čo sa zaznamenáva, je popísané na stránke o tom, ako sa s vašimi údajmi zaobchádza.
Samostatne si skontrolujte, čo sa vzťahuje na vás
Či je prepojenie medzi dvoma platformami pre vašu firmu zmysluplné, závisí od toho, ktoré platformy používate a ktoré údaje sa pri nich prekrývajú. Inštalačná firma, ktorá sa zaoberá iba bezpečnosťou produktov, má málo úžitku z prepojenia určeného pre balenie. Internetový obchod s vlastnými značkovými produktmi, ktorý dodáva do viacerých krajín, má naopak úžitok z viacerých prepojení súčasne, pretože tie isté firemné údaje sú potom potrebné na viacerých miestach.
Ak máte pochybnosti, či je prepojenie pre vašu situáciu užitočné, alebo ktoré údaje k nemu presne patria, odpoveď je často špecifická pre vašu firmu. Všeobecné otázky o tom, ako fungujú prepojenia, sú zozbierané na stránke s často kladanými otázkami.
Ak chcete vidieť, ktoré platformy existujú a ktoré údaje pri nich zohrávajú úlohu, môžete si to pokojne pozrieť cez prehľad pripojených platforiem.