Výměna dat mezi compliance-platformami znamená, že jedna platforma smí přečíst data, která jste vyplnili u jiné platformy, takže je nemusíte vyplňovat dvakrát. Obvykle jde o obchodní údaje, jako je vaše číslo KvK, adresa, obor a informace o produktech: věci, které jsou potřeba na více místech, ale samy o sobě nic neříkají o tom, zda splňujete určitý předpis.
Podstata tohoto tématu spočívá v tom, že výměna dat nikdy automaticky znamená „vše se vším". Jde o cílenou vazbu mezi dvěma konkrétními systémy, která je založena na souhlasu, který sami uděláte a který také můžete odvolat. Bez tohoto souhlasu zůstává každá platforma samostatná, a to i v případě, že spadají pod stejnou schránku.
Co se přesně sdílí
U většiny compliance-platform jde o obchodní a produktové soubory: základní údaje potřebné k tomu, aby bylo jasné, o koho a o jaký produkt jde. Mysleme na obchodní název, číslo KvK a DPH, sídlo, země, kde podnikáte, a popis vašich produktů nebo služeb. To je úplně něco jiného než obsahové hodnocení, které si platforma sama provede, například zda produkt splňuje normu. Toto hodnocení patří k platformě, která ho vypracovala, a není bez problémů kopírováno do jiného systému.
Zda se určitý údaj sdílí nebo ne, se liší podle vazby a podle platformy. Některé platformy potřebují pouze základní údaje, jiné také část produktového souboru. Které údaje se to týká přesně ve vaší situaci, je nejlepší se zeptat přímo platformy nebo si to přečíst v podmínkách, které k tomu patří.
Proč není technika tím nejdůležitějším
Lákavé je vidět výměnu dat jako technickou otázku: dva systémy, které spolu mohou komunikovat. Ale technika je snadná část. Podstata je souhlas, který jí předchází. Vazba mezi platformou A a platformou B se aktivuje až poté, co s ní jako oprávněná osoba ve vaší společnosti výslovně souhlasíte. Tento souhlas se také vztahuje na jednotlivé vazby: souhlas s jednou vazbou neznamená, že by se ostatní automaticky připojovaly.
Toto rozlišení je důležité, protože určuje, kdo za co odpovídá. Platforma, která data přijímá, je smí používat pouze pro účel, ke kterému jste dali souhlas. Co to v praxi znamená pro vaši společnost a jaké dohody k tomu patří, si nejlépe přečtěte na stránce, která vysvětluje, co se s vašimi daty dělá a co se s nimi nedělá.
Osobní údaje jsou samostatná kategorie
V rámci obchodních údajů se někdy vyskytuje také vrstva osobních údajů, například jméno a kontaktní údaje zaměstnance, který je uveden jako kontaktní osoba. Zda a jak smí být tyto údaje sdíleny mezi systémy, spadá pod pravidla týkající se osobních údajů a způsob, kterým by s nimi vaše organizace měla zacházet. Jedná se o věcnou záležitost, která patří právníkovi nebo Úřadu na ochranu osobních údajů, nikoli schránce, která platformy sdružuje. Samotná reglia v tomto věcném smyslu neuveřejňuje žádné prohlášení.
Co reglia dělá, je viditelné zobrazit, která vazba existuje a jaká data k ní patří, abyste nemuseli hádat, co se o vaší společnosti někde ví. Jak je toto přehledné vidět a co se zaznamenává, je popsáno na stránce o tom, jak se s vašimi daty zachází.
Sami se podívejte, co vám platí
Zda je spojení mezi dvěma platformami pro vaši firmu vhodné, závisí na tom, které platformy používáte a která data se při tom překrývají. Instalační firma, která se zabývá pouze bezpečností produktů, má málo k užitku ze spojení určeného pro balení. Internetový obchod s vlastními značkovými produkty, který dodává do více zemí, naopak těží z více spojení najednou, protože stejná podniková data jsou pak potřebná na více místech.
Pokud si nejste jisti, zda je spojení pro vaši situaci užitečné, nebo která data k němu přesně patří, odpověď je často specifická pro vaši firmu. Obecné otázky o tom, jak spojení fungují, jsou shromážděny na stránce s často kladenými otázkami.
Chcete-li vidět, které platformy existují a která data u nich hrají roli, můžete si to klidně prohlédnout prostřednictvím na přehled připojených platforem.