La condivisione di dati tra piattaforme di compliance significa che una piattaforma può leggere i dati che lei ha inserito su un'altra piattaforma, così non deve inserirli due volte. Di solito si tratta di dati aziendali come il numero di iscrizione al registro delle imprese, l'indirizzo, il settore e le informazioni sui prodotti: dati necessari in più posti, ma che da soli non dicono nulla sul fatto che lei rispetti una norma specifica.
Il punto essenziale di questo argomento è che la condivisione di dati non significa mai automaticamente "tutto con tutto". È un collegamento mirato tra due sistemi specifici, basato su un'autorizzazione che lei stessa concede e che può anche revocare. Senza questa autorizzazione, ogni piattaforma rimane indipendente, anche se rientra sotto la stessa schila.
Quali dati esattamente vengono condivisi
Nella maggior parte delle piattaforme di compliance si tratta del dossier aziendale e relativo ai prodotti: i dati di base necessari per sapere di chi e di quale prodotto si tratta. Pensi a ragione sociale, numero di iscrizione al registro delle imprese e numero IVA, indirizzo della sede, i paesi in cui è attivo e una descrizione dei suoi prodotti o servizi. È tutt'altro dalla valutazione sostanziale che la piattaforma stessa effettua in seguito, ad esempio se un prodotto rispetta una norma. Questa valutazione appartiene alla piattaforma che l'ha formulata e non viene semplicemente copiata in un altro sistema.
Se un dato particolare viene condiviso o meno varia a seconda del collegamento e della piattaforma. Alcune piattaforme hanno bisogno solo dei dati di base, altre anche di una parte del dossier relativo ai prodotti. Per sapere esattamente quali dati sono rilevanti per la sua situazione, le consiglio di chiedere direttamente alla piattaforma o di consultare le condizioni associate.
Perché la tecnologia non è il fulcro
È allettante vedere la condivisione di dati come una questione tecnica: due sistemi che possono comunicare tra loro. Ma la tecnologia è la parte facile. Il fulcro è l'autorizzazione che la precede. Un collegamento tra la piattaforma A e la piattaforma B diventa attivo solo dopo che lei, in qualità di persona autorizzata all'interno della sua azienda, ha esplicitamente acconsentito. Anche questa autorizzazione è specifica per ogni collegamento: acconsentire a un collegamento non significa che un altro si attivi automaticamente.
Questa distinzione è importante perché determina chi è responsabile di cosa. La piattaforma che riceve i dati può usarli solo per lo scopo per il quale ha ricevuto l'autorizzazione. Per capire cosa ciò significhi in pratica per la sua azienda e quali accordi vi siano collegati, le consiglio di consultare la pagina che spiega cosa accade e cosa non accade con i suoi dati.
I dati personali sono una categoria separata
All'interno dei dati aziendali a volte rientra anche uno strato di dati personali, ad esempio il nome e i dati di contatto di un dipendente indicato come referente. Se e come questi dati possono essere condivisi tra sistemi rientra nelle norme sulla protezione dei dati personali e nel modo in cui la sua organizzazione deve gestirli. Si tratta di una questione sostanziale che spetta a un giurista o all'Autorità garante per la protezione dei dati personali, non a una schila che riunisce le piattaforme. Reglia stessa non esprime alcun parere sostanziale al riguardo.
Ciò che reglia fa è rendere visibile quale collegamento esiste e quali dati vi siano associati, così lei non deve indovinare quali informazioni su sua azienda siano note da qualche parte. Come è strutturata questa panoramica e cosa viene registrato è descritto su la pagina su come vengono gestiti i suoi dati.
Verificare personalmente cosa vale per lei
Se un collegamento tra due piattaforme per la vostra azienda sia utile dipende da quali piattaforme utilizzate e quali dati si sovrappongono. Un'impresa di installazione che si occupa solo di sicurezza dei prodotti ha poco da guadagnare da un collegamento destinato agli imballaggi. Un negozio online con prodotti a marchio proprio che consegna in più paesi trae invece vantaggio da più collegamenti contemporaneamente, perché gli stessi dati aziendali sono necessari in più posti.
Se siete incerti se un collegamento sia utile per la vostra situazione, o quali dati esattamente ne facciano parte, la risposta è spesso specifica per la vostra azienda. Le domande generali su come funzionano i collegamenti si trovano raccolte su la pagina delle domande frequenti.
Se volete vedere quali piattaforme ci sono e quali dati giocano un ruolo, potete farlo tranquillamente tramite la panoramica delle piattaforme collegate.