Gegevensdeling tussen compliance-platformen betekent dat één platform gegevens mag uitlezen die u bij een ander platform heeft ingevuld, zodat u ze niet twee keer hoeft in te voeren. Het gaat meestal om bedrijfsgegevens zoals uw KvK-nummer, adres, sector en productinformatie: zaken die op meerdere plekken nodig zijn, maar die op zichzelf niets zeggen over of u aan een specifieke regel voldoet.
Het kernpunt waar het bij dit onderwerp om draait, is dat gegevensdeling nooit automatisch "alles met alles" betekent. Het is een gerichte koppeling tussen twee specifieke systemen, gebaseerd op een toestemming die u zelf geeft en die u ook weer kunt intrekken. Zonder die toestemming blijft elk platform op zichzelf staan, ook als ze onder dezelfde schil vallen.
Wat er precies gedeeld wordt
Bij de meeste compliance-platformen gaat het om het bedrijfs- en productdossier: de basisgegevens die nodig zijn om te weten over wie en over welk product het gaat. Denk aan bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, vestigingsadres, de landen waar u actief bent en een beschrijving van uw producten of diensten. Dat is heel iets anders dan de inhoudelijke beoordeling die een platform daarna zelf maakt, bijvoorbeeld of een product aan een norm voldoet. Die beoordeling hoort bij het platform dat hem heeft opgesteld en wordt niet zomaar gekopieerd naar een ander systeem.
Of een bepaald gegeven wel of niet wordt gedeeld, verschilt per koppeling en per platform. Sommige platformen hebben alleen de basisgegevens nodig, andere ook een deel van het productdossier. Welke gegevens dat precies zijn voor uw situatie, kunt u het beste navragen bij het platform zelf of nalezen in de voorwaarden die daarbij horen.
Waarom techniek niet de kern is
Het is verleidelijk om gegevensdeling te zien als een technisch vraagstuk: twee systemen die met elkaar kunnen praten. Maar de techniek is het makkelijke deel. De kern is de toestemming die eraan voorafgaat. Een koppeling tussen platform A en platform B wordt pas actief nadat u, als bevoegde binnen uw bedrijf, daar expliciet mee heeft ingestemd. Die toestemming is ook weer per koppeling: instemmen met de ene koppeling betekent niet dat een andere automatisch meegaat.
Dat onderscheid is belangrijk omdat het bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is. Het platform dat gegevens ontvangt, mag ze alleen gebruiken voor het doel waarvoor u toestemming heeft gegeven. Wat dat in de praktijk voor uw bedrijf betekent, en welke afspraken daarbij horen, leest u het beste na op de pagina die uitlegt wat er wel en niet met uw gegevens gebeurt.
Persoonsgegevens zijn een aparte categorie
Binnen bedrijfsgegevens zit soms ook een laag persoonsgegevens, bijvoorbeeld de naam en contactgegevens van een medewerker die als aanspreekpunt is opgegeven. Of en hoe die gegevens gedeeld mogen worden tussen systemen, valt onder de regels rond persoonsgegevens en de manier waarop uw organisatie daarmee moet omgaan. Dat is een inhoudelijk vraagstuk dat bij een jurist of bij de Autoriteit Persoonsgegevens thuishoort, niet bij een schil die platformen samenbrengt. Reglia zelf doet daar dan ook geen inhoudelijke uitspraak over.
Wat reglia wel doet, is zichtbaar maken welke koppeling er bestaat en welke gegevens daarbij horen, zodat u niet hoeft te gissen wat er ergens over uw bedrijf bekend is. Hoe dat overzicht is opgebouwd en wat er wordt vastgelegd, staat beschreven op de pagina over hoe met uw gegevens wordt omgegaan.
Zelf nagaan wat voor u geldt
Of een koppeling tussen twee platformen voor uw bedrijf zinvol is, hangt af van welke platformen u gebruikt en welke gegevens daarbij overlappen. Een installatiebedrijf dat alleen met productveiligheid te maken heeft, heeft weinig aan een koppeling die voor verpakkingen is bedoeld. Een webshop met eigen-merkproducten die in meerdere landen levert, heeft juist baat bij meerdere koppelingen tegelijk, omdat dezelfde bedrijfsgegevens dan op meerdere plekken nodig zijn.
Als u twijfelt of een koppeling voor uw situatie nuttig is, of welke gegevens er precies bij horen, is het antwoord vaak specifiek voor uw bedrijf. Algemene vragen over hoe koppelingen werken, staan verzameld op de pagina met veelgestelde vragen.
Wilt u zien welke platformen er zijn en welke gegevens daarbij een rol spelen, dan kunt u dat rustig bekijken via het overzicht van aangesloten platformen.