Det finns ingen fast tid att nämna för anmälan till en compliance-plattform, och varje plattform som lovar en exakt tidsfrist lovar egentligen något om din egen organisation, inte om tekniken. Själva registreringen, att skapa ett konto med en e-postadress och lösenord, tar vanligtvis några minuter. Det som tar längre tid, och där tiden i praktiken försvinner, är momenten därefter: att fylla i dina företagsuppgifter, produktuppgifter och ibland intern godkännande innan någon verkligen kan börja arbeta med plattformen.
Genomloppstiden beror därför på tre saker: hur mycket data plattformen behöver, om du har dessa uppgifter tillhands omedelbar, och om flera personer inom din organisation måste vara inblandade. För ett enmansföretag som bara behöver fylla i ett KvK-nummer är det annorlunda än för ett företag med flera lokaler, en produktlista och ett registeransvarigt register.
Där tiden vanligtvis går
I praktiken är det inte själva plattformens skärmar som tar tid, utan det att samla ihop vad som måste fyllas i. Ett KvK-utdrag, ett momsregistreringsnummer, en lista över produkter som du marknadsför, eller en översikt över vilka personuppgifter du behandlar och med vem du delar dem: dessa är inte uppgifter som någon kan från minnet. De är utspridda över administrationen, hos revisorn, eller i huvudet på en kollega som just inte är där.
Dessutom ställer plattformar för produktsäkerhet, förpackningar, tillgänglighet och personuppgifter var och en sina egna frågor, även om det delvis gäller samma företag. Den som måste anmäla sig till fyra plattformar samtidigt fyller i ett företagsnamn, ett KvK-nummer och en kontaktperson fyra gånger, och ofta även överlappande produktinformation. Det är inte ett tekniskt problem för en plattform, utan följden av fyra lösa system som inte vet något om varandra.
Vad som kan skilja sig per plattform
Anmälningsflödet skiljer sig också beroende på vilken typ av skyldighet det gäller. En plattform som handlar om produktsäkerhet frågar vanligtvis efter produktdata och de länder där du levererar. En plattform om personuppgifter frågar snarare efter vilka uppgifter du samlar in och hur länge du lagrar dem. Vissa plattformar fungerar med ett verifieringssteg, till exempel en kontroll av KvK-numret, och det kan ta en dag eller längre innan ett konto är helt aktivt. Vilka plattformar det finns och vad var och en av dem exakt frågar dig om kan du läsa igenom i översikten över anslutna plattformar.
Vad du själv kan göra för att förkorta det
Den största tidsvinsten ligger inte i plattformen utan i förberedelsen. Om du i förväg vet vilket KvK-nummer, momsregistreringsnummer och vilken produktinformation du behöver, är själva ifyllningen ofta en fråga om minuter. Om du också vet vem inom din organisation som är behörig att bekräfta ett konto eller dela uppgifter, faller även det interna steget bort som en fördröjande faktor. För frågor om vem som är ansvarig för vad och hur ett konto exakt fungerar är översikten med vanliga frågor en bra startpunkt.
Vad reglia ändrar och inte ändrar i detta
Reglia är ingen plattform i sig själv och bestämmer inte över dina skyldigheter; det ligger kvar på plattformarna och, när det gäller förklaringen av regelgivning, på tillsynsmyndigheten eller din jurist. Det reglia gör är att upprätthålla en företags- och produktdossier som de anslutna plattformarna kan läsa, så att du inte behöver fylla i dessa grunduppgifter om och om igen. Det sparar tid vid ifyllningen, inte på en plattforms egna procedurer, såsom ett verifieringssteg eller ett internt godkännande som är ordnat där. Hur denna delning av uppgifter exakt fungerar och vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter förklaras på sidan om hur reglia fungerar.
Att skapa ett konto hos reglia tar själv lite tid och är gratis; det är ett affärskonto, kopplat till ditt KvK- och momsregistreringsnummer, som du ställer in engångsvis via registreringssidan. Från och med då bestämmer du själv vilka plattformar du delar dossieren med, och det går också att ångra.
Vill du först se vilka plattformar som finns innan du skapar ett konto någonstans, så visar översikten över plattformarna inom Theos Group en god bild av vad var och en gör och vilka data som hör till.