No hay un plazo fijo para inscribirse en una plataforma de cumplimiento normativo, y cualquier plataforma que prometa un plazo exacto en realidad promete algo sobre su propia organización, no sobre la técnica. El registro en sí, crear una cuenta con una dirección de correo electrónico y contraseña, suele llevar algunos minutos. Lo que lleva más tiempo, y donde la mayoría del tiempo se pierde en la práctica, es el momento después: completar los datos de su empresa, datos de productos y a veces aprobación interna antes de que alguien pueda realmente empezar a trabajar con la plataforma.
El plazo depende de tres cosas: cuántos datos necesita la plataforma, si tiene esos datos a mano, y si en su organización deben participar varias personas. Para un trabajador autónomo que solo tiene que introducir un número de KvK, es diferente que para una empresa con varias sucursales, una lista de productos y un registro de encargados del tratamiento.
Dónde suele invertirse el tiempo
En la práctica, no son las propias pantallas de la plataforma las que requieren tiempo, sino la búsqueda de lo que hay que completar. Un extracto de KvK, un número de IVA, una lista de productos que comercializa, o un resumen de qué datos personales trata y con quién los comparte: no son datos que alguien sepa de memoria. Están dispersos en la administración, en el despacho del contable, o en la cabeza de un colega que no está disponible en ese momento.
Además, las plataformas de seguridad de productos, envases, accesibilidad y datos personales hacen sus propias preguntas, aunque se trate en parte de la misma empresa. Si tiene que inscribirse en cuatro plataformas a la vez, introduce cuatro veces un nombre de empresa, un número de KvK y una persona de contacto, y a menudo también información de productos superpuesta. No es un problema técnico de una plataforma, sino el resultado de cuatro sistemas independientes que no saben nada el uno del otro.
Lo que puede variar según la plataforma
El flujo de inscripción también difiere según el tipo de obligación. Una plataforma sobre seguridad de productos suele preguntar por datos de productos y los países en los que suministra. Una plataforma sobre datos personales pregunta más bien qué datos recopia y cuánto tiempo los conserva. Algunas plataformas funcionan con un paso de verificación, por ejemplo una comprobación del número de KvK, y eso puede tardar un día o más antes de que una cuenta esté completamente activa. Qué plataformas existen y qué es exactamente lo que cada una le pide, puede consultarlo en el resumen de plataformas conectadas.
Lo que puede hacer para acortar el tiempo
El mayor ahorro de tiempo no está en la plataforma, sino en la preparación. Si sabe de antemano qué número de KvK, número de IVA e información de productos necesita, el cumplimiento en sí suele ser cuestión de minutos. Si también sabe quién en su organización está autorizado para confirmar una cuenta o compartir datos, entonces ese paso interno tampoco es un factor retrasador. Para preguntas sobre quién es responsable de qué y cómo funciona exactamente una cuenta, el resumen de preguntas frecuentes es un buen punto de partida.
Lo que reglia cambia y lo que no
Reglia no es una plataforma en sí misma y no decide sobre sus obligaciones; eso sigue siendo responsabilidad de las plataformas y, en lo que respecta a la explicación de la normativa, de la autoridad de supervisión o su jurista. Lo que reglia sí hace es mantener un dossier único de empresa y productos que las plataformas conectadas pueden leer, para que no tenga que introducir esos datos básicos una y otra vez. Eso ahorra tiempo al completar, no en los procedimientos propios de una plataforma, como un paso de verificación o una aprobación interna que esté regulada allí. Cómo funciona exactamente ese intercambio de datos y qué reglia hace y no hace con sus datos, se explica en la página sobre cómo funciona reglia.
Crear una cuenta en reglia lleva poco tiempo y es gratuito; es una cuenta empresarial, vinculada a su número de KvK e IVA, que configura una sola vez a través de la página de registro. A partir de ese momento, usted mismo decide con qué plataformas comparte ese dossier, y también puede revertirlo.
Si desea ver primero qué plataformas hay antes de crear una cuenta en alguna, entonces le ofrece el resumen de las plataformas dentro de Theos Group una buena visión de lo que cada una hace y qué datos requiere.