Il n'existe pas de délai fixe pour s'inscrire à une plateforme de conformité, et chaque plateforme qui promet un délai exact promet en réalité quelque chose sur votre propre organisation, non sur la technique. L'inscription elle-même, la création d'un compte avec une adresse e-mail et un mot de passe, prend généralement quelques minutes. Ce qui prend plus de temps, et où la plupart du temps disparaît dans la pratique, c'est le moment suivant : le remplissage de vos données d'entreprise, de vos données de produits et parfois l'approbation interne avant que quelqu'un puisse vraiment commencer à utiliser la plateforme.
Le délai de traitement dépend donc de trois choses : les données dont la plateforme a besoin, si vous avez ces données à portée de main, et si plusieurs personnes au sein de votre organisation doivent être impliquées. Pour une entreprise individuelle qui ne doit entrer qu'un numéro de KvK, c'est différent que pour une entreprise avec plusieurs sites, une liste de produits et un registre des sous-traitants.
Où le temps s'écoule généralement
En pratique, ce ne sont pas les écrans de la plateforme elle-même qui coûtent du temps, mais la recherche de ce qui doit être rempli. Un extrait KvK, un numéro de TVA, une liste de produits que vous mettez sur le marché, ou un aperçu des données personnelles que vous traitez et avec qui vous les partagez : ce ne sont pas des données que quelqu'un connaît par cœur. Elles sont dispersées dans l'administration, chez le comptable, ou dans l'esprit d'un collègue qui n'est pas là en ce moment.
S'ajoute à cela le fait que les plateformes de sécurité des produits, d'emballage, d'accessibilité et de données personnelles posent chacune leurs propres questions, même s'il s'agit en partie de la même entreprise. Celui qui doit s'inscrire sur quatre plateformes à la fois remplit quatre fois un nom d'entreprise, un numéro KvK et une personne de contact, et souvent aussi des informations produit qui se chevauchent. Ce n'est pas un problème technique d'une seule plateforme, mais la conséquence de quatre systèmes distincts qui ne se connaissent pas.
Ce qui peut différer selon la plateforme
Le processus d'inscription varie également selon le type d'obligation. Une plateforme portant sur la sécurité des produits pose généralement des questions sur les données produits et les pays dans lesquels vous livrez. Une plateforme sur les données personnelles pose plutôt des questions sur les données que vous collectez et combien de temps vous les conservez. Certaines plateformes fonctionnent avec une étape de vérification, par exemple une vérification du numéro KvK, et cela peut prendre un jour ou plus avant qu'un compte soit complètement actif. Quelles sont les plateformes et ce que chacune d'elles demande exactement, vous pouvez consulter dans l'aperçu des plateformes connectées.
Ce que vous pouvez faire vous-même pour l'accélérer
Le gain de temps le plus important ne réside pas dans la plateforme, mais dans la préparation. Si vous savez à l'avance quel numéro KvK, quel numéro TVA et quelles informations produit vous avez besoin, le remplissage lui-même prend souvent quelques minutes. Si vous savez aussi qui au sein de votre organisation est habilité à confirmer un compte ou à partager des données, cette étape interne disparaît également comme facteur de retard. Pour les questions sur qui est responsable de quoi et comment un compte fonctionne exactement, le aperçu avec des questions fréquemment posées est un bon point de départ.
Ce que reglia change et ne change pas à cet égard
Reglia n'est pas elle-même une plateforme et ne décide pas de vos obligations ; cela reste aux plateformes et, s'agissant de l'explication de la réglementation, à l'autorité de surveillance ou à votre conseiller juridique. Ce que reglia fait, c'est maintenir un dossier unique d'entreprise et de produits que les plateformes connectées peuvent consulter, de sorte que vous n'ayez pas à ressaisir ces données de base à chaque fois. Cela fait gagner du temps lors du remplissage, pas lors des procédures propres d'une plateforme, comme une étape de vérification ou une approbation interne qui y est réglementée. Comment ce partage de données fonctionne exactement et ce que reglia fait et ne fait avec vos données à cet égard est expliqué sur la page sur le fonctionnement de reglia.
Créer un compte sur reglia prend peu de temps et est gratuit ; c'est un compte professionnel, lié à votre numéro KvK et TVA, que vous configurez une fois via la page d'inscription. À partir de ce moment, vous décidez vous-même avec quelles plateformes vous partagez ce dossier, et vous pouvez aussi revenir en arrière.
Si vous souhaitez d'abord voir quelles plateformes sont disponibles avant de créer un compte quelque part, alors l'aperçu des plateformes au sein de Theos Group vous donne une bonne idée de ce que chacune d'elles fait et quelles données y sont associées.