Nema fiksnog vremenskog okvira za prijavu na compliance-platformu, a svaka platforma koja obeća točan rok zapravo obećava nešto o vašoj vlastitoj organizaciji, a ne o tehnologiji. Sama registracija, otvaranje računa s e-mailskom adresom i lozinkom, obično traje nekoliko minuta. Duže traje ono što dolazi nakon toga, a gdje se u praksi gubi najviše vremena: popunjavanje podataka o vašem poslovanju, podacima o proizvodima i ponekad internu odobrenje prije nego što se netko zaista može početi koristiti platformom.
Vrijeme prolaska dakle ovisi o tri stvari: koliko podataka platforma treba, imate li te podatke odmah pri ruci, i trebaju li u vašoj organizaciji biti uključene više osobe. Za jednomanu djelatnost koja trebا samo unijeti KvK-broj, to je drugačije nego za tvrtku s više sjedišta, popis proizvoda i registar obrađivača.
Gdje vrijeme obično ide
U praksi nije sam platformski ekran koji troši vrijeme, već prikupljanje onoga što se trebа popuniti. KvK-izvadak, PDV-broj, popis proizvoda koje stavljate na tržište ili pregled kojih se osobnih podataka obrađuje i s kim se dijele: to nisu podaci koje netko zna napamet. Raspoređeni su po administraciji, kod računovođe ili u glavi kolege koji upravo nije dostupan.
Dodajte tome što platforme za sigurnost proizvoda, ambalaže, pristupačnost i osobne podatke postavljaju svojih vlastitih pitanja, čak i ako se dijelomično radi o istoj tvrtki. Tko se trebа prijaviti na četiri platforme istovremeno, popunjava četiri puta naziv poduzeća, KvK-broj i kontaktnu osobu, često i preklapajuće informacije o proizvodima. To nije tehnički problem jedne platforme, već rezultat četiriju odvojenih sustava koji nisu međusobno povezani.
Što se može razlikovati po platformi
Tok prijave razlikuje se i ovisno o vrsti obveze. Platforma koja se bavi sigurnosti proizvoda obično pita za podatke o proizvodima i zemlje u koje isporučujete. Platforma o osobnim podacima prije pita koje podatke prikupljate i koliko dugo ih čuvate. Neke platforme koriste korak provjere, na primjer provjeru KvK-broja, što može trajati dan ili duže dok račun bude potpuno aktivan. Koje platforme postoje i što svaka od njih precizno traži od vas, možete pregledati u popisu povezanih platformi.
Što sami možete učiniti da biste to skratili
Najveće vremensko iskorištenje nije u platformi, već u pripremi. Ako unaprijed znate koji KvK-broj, PDV-broj i koje podatke o proizvodima trebate, samo popunjavanje često je stvar minuta. Ako znate i koja osoba u vašoj organizaciji ima ovlasti potvrđivanja računa ili dijeljenja podataka, i taj se interni korak otklanja kao čimbenik koji usporava. Za pitanja o tko je za što odgovoran i kako točno račun funkcionira, pregled često postavljanih pitanja je dobra početna točka.
Što reglia u tom smislu mijenja, a što ne
Reglia nije sama po sebi platforma i ne odlučuje o vašim obvezama; to ostaje na platformama i, gdje je riječ o pojašnjenju propisa, na nadzornom tijelu ili vašem pravniku. Ono što reglia čini je održavati jedan poslovni i produktni dossier koji mogu čitati povezane platforme, tako da te osnovne podatke ne trebate stalno ponovno pisati. To štedi vrijeme pri popunjavanju, ne pri vlastitim postupcima platforme, kao što su korak provjere ili internog odobrenja koji su tamo uređeni. Kako točno radi dijeljenje podataka i što reglia čini s vašim podacima u tom procesu, objašnjeno je na stranici o tome kako reglia funkcionira.
Otvaranje računa na reglia-i samoj troši malo vremena i besplatno je; to je poslovni račun, povezan s vašim KvK i PDV-brojem, koji jednom postavite preko stranice registracije. Od tog trenutka sami odlučujete s kojim platformama dijelite taj dosje, a to je moguće i poništiti.
Želite li prvo vidjeti koje platforme postoje prije nego što negdje otvorite račun, tada prikazuje pregled platformi unutar Theos Group dobar uvid u što svaka od njih radi i koji su podaci uključeni.