Nincs rögzített időpont a compliance-platform regisztrációjához, és ha egy platform pontos határidőt ígér, valójában a szervezetéről, nem a technológiáról ígér valamit. Maga a regisztráció – egy fiók létrehozása e-mail-címmel és jelszóval – általában néhány percet vesz igénybe. Hosszabb ideig tart, és a gyakorlatban itt veszik el a legtöbb időt az ezt követő pillanat: a céginformációk, termékinformációk kitöltése, és néha a szervezeten belüli jóváhagyás, mielőtt valaki ténylegesen használni tudja a platformot.
A feldolgozási idő tehát három dologtól függ: mennyi adatra van szüksége a platformnak, azonnal rendelkezésre állnak-e ezek az adatok, és hogy a szervezetén belül több személyt is bevonni kell-e. Egy egyéni vállalkozó számára, akinek csak egy KvK-számot kell megadnia, más a helyzet, mint egy több telephellyel, terméklista és feldolgozói nyilvántartás szerkezete feletti vállalat számára.
Hol szokott az idő elmenni
A gyakorlatban nem a platform képernyői veszik el az időt, hanem az, hogy össze kell szedni, mit kell kitölteni. Egy KvK-kivonat, egy áfaszám, egy lista az általa forgalomba hozott termékekről, vagy egy áttekintés arról, hogy mely személyes adatokat dolgoz fel és kivel osztja meg azokat: ezek olyan adatok, amelyeket senki sem tart a fejében. Szétszórtan vannak az adminisztrációban, a könyvelőnél, vagy egy kollégájának fejében, aki épp nincs ott.
Ennél is hozzájárul, hogy a termékbiztonsági, csomagolási, hozzáférhetőségi és személyes adatokkal foglalkozó platformok mindegyike saját kérdéseket feltesz, még akkor is, ha részben ugyanarról a vállalkozásról van szó. Aki négy platformnál egyszerre kell regisztráljon, négy alkalommal kitölti a cégnevet, a KvK-számot és egy kapcsolattartót, és gyakran átfedő termékinformációkat is. Ez nem egy platform technikai problémája, hanem négy szétválasztott rendszer következménye, amelyek nem tudnak egymásról.
Mi változhat platformonként
A regisztrációs folyamat típusonként is eltérő. A termékbiztonságról szóló platform általában termékinformációkra és az országokra kérdez, ahol Ön szállít. A személyes adatokkal foglalkozó platform inkább azt kérdezi, milyen adatokat gyűjt és meddig tart meg azokat. Egyes platformok ellenőrzési lépéssel működnek, például a KvK-szám ellenőrzésével, és egy nap vagy annál hosszabb ideig tarthat, amíg egy fiók teljesen aktív lesz. Mely platformok vannak és pontosan mit kérnek Öntől, azt megtudhatja az összekapcsolt platformok áttekintésében.
Mit tehet Ön a rövidítés érdekében
A legnagyobb időmegtakarítás nem a platformban, hanem az előkészítésben rejlik. Ha előre tudja, melyik KvK-szám, áfaszám és termékinformáció szükséges, akkor az kitöltése gyakran percek kérdése. Ha azt is tudja, hogy szervezetén belül ki jogosult egy fiók megerősítésére vagy adatok megosztására, akkor az a belső lépés sem lesz lassító tényező. Az arról szóló kérdések esetén, hogy ki kit felelős, és hogyan működik pontosan egy fiók, az gyakori kérdésekre adott válaszok áttekintése egy jó kiindulópont.
Mit változtat a reglia és mit nem
A reglia nem egy platform, és nem dönt a kötelezettségeiről; ez a platformok feladata marad, és ahol a szabályozás magyarázata arról van szó, a felügyeleti szervé vagy a jogásszé. A reglia azonban egy céginformációs és termékinformációs dossziét tart karban, amelyet az összekapcsolt platformok ki tudnak olvasni, így Önnek ezeket az alapadatokat nem kell minden alkalommal újra begépelnie. Ez időt takarít meg az adatok kitöltésénél, de nem az adott platform saját eljárásainál, például az ellenőrzési lépésnél vagy a szervezeten belüli jóváhagyásnál, amely abban van rögzítve. Az adatok megosztásának pontos működéséről és arról, hogy a reglia mit tesz vagy nem tesz az Ön adataival, tájékozódhat az oldalon arról, hogyan működik a reglia.
A regliánál egy fiók létrehozása maga kevés időt vesz igénybe és ingyenes; ez egy üzleti fiók, amely a KvK- és áfaszámához van kötve, és amelyet egyszer állít be a regisztrációs oldalon. Ettől kezdve Ön dönti el, hogy mely platformokkal osztja meg ezt a dossziét, és ezt bármikor vissza lehet vonni.
Ha előbb szeretné látni, mely platformok érhetők el, mielőtt valahol fiókot nyitna, akkor a Theos Group platformjainak áttekintése jó képet ad arról, hogy ezek közül melyik mit csinál, és mely adatok tartoznak hozzájuk.