Neexistuje pevný čas, ktorý by sa dal uviesť na registráciu na compliance-platformu, a každá platforma, ktorá prisľubuje presný termín, vlastne niečo prisľubuje o vašej vlastnej organizácii, nie o technike. Samotná registrácia, vytvorenie účtu s e-mailovou adresou a heslom, zvyčajne trvá niekoľko minút. Čo trvá dlhšie a kde sa v praxi stráca väčšina času, je moment potom: vyplnenie údajov o vašej spoločnosti, údajov o produktoch a niekedy aj interného schválenia skôr, ako sa niekto s platformou skutočne pustí do práce.
Doba trvania teda závisí od troch vecí: koľko údajov platforma potrebuje, či máte tie údaje hneď po ruke, a či v rámci vašej organizácie musí byť zapojených viacero ľudí. Pre jednotlivca, ktorý musí vypísať iba číslo KvK, je to iné ako pre podnik s viacerými pobočkami, zoznamom produktov a registrom spracovateľov.
Kde sa čas zvyčajne stráca
V praxi to nie sú obrazovky samotnej platformy, ktoré stoja čas, ale hľadanie toho, čo treba vypísať. Výťah z KvK, číslo DPH, zoznam produktov, ktoré uvediete na trh, alebo prehľad toho, ktoré osobné údaje spracovávate a s kým ich zdieľate: to nie sú údaje, ktoré by niekto vedel z pamäte. Sú rozptýlené po administratíve, u účtovného, alebo v hlave kolegov, ktorých práve nie sú prítomní.
Navyše platformy pre bezpečnosť produktov, obalový materiál, dostupnosť a osobné údaje si kladú svoje vlastné otázky, aj keď ide čiastočne o rovnaký podnik. Kto sa musí zaregistrovať na štyroch platformách súčasne, štrikrát vypíše názov spoločnosti, číslo KvK a kontaktnú osobu, a často aj prekrývajúce sa informácie o produktoch. To nie je technický problém jednej platformy, ale dôsledok štyroch samostatných systémov, ktoré o sebe nič nevedia.
Čo sa môže líšiť podľa platformy
Registračný tok sa líši aj podľa typu povinnosti. Platforma zaoberajúca sa bezpečnosťou produktov zvyčajne pýta údaje o produktoch a krajiny, v ktorých dodávate. Platforma o osobných údajoch skôr pýta, ktoré údaje zbieraš a ako dlho ich uchovávaj. Niektoré platformy majú krok overenia, napríklad kontrolu čísla KvK, a to môže trvať deň alebo dlhšie, kým je účet úplne aktívny. Ktoré platformy existujú a čo každá z nich od vás presne chce, si môžete prehliadnuť v zozname pripojených platforiem.
Čo sami môžete urobiť, aby ste to skrátili
Najväčšia úspora času nie je v platforme, ale v príprave. Ak vopred viete, ktoré číslo KvK, DPH a ktoré informácie o produktoch potrebujete, samotné vyplnenie je často záležitosť minút. Ak tiež viete, kto v rámci vašej organizácie je oprávnený potvrdiť účet alebo zdieľať údaje, aj ten interný krok odpadá ako brzdiaci faktor. Na otázky o tom, kto za čo zodpovedá a ako účet presne funguje, prehľad najčastejších otázok je dobrý východzí bod.
Čo reglia v tom zmení a čo nie
Reglia nie je samo o sebe platformou a nerozhoduje o vašich povinnostiach; to zostáva na platformách a, pokiaľ ide o výklad predpisov, na dohľadnom orgáne alebo vašom právnikovi. Čo reglia robí, je uchovávať jeden firemný a produktový dossier, ktorý si môžu pripojaté platformy prečítať, takže nemusíte tie základné údaje zakaždým znovu zadávať. To ušetrí čas pri vyplnení, nie pri vlastných postupoch platformy, ako je krok overenia alebo interné schválenie, ktoré sú tam usporiadané. Ako presne funguje zdieľanie údajov a čo reglia s vašimi údajmi robí a nerobí, je vysvetlené na stránke o tom, ako reglia funguje.
Vytvorenie účtu u reglia samotného trvá málo času a je bezplatné; je to firemný účet, prepojený s vašim číslo KvK a DPH, ktorý raz nastavíte prostredníctvom registračnej stránky. Od tej chvíle si sami rozhodujete, s ktorými platformami budete dossier zdieľať, a môžete to kedykoľvek vrátiť späť.
Ak chcete najskôr vidieť, ktoré platformy existujú, predtým ako si niekde vytvoríte účet, potom vám poskytuje prehľad platforiem v rámci Theos Group dobrý obraz o tom, čo každá z nich robí a aké údaje k nim patria.