Neexistuje pevně daná doba pro registraci na compliance-platformě a každá platforma, která slibuje přesnou lhůtu, vlastně slibuje něco o vaší vlastní organizaci, nikoli o technice. Samotná registrace, vytvoření účtu s e-mailovou adresou a heslem, obvykle trvá několik minut. Co trvá déle a kde se v praxi ztrácí většina času, je moment poté: vyplnění údajů vaší firmy, údajů o produktech a někdy vnitřní schválení, než si s platformou může někdo skutečně začít pracovat.
Doba zpracování tedy závisí na třech věcech: kolik údajů platforma potřebuje, zda máte tyto údaje přímo po ruce, a zda se v rámci vaší organizace musí podílet více lidí. Pro osobu samostatně výdělečně činnou, která stačí vyplnit jen číslo KvK, je to jiné než pro firmu s více pobočkami, seznamem produktů a registrem zpracovatelů.
Kde se doba obvykle ztratí
V praxi nejsou to samy obrazovky platformy, které spotřebovávají čas, ale hledání toho, co se má vyplnit. Výtah z rejstříku KvK, číslo DPH, seznam produktů, které uvádíte na trh, nebo přehled údajů o osobách, které zpracováváte, a s kým je sdílíte: to nejsou údaje, které by si někdo pamatoval. Jsou rozptýleny v administrativě, u účetního nebo v hlavě kolegy, který právě není k dispozici.
K tomu přistupuje, že platformy pro bezpečnost produktů, balení, přístupnost a údaje o osobách si kladou vlastní otázky, i když jde zčásti o stejný podnik. Kdo se musí registrovat na čtyřech platformách najednou, čtyřikrát vyplňuje název firmy, číslo KvK a kontaktní osobu, a často také překrývající se informace o produktech. To není technický problém jedné platformy, ale důsledek čtyř oddělených systémů, které o sobě nic nevědí.
Co se může lišit podle platformy
Registrační tok se také liší podle typu povinnosti. Platforma zabývající se bezpečností produktů se obvykle ptá na údaje o produktech a země, do kterých dodáváte. Platforma o údajích o osobách se spíše ptá na to, jaké údaje shromažďujete a jak dlouho je uchováváte. Některé platformy pracují s ověřovacím krokem, například kontrolou čísla KvK, a to může trvat den nebo déle, než je účet plně aktivní. Které platformy existují a co každá z nich konkrétně požaduje, si můžete prohlédnout v přehledu propojených platforem.
Co sami můžete udělat pro zkrácení doby
Největší úspora času nespočívá v platformě, ale v přípravě. Pokud víte předem, které číslo KvK, DPH a které informace o produktech potřebujete, je samotné vyplnění často věcí minut. Pokud víte také, kdo v rámci vaší organizace je oprávněn potvrdit účet nebo sdílet údaje, odpadne i tento vnitřní krok jako zpomalovací faktor. Na otázky týkající se toho, kdo za co odpovídá a jak přesně účet funguje, je přehled často kladených otázek dobrým výchozím bodem.
Co v tom reglia změní a co ne
Reglia sama není platformou a nerozhoduje o vašich povinnostech; to zůstává na platformách a, pokud jde o výklad právních předpisů, na dohledovacím orgánu nebo vašem právníkovi. To, co reglia dělá, je, že má k dispozici jeden dossier firmy a produktů, který mohou propojené platformy číst, takže nemusíte ty základní údaje pokaždé znovu psát. To ušetří čas při vyplňování, nikoli u vlastních postupů platformy, jako je ověřovací krok nebo vnitřní schválení, které je tam nastaveno. Jak přesně funguje sdílení údajů a co s vašimi údaji reglia dělá a nedělá, je vysvětleno na stránce o tom, jak reglia funguje.
Vytvoření účtu u reglia samo sebou trvá málo času a je zdarma; jedná se o obchodní účet, propojený s vaším číslem KvK a DPH, který jednou nastavíte přes registrační stránku. Od té chvíle si sami rozhodujete, se kterými platformami dossier sdílíte, a můžete to kdykoli vrátit zpět.
Chcete-li si nejdříve prohlédnout, které platformy jsou dostupné, než si Where-somewhere vytvoříte účet, pak nabízí přehled platforem v rámci Theos Group dobrý přehled o tom, co každá z nich dělá a jaká data k tomu patří.