Compliance-alustan rekisteröintiin ei voi nimetä kiinteää aikaa, ja jokainen alusta, joka lupaa tarkan määräajan, lupaa itseasiassa jotain organisaatiostanne, ei tekniikasta. Itse rekisteröinti, tilin luominen sähköpostiosoitteen ja salasanan avulla, kestää yleensä vain muutaman minuutin. Pidempään kestää ja missä käytännössä suurin osa ajasta kuluu, on sen jälkeen: yritystietojenne, tuotteiden tietojen sekä joskus sisäisen hyväksynnän täyttäminen, ennen kuin kukaan voi todella alkaa käyttää alustaa.
Läpimenoaika riippuu siis kolmesta asiasta: kuinka paljon tietoja alusta tarvitsee, onko sinulla nämä tiedot heti käsillä, ja pitääkö organisaatiossasi useiden ihmisten osallistua. Yksityisyrittäjälle, jonka on täytettävä vain kaupparekisterin numero, se on toisin kuin yritykselle, jolla on useita toimipisteitä, tuoteluettelo ja käsittelijärekisteri.
Missä aika yleensä kuluu
Käytännössä itse alustan näytöt eivät ole se, mikä vie aikaa, vaan se, että pitää etsiä, mitä tulee täyttää. Kaupparekisteriotteesta, alv-numerosta, tuoteluettelosta, jonka tuotte markkinoille, tai yhteenvedosta siitä, mitä henkilötietoja käsittelette ja kenen kanssa ne jaatte: nämä eivät ole tietoja, jotka kukaan osaa ulkoa. Ne ovat hajallaan hallinnossa, kirjanpitäjällä tai kollegan päässä, joka ei juuri ole paikalla.
Lisäksi tuoteturvallisuus-, pakkaus-, saavutettavuus- ja henkilötietoja koskevat alustat esittävät kukin omat kysymyksensä, vaikka kyse on osittain samasta yrityksestä. Joka neljän alustan rekisteröintiä vaativat täyttävät neljä kertaa yrityksen nimen, kaupparekisterin numeron ja yhteyshenkilön, ja usein myös päällekkäisiä tuotetietoja. Se ei ole yhden alustan tekninen ongelma, vaan seurausta neljästä erillisestä järjestelmästä, jotka eivät tiedä toisistaan.
Mikä voi vaihdella alustan mukaan
Rekisteröintikehitys vaihtelee myös velvoitteen lajin mukaan. Tuoteturvallisuudesta käsittelevä alusta kysyy yleensä tuotetiedot ja maat, joihin toimitte. Henkilötietoja koskeva alusta kysyy pikemminkin, mitä tietoja kerätte ja kuinka kauan ne säilytätte. Jotkut alustat käyttävät vahvistusvaiheita, kuten kaupparekisterin numeron tarkistusta, ja se voi kestää päivän tai pidempään ennen kuin tili on täysin aktiivinen. Mitkä alustat ovat olemassa ja mitä kukin niistä täsmälleen teiltä kysyy, voitte tarkistaa kytkettyjen alustojen yhteenvedosta.
Mitä voit itse tehdä sen lyhentämiseksi
Suurin aikaansäästö ei ole alustassa, vaan valmistelassa. Jos tiedät etukäteen, mikä kaupparekisterin numero, alv-numero ja mitä tuotetiedot tarvitset, täyttäminen on usein vain muutaman minuutin asia. Jos tiedät myös, kuka organisaatiossasi on pätevä vahvistamaan tilin tai jakamaan tietoja, myös se sisäinen vaihe poistuu viivästyttävänä tekijänä. Kysymyksille siitä, kuka on vastuussa mistä ja miten tili tarkalleen toimii, usein kysyttyjen kysymysten yhteenveto on hyvä lähtökohta.
Mitä reglia siihen tekee ja mitä ei
Reglia ei ole itse alusta eikä päätä velvoitteistanne; se jää alustoille ja, kun kyse on säädösten selittämisestä, valvontaviranomaiselle tai juristillenne. Mitä reglia tekee, on ylläpitää yhtä liiketoiminta- ja tuotedossieria, jonka kytketyt alustat voivat lukea, jotta ette joutuisi kirjoittamaan näitä perustietoja uudelleen joka kerta. Se säästää aikaa täyttämisessä, ei alustan omissa menettelyissä, kuten vahvistusvaiheessa tai sisäisessä hyväksynnässä, joka siellä on järjestetty. Kuinka tietojen jakaminen tarkalleen toimii ja mitä reglia teidän tiedoillenne tekee ja mitä ei, on selitetty sivulla siitä, kuinka reglia toimii.
Tilin luominen reglian kanssa kestää itsessään vähän aikaa ja on ilmaista; se on liiketoimintatili, joka on kytketty kaupparekisterin numeroon ja alv-numeroon, jonka asetat kerran rekisteröintisivulla. Tuosta hetkestä lähtien päätätte itse, mille alustoille jaatte tämän dossier-tietueensa, ja voit perua sen milloin tahansa.
Halutessanne ensin nähdä, mitkä alustat ovat saatavilla ennen kuin luotte tiliä mihin tahansa, niin Theos Groupin alustojen yleiskatsaus antaa hyvän kuvan siitä, mitä kukin alusta tekee ja mitä tietoja niihin liittyy.