Non c'è un momento fisso per l'iscrizione a una piattaforma di compliance, e ogni piattaforma che promette una scadenza esatta promette in realtà qualcosa sulla vostra organizzazione, non sulla tecnologia. La registrazione in sé, creare un account con un indirizzo e-mail e una password, di solito richiede alcuni minuti. Quello che richiede più tempo, e dove nella pratica scompare la maggior parte del tempo, è il momento successivo: compilare i dati aziendali, i dati dei prodotti e talvolta l'approvazione interna prima che qualcuno possa effettivamente iniziare a lavorare con la piattaforma.
Il tempo di elaborazione dipende quindi da tre cose: quanti dati richiede la piattaforma, se avete subito a disposizione quei dati, e se all'interno della vostra organizzazione devono essere coinvolte più persone. Per una ditta individuale che deve compilare solo un numero KvK, è diverso che per un'azienda con più sedi, un elenco di prodotti e un registro dei responsabili del trattamento.
Dove di solito va il tempo
Nella pratica, non sono le schermate della piattaforma stessa che richiedono tempo, ma la ricerca di quello che deve essere compilato. Un estratto KvK, un numero IVA, un elenco di prodotti che immettete sul mercato, o una panoramica dei dati personali che trattate e con chi li condividete: non sono dati che qualcuno conosce a memoria. Sono dispersi nell'amministrazione, dal commercialista, o nella testa di un collega che non c'è proprio adesso.
Inoltre, le piattaforme per la sicurezza dei prodotti, gli imballaggi, l'accessibilità e i dati personali pongono ciascuna le proprie domande, anche se in parte riguardano la stessa azienda. Chi deve iscriversi a quattro piattaforme contemporaneamente compila quattro volte un nome aziendale, un numero KvK e una persona di contatto, e spesso anche informazioni sui prodotti che si sovrappongono. Non è un problema tecnico di una piattaforma, ma la conseguenza di quattro sistemi separati che non sanno nulla l'uno dell'altro.
Cosa può differire per ogni piattaforma
Il flusso di iscrizione differisce anche in base al tipo di obbligo. Una piattaforma che riguarda la sicurezza dei prodotti di solito chiede dati sui prodotti e i paesi in cui operate. Una piattaforma sui dati personali chiede piuttosto quali dati raccogliete e per quanto tempo li conservate. Alcune piattaforme funzionano con una fase di verifica, ad esempio un controllo del numero KvK, e questo può richiedere un giorno o più prima che un account sia completamente attivo. Quali piattaforme ci sono e cosa ognuna di esse vi chiede esattamente, potete consultarle nell'elenco delle piattaforme collegate.
Cosa potete fare voi per abbreviare i tempi
Il maggior risparmio di tempo non sta nella piattaforma, ma nella preparazione. Se sapete in anticipo quale numero KvK, quale numero IVA e quali informazioni sui prodotti vi servono, la compilazione stessa è spesso una questione di minuti. Se sapete anche chi all'interno della vostra organizzazione è autorizzato a confermare un account o a condividere dati, anche questo passaggio interno scompare come fattore di rallentamento. Per domande su chi è responsabile di cosa e come funziona esattamente un account, la panoramica delle domande frequenti è un buon punto di partenza.
Cosa reglia cambia e cosa no
Reglia non è una piattaforma in sé e non decide sui vostri obblighi; questo rimane competenza delle piattaforme e, per quanto riguarda la spiegazione della normativa, dell'autorità di vigilanza o del vostro avvocato. Ciò che reglia fa è mantenere un dossier aziendale e produttivo unico che le piattaforme collegate possono leggere, in modo che non dobbiate inserire ogni volta di nuovo questi dati di base. Questo fa risparmiare tempo nella compilazione, non nelle procedure proprie di una piattaforma, come una fase di verifica o un'approvazione interna che vi è regolata. Come funziona esattamente la condivisione dei dati e cosa reglia fa e non fa con i vostri dati è spiegato nella pagina su come funziona reglia.
Creare un account presso reglia richiede poco tempo ed è gratuito; è un account commerciale, collegato al vostro numero KvK e al numero IVA, che configurate una sola volta tramite la pagina di registrazione. Da quel momento, decidete voi stesso con quali piattaforme condividere quel dossier, e potete anche revocare questa condivisione in qualsiasi momento.
Se prima volete vedere quali piattaforme sono disponibili prima di creare un account da qualche parte, allora la panoramica delle piattaforme all'interno di Theos Group vi dà una buona idea di cosa fa ciascuna di esse e quali dati sono coinvolti.