Não há um prazo fixo para se inscrever em uma plataforma de compliance, e cada plataforma que promete um prazo exato está, na verdade, prometendo algo sobre sua própria organização, não sobre a tecnologia. O registro em si, criar uma conta com um endereço de e-mail e senha, geralmente leva alguns minutos. O que leva mais tempo, e onde a maioria do tempo desaparece na prática, é o momento depois: preencher seus dados empresariais, dados de produtos e às vezes aprovação interna antes que alguém possa realmente começar a trabalhar com a plataforma.
O prazo depende, portanto, de três coisas: quantos dados a plataforma precisa, se você tem esses dados à mão e se várias pessoas em sua organização precisam estar envolvidas. Para um negócio individual que precisa apenas preencher um número de KvK, é diferente de uma empresa com várias filiais, uma lista de produtos e um registro de processadores.
Onde o tempo geralmente é gasto
Na prática, não são as telas da plataforma em si que consomem tempo, mas a busca pelo que precisa ser preenchido. Um extrato de KvK, um número de IVA, uma lista de produtos que você coloca no mercado ou um resumo de quais dados pessoais você processa e com quem os compartilha: esses não são dados que alguém conhece de cor. Estão espalhados pela administração, com o contador ou na cabeça de um colega que não está lá no momento.
Além disso, plataformas para segurança de produtos, embalagens, acessibilidade e dados pessoais cada uma faz suas próprias perguntas, mesmo que se trate em parte da mesma empresa. Quem precisa se inscrever em quatro plataformas ao mesmo tempo preenche uma razão social, um número de KvK e uma pessoa de contato quatro vezes, e frequentemente também informações de produto sobrepostas. Esse não é um problema técnico de uma plataforma, mas o resultado de quatro sistemas separados que não sabem um do outro.
O que pode diferir por plataforma
O fluxo de inscrição também varia dependendo do tipo de obrigação. Uma plataforma sobre segurança de produtos geralmente pergunta sobre dados de produtos e os países para os quais você entrega. Uma plataforma sobre dados pessoais pergunta mais sobre quais dados você coleta e por quanto tempo os conserva. Algumas plataformas funcionam com uma etapa de verificação, por exemplo uma verificação do número de KvK, e isso pode levar um dia ou mais antes que uma conta esteja totalmente ativa. Quais plataformas existem e o que cada uma delas pede de você, pode verificar no resumo de plataformas conectadas.
O que você pode fazer para encurtar isso
O maior ganho de tempo não está na plataforma, mas na preparação. Se você souber antecipadamente qual número de KvK, número de IVA e quais informações de produto você precisa, o preenchimento em si é frequentemente uma questão de minutos. Se você também souber quem em sua organização é autorizado a confirmar uma conta ou compartilhar dados, essa etapa interna também desaparece como fator de atraso. Para perguntas sobre quem é responsável pelo quê e como uma conta funciona exatamente, o resumo com perguntas frequentes é um bom ponto de partida.
O que reglia muda e não muda nisso
Reglia não é uma plataforma em si e não decide sobre suas obrigações; isso permanece com as plataformas e, quando se trata da explicação de regulamentações, com a autoridade supervisora ou seu advogado. O que reglia faz é manter um dossiê comercial e de produtos que as plataformas conectadas podem ler, para que você não precise digitar esses dados básicos repetidamente. Isso economiza tempo no preenchimento, não nos procedimentos próprios de uma plataforma, como uma etapa de verificação ou uma aprovação interna que está estabelecida lá. Como exatamente esse compartilhamento de dados funciona e o que reglia faz e não faz com seus dados está explicado na página sobre como reglia funciona.
Criar uma conta em reglia leva pouco tempo e é gratuito; é uma conta comercial, vinculada ao seu número de KvK e número de IVA, que você configura uma vez através da página de registro. A partir desse momento, você decide com quais plataformas compartilha esse dossier, e também pode reverter isso.
Se você quiser ver primeiro quais plataformas existem antes de criar uma conta em alguma delas, então o panorama das plataformas dentro do Theos Group oferece uma visão clara do que cada uma faz e quais dados estão envolvidos.