Ni določenega roka za prijavo pri platformi za skladnost; vsaka platforma, ki obljublja točen rok, v resnici obljublja kaj o vaši organizaciji, ne o tehnologiji. Sama registracija, ustvarjanje računa z e-poštnim naslovom in geslom, običajno traja nekaj minut. Več časa vzame in v praksi izgine večina časa v tem, kar sledi: izpolnjevanje podatkov o vašem podjetju, podatkov o proizvodih in včasih notranja odobritev, preden lahko kdo resnično začne delati s platformo.
Čas obdelave je torej odvisen od treh stvari: koliko podatkov platforma potrebuje, ali imate te podatke takoj pri roki, in ali je treba v vaši organizaciji vpletenih več ljudi. Za enoosebno dejavnost, ki mora vpisati samo številko KvK, je to drugače kot za podjetje z več naslovov, seznamom proizvodov in registrom obdelav.
Kje se čas običajno porabi
V praksi niso zasloni same platforme tisti, ki vzamejo čas, ampak zbiranje tega, kar je treba izpolniti. Izpisek KvK, številka DDV, seznam proizvodov, ki jih tržite, ali pregled tega, katere osebne podatke obdelujete in s kom jih delite: to niso podatki, ki bi jih kdo vedel na pamet. Razpršeni so po upravi, pri računovodji ali v glavi kolega, ki ga prav zdaj ni tam.
Poleg tega si platforme za varnost proizvodov, embalaže, dostopnost in osebne podatke vsaka postavljajo svoja vprašanja, čeprav gre deloma za isto podjetje. Kdor se mora prijaviti pri štirih platformah hkrati, štirikrat vpiše ime podjetja, številko KvK in stik, pogosto tudi prekrivajočo se informacijo o proizvodih. To ni tehnični problem ene platforme, ampak posledica štirih ločenih sistemov, ki se med seboj ne poznajo.
Kaj se lahko razlikuje na platformi
Tok prijave se razlikuje tudi glede na vrsto obveznosti. Platforma, ki se ukvarja z varnostjo proizvodov, običajno sprašuje o podatkih o proizvodih in državah, v katere dovažate. Platforma o osebnih podatkih prej sprašuje, katere podatke zbirate in kako dolgo jih hranite. Nekatere platforme delujejo z verifikacijskim korakom, na primer preverko številke KvK, in to lahko traja dan ali več, preden je račun v celoti aktiven. Katere platforme obstajajo in kaj vsaka od njih natanko od vas zahteva, lahko naštejete v pregledu priključenih platform.
Kaj lahko naredite sami, da ga skrajšate
Največja časovna prihranek ne leži v platformi, ampak v pripravi. Če vnaprej veste, katero številko KvK, številko DDV in katere podatke o proizvodih potrebujete, je samo izpolnjevanje pogosto stvar minut. Če tudi veste, kdo je v vaši organizaciji pristojen za potrditev računa ali deljenje podatkov, tudi ta notranji korak odpade kot dejavnik, ki upočasnjuje. Za vprašanja o tem, kdo je odgovoren za kaj in kako račun natanko deluje, je pregled pogosto zastavljivanih vprašanj dobra izhodišča.
Kaj reglia pri tem spremeni in kaj ne
Reglia ni sama platforma in ne odloča o vaših obveznostih; to ostaja pri platformah in, kjer gre za razlago pravil, pri nadzorniku ali vašem pravniku. Kar reglia dejansko naredi, je, da vzdržuje en popis podjetja in proizvodov, ki ga lahko priključene platforme preberejo, tako da tistih osnovnih podatkov ne boste morali vsakič znova vnašati. To prihrani čas pri izpolnjevanju, ne pa pri lastnih postopkih platforme, kot sta verifikacijski korak ali notranja odobritev, ki je tam urejena. Kako natanko deluje to deljenje podatkov in kaj reglia pri tem naredi in ne naredi z vašimi podatki, je razloženo na strani o tem, kako reglia deluje.
Ustvarjanje računa pri reglia samem ne vzame veliko časa in je brezplačno; to je poslovni račun, povezan z vašo številko KvK in DDV, ki ga nastavite enkrat preko registracijske strani. Od tega trenutka sami odločate, s katerimi platformami ta dossier delite, in to lahko kadarkoli prekličete.
Če želite najprej videti, katere platform so na voljo, preden si nekje ustvarite račun, potem pregled platform znotraj Theos Group daje dober pregled tega, kaj vsaka od njih počne in kateri podatki so pri tem vključeni.