Няма фиксиран период за регистрация в платформа за compliance и всяка платформа, която обещава точен срок, всъщност обещава нещо за вашата собствена организация, а не за техниката. Самата регистрация, създаване на акаунт с имейл адрес и парола, обикновено отнема няколко минути. По-дълго отнема, и там се губи повечето време на практика, е моментът след това: попълване на данните за вашия бизнес, данните за продукти и понякога вътрешно одобрение, преди някой да може наистина да работи с платформата.
Времето за изпълнение зависи от три неща: колко данни е необходимо на платформата, дали имате тези данни под ръка и дали в организацията ви трябва да бъдат включени няколко човека. За еднолично предприятие, което трябва да попълни само номер на KvK, това е различно от предприятие с няколко филиала, каталог на продукти и регистър на обработващите.
Където обикновено отива времето
На практика не екраните на самата платформа отнемат време, а събирането на информация, която трябва да бъде попълнена. Копие на удостоверението от KvK, номер на ДДС, списък на продуктите, които пускате на пазара, или преглед на персоналните данни, които обработвате и с кого ги споделяте: това не са данни, които човек знае наизуст. Те са разпръснати в администрацията, при счетоводителя или в главата на колега, който точно сега липсва.
Добавя се и факт, че платформи за безопасност на продукти, опаковки, достъпност и лични данни задават всяка свои въпроси, въпреки че отчасти е за едно и също предприятие. Кой трябва да се регистрира едновременно в четири платформи, попълва четири пъти фирмено име, номер на KvK и лице за контакт и често и преливащ се информация за продукти. Това не е технически проблем на една платформа, а последица от четири отделни системи, които нищо не знаят една за друга.
Което може да се различава по платформа
Процесът на регистрация се различава и в зависимост от вида на задължението. Платформа, която касае безопасност на продукти, обикновено пита за данни на продукти и страните, в които доставляте. Платформа за лични данни по-скоро пита какви данни събирате и как дълго ги съхранявате. Някои платформи работят с етап на проверка, например проверка на номера на KvK и това може да отнеме ден или повече преди акаунтът да бъде напълно активен. Кои платформи има и какво точно всяка от тях от вас иска, можете да прегледате в преглед на свързаните платформи.
Което можете да направите сами, за да съкратите времето
Най-голямата икономия на време не е в платформата, а в подготовката. Ако предварително знаете кой номер на KvK, номер на ДДС и какво информация за продукти е нужна, попълване често е въпрос на минути. Ако знаете и кой в организацията ви е упълномощен да потвърди акаунт или да поделя данни, тогава и този вътрешен етап отпада като забавящ фактор. За въпроси относно това кой за какво е отговорен и как точно работи акаунт, преглед с често задавани въпроси е добра начална точка.
Какво reglia променя и какво не
Reglia не е платформа сама по себе си и не решава по вашите задължения; това остава на платформите и, където е въпрос за обяснение на нормативни актове, на надзорния орган или вашия юрист. Това, което reglia прави, е поддържа един дизайн на бизнес и продукт, който свързаните платформи могат да прочетат, така че да не трябва да въвеждате тези базови данни отново и отново. Това спестява време при попълване, а не при собствените процедури на платформа, като етап на проверка или вътрешно одобрение, което е уредено там. Как точно работи споделянето на данни и какво reglia прави и не прави с вашите данни, е обяснено на страницата за това как работи reglia.
Създаване на акаунт в reglia отнема малко време и е безплатно; това е бизнес акаунт, свързан с вашия номер на KvK и ДДС, който настройвате еднократно чрез страницата за регистрация. От този момент нататък вие сами решавате с кои платформи споделяте това досие, и можете да го отмените по всяко време.
Ако желаете първо да видите кои платформи са налични преди да създадете някъде акаунт, то преглеждът на платформите в Theos Group дава добра представа за това, което всяка от тях прави и кои данни са свързани с тях.