Δεν υπάρχει συγκεκριμένος χρόνος για την εγγραφή σε μια πλατφόρμα συμμόρφωσης, και κάθε πλατφόρμα που υπόσχεται ένα ακριβές χρονικό όριο, υπόσχεται στην πραγματικότητα κάτι για τον δικό σας οργανισμό, όχι για την τεχνολογία. Η ίδια η εγγραφή, η δημιουργία λογαριασμού με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κωδικό πρόσβασης, διαρκεί συνήθως μερικά λεπτά. Αυτό που διαρκεί περισσότερο, και όπου χάνεται ο περισσότερος χρόνος στην πράξη, είναι το επόμενο στάδιο: η συμπλήρωση των στοιχείων της επιχείρησής σας, των δεδομένων προϊόντων και μερικές φορές της εσωτερικής έγκρισης πριν κάποιος μπορέσει να ξεκινήσει πραγματικά να εργάζεται με την πλατφόρμα.
Ο χρόνος διεκπεραίωσης εξαρτάται λοιπόν από τρία πράγματα: πόσα δεδομένα χρειάζεται η πλατφόρμα, αν τα έχετε αυτά τα δεδομένα διαθέσιμα και αν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι στον οργανισμό σας που πρέπει να εμπλακούν. Για έναν ελεύθερο επαγγελματία που χρειάζεται να συμπληρώσει μόνο έναν αριθμό KvK, είναι διαφορετικό από ό,τι για μια επιχείρηση με πολλά υποκαταστήματα, κατάλογο προϊόντων και μητρώο επεξεργαστών.
Πού ξοδεύεται συνήθως ο χρόνος
Στην πράξη, δεν είναι οι ίδιες οι οθόνες της πλατφόρμας που απαιτούν χρόνο, αλλά η συγκέντρωση των δεδομένων που πρέπει να συμπληρωθούν. Ένα απόσπασμα KvK, ένας αριθμός ΦΠΑ, ένας κατάλογος των προϊόντων που διαθέτετε στην αγορά ή ένα σύνοψη των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεστε και με ποιους τα μοιράζεστε: δεν είναι δεδομένα που κανείς ξέρει από εξ αρχής. Είναι διάσπαρτα στη διοίκηση, στον λογιστή σας, ή στο μυαλό ενός συναδέλφου που δεν είναι παρών αυτή τη στιγμή.
Επιπλέον, οι πλατφόρμες για την ασφάλεια προϊόντων, τη συσκευασία, την προσβασιμότητα και τα προσωπικά δεδομένα θέτουν καθεμία τις δικές τους ερωτήσεις, ακόμα και αν αφορούν εν μέρει την ίδια επιχείρηση. Όποιος πρέπει να εγγραφεί σε τέσσερις πλατφόρμες ταυτόχρονα, συμπληρώνει τέσσερις φορές το όνομα της επιχείρησης, έναν αριθμό KvK και έναν επαφή, και συχνά και ανταγωνιστικές πληροφορίες προϊόντος. Αυτό δεν είναι τεχνικό πρόβλημα ενός platform, αλλά το αποτέλεσμα τεσσάρων ξεχωριστών συστημάτων που δεν ξέρουν το ένα για το άλλο.
Τι μπορεί να διαφέρει ανά πλατφόρμα
Η ροή εγγραφής διαφέρει επίσης ανά τύπο υποχρέωσης. Μια πλατφόρμα που αφορά την ασφάλεια των προϊόντων, συνήθως ρωτά για δεδομένα προϊόντων και τις χώρες στις οποίες παραδίδετε. Μια πλατφόρμα σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα ρωτά μάλλον ποια δεδομένα συλλέγετε και πόσο καιρό τα φυλάσσετε. Ορισμένες πλατφόρμες λειτουργούν με ένα βήμα επαλήθευσης, για παράδειγμα έλεγχος του αριθμού KvK, και αυτό μπορεί να διαρκέσει μια ημέρα ή περισσότερο πριν ένας λογαριασμός γίνει πλήρως ενεργός. Ποιες πλατφόρμες υπάρχουν και τι ακριβώς ζητά καθεμία από σας, μπορείτε να δείτε στη σύνοψη των συνδεδεμένων πλατφορμών.
Τι μπορείτε να κάνετε μόνοι σας για να το συντομεύσετε
Η μεγαλύτερη εξοικονόμηση χρόνου δεν βρίσκεται στην πλατφόρμα, αλλά στην προετοιμασία. Αν ξέρετε εκ των προτέρων ποιον αριθμό KvK, αριθμό ΦΠΑ και ποια πληροφορία προϊόντος χρειάζεστε, τότε η συμπλήρωση είναι συχνά ζήτημα λίγων λεπτών. Αν γνωρίζετε επίσης ποιος στον οργανισμό σας είναι εξουσιοδοτημένος να επιβεβαιώσει έναν λογαριασμό ή να μοιραστεί δεδομένα, τότε και αυτό το εσωτερικό βήμα δεν αποτελεί πλέον παράγοντα καθυστέρησης. Για ερωτήσεις σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για τι και πώς λειτουργεί ακριβώς ένας λογαριασμός, το σύνοψης με συχνές ερωτήσεις είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.
Τι αλλάζει και τι όχι η reglia σε αυτό
Η reglia δεν είναι μια πλατφόρμα από μόνη της και δεν αποφασίζει για τις υποχρεώσεις σας· αυτό παραμένει στις πλατφόρμες και, όπου πρόκειται για την εξήγηση της νομοθεσίας, στην εποπτική αρχή ή στον δικηγόρο σας. Αυτό που κάνει η reglia, είναι να διατηρεί ένα ενιαίο δοσιέ επιχείρησης και προϊόντος που οι συνδεδεμένες πλατφόρμες μπορούν να διαβάσουν, ώστε να μην χρειάζεται να πληκτρολογήσετε αυτά τα βασικά δεδομένα κάθε φορά. Αυτό εξοικονομεί χρόνο στη συμπλήρωση, όχι στις δικές του διαδικασίες μιας πλατφόρμας, όπως ένα βήμα επαλήθευσης ή μια εσωτερική έγκριση που έχει ρυθμιστεί εκεί. Πώς λειτουργεί ακριβώς η κοινή χρήση αυτών των δεδομένων και τι κάνει η reglia και τι δεν κάνει με τα δεδομένα σας, εξηγείται στη σελίδα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της reglia.
Η δημιουργία ενός λογαριασμού στη reglia δεν απαιτεί πολλό χρόνο και είναι δωρεάν· είναι ένας εμπορικός λογαριασμός, συνδεδεμένος με τον αριθμό KvK και ΦΠΑ σας, που θέτετε μία φορά μέσω του σελίδας εγγραφής. Από εκείνο το σημείο και ύστερα, εσείς ο ίδιος/η ίδια αποφασίζετε με ποιες κοπλώσεις θα μοιράζεστε αυτό το δοσιέ, και αυτό μπορεί επίσης να αναιρεθεί.
Εάν θέλετε πρώτα να δείτε ποιες κοπλώσεις υπάρχουν πριν δημιουργήσετε λογαριασμό κάπου, τότε παρέχει το ευρετήριο των κοπλώσεων εντός της Theos Group μια σαφή εικόνα για το τι κάνει καθεμία από αυτές και ποια δεδομένα σχετίζονται με αυτές.