Der er ingen fast tidsfrist at nævne for tilmelding til en compliance-platform, og hver platform, der lover en præcis tidsfrist, lover egentlig noget om jeres egen organisation, ikke om teknikken. Selve registreringen, at oprette en account med en e-mailadresse og adgangskode, tager sædvanligvis nogle få minutter. Det, der tager længere tid, og hvor det meste af tiden i praksis går væk, er det efterfølgende moment: udfyldelse af jeres virksomhedsdata, produktdata og nogle gange intern godkendelse, før nogen rigtig kan arbejde med platformen.
Gennemløbstiden afhænger således af tre ting: hvor mange data platformen har brug for, om I har disse data lige ved hånden, og om flere personer inden for jeres organisation skal være involveret. For en enkeltmandsvirksomhed, der kun skal udfylde et KvK-nummer, er det anderledes end for en virksomhed med flere lokationer, en produktliste og et behandlerregister.
Hvor tiden sædvanligvis går
I praksis er det ikke platformens egne skærme, der tager tid, men det at finde sammen, hvad der skal udfyldes. Et KvK-udskrift, et momsregistreringsnummer, en liste over produkter, som I bringer på markedet, eller et overblik over, hvilke personoplysninger I behandler, og hvem I deler dem med: det er data, som ingen kender udenad. De er spredt over administrationen, hos revisor, eller i hovedet på en kollega, der lige ikke er der.
Dertil kommer, at platforme for produktsikkerhed, emballage, tilgængelighed og personoplysninger hver stiller deres egne spørgsmål, selv om det til dels handler om samme virksomhed. Den, der skal tilmelde sig fire platforme på samme tid, udfylder virksomhedsnavnet, et KvK-nummer og en kontaktperson fire gange, og ofte også overlappende produktinformationer. Det er ikke et teknisk problem hos én platform, men konsekvensen af fire løse systemer, der ikke ved noget om hinanden.
Hvad der kan være forskelligt per platform
Tilmeldingsprocessen varierer også efter type forpligtelse. En platform, der handler om produktsikkerhed, spørger sædvanligvis efter produktdata og de lande, hvori I leverer. En platform om personoplysninger spørger snarere efter, hvilke data I indsamler, og hvor længe I gemmer dem. Nogle platforme arbejder med et verifikationstrin, for eksempel en kontrol af KvK-nummeret, og det kan tage en dag eller længere, før en account er fuldt aktiv. Hvilke platforme der findes, og hvad hver enkelt præcist spørger jer om, kan I se i oversigten over tilknyttede platforme.
Hvad I selv kan gøre for at forkorte det
Den største tidsbesparelse ligger ikke i platformen, men i forberedelsen. Hvis I på forhånd ved, hvilket KvK-nummer, momsregistreringsnummer og hvilke produktinformationer I har brug for, er selve udfyldelsen ofte en sag på nogle få minutter. Hvis I også ved, hvem inden for jeres organisation, der er bemyndiget til at bekræfte en account eller dele data, falder også dette interne trin væk som en forsinkende faktor. For spørgsmål om, hvem der er ansvarlig for hvad, og hvordan en account præcist virker, er oversigten med ofte stillede spørgsmål et godt udgangspunkt.
Hvad reglia ændrer og ikke ændrer heri
Reglia er ikke selv en platform og afgør ikke jeres forpligtelser; det bliver ved platformene og, hvor det handler om forklaring af regler, ved tilsynsmyndigheden eller jeres jurist. Hvad reglia gør, er at vedligeholde én virksomheds- og produktdossier, som de tilknyttede platforme kan læse, så I ikke behøver at indtaste disse grundlæggende data igen og igen. Det sparer tid ved udfyldelsen, ikke ved en platforms egne procedurer, såsom et verifikationstrin eller en intern godkendelse, der er fastsat der. Hvordan denne deling af data præcist virker, og hvad reglia gør og ikke gør med jeres data, er forklaret på siden om hvordan reglia virker.
At oprette en account ved reglia selv tager lidt tid og er gratis; det er en forretningskonto, knyttet til jeres KvK- og momsregistreringsnummer, som I opsætter engangsbetaling via registreringssiden. Fra det øjeblik bestemmer du selv, hvilke platforme du deler det dossier med, og det kan du også tilbagerulle.
Hvis du først vil se, hvilke platforme der findes, før du opretter en konto et sted, giver oversigten over platformene inden for Theos Group et godt billede af, hvad hver enkelt gør, og hvilke data der hører til.