Nu existe un moment fix pentru a vă înscrie la o platformă de conformitate, iar fiecare platformă care promite un termen exact promite de fapt ceva despre organizația dvs., nu despre tehnică. Înregistrarea în sine, crearea unui cont cu o adresă de e-mail și o parolă, durează de obicei câteva minute. Ceea ce durează mai mult și unde se pierde de fapt cea mai mare parte din timp în practică este momentul următor: completarea datelor dvs. de afaceri, datelor produselor și uneori aprobarea internă înainte ca cineva să poată lucra efectiv cu platforma.
Durata depinde deci de trei lucruri: câte date are nevoie platforma, dacă aveți acele date la îndemână imediat, și dacă mai mulți oameni din cadrul organizației dvs. trebuie să fie implicați. Pentru o afacere unipersonală care trebuie să introducă doar un număr de înregistrare la Cameră de Comerț, este altfel decât pentru o întreprindere cu mai multe sedii, o listă de produse și un registru al prelucratorilor.
Unde se consumă de obicei timpul
În practică, nu ecranurile platformei în sine consumă timp, ci strângerea informațiilor care trebuie completate. Un extras de înregistrare la Cameră de Comerț, un număr de TVA, o listă de produse pe care le comercializați, sau o privire de ansamblu asupra datelor personale pe care le prelucrați și cu cine le partajați: acestea nu sunt date pe care cineva le cunoaște pe de rost. Sunt răspândite în evidență, la contabil, sau în mintea unui coleg care tocmai nu este acolo.
Se adaugă faptul că platformele pentru siguranța produselor, ambalaje, accesibilitate și date personale pun fiecare propriile întrebări, chiar dacă în parte merge vorba despre aceeași întreprindere. Cine trebuie să se înscrie la patru platforme în același timp, completează o adresă de afaceri, un număr de înregistrare la Cameră de Comerț și o persoană de contact de patru ori, și adesea și informații despre produse care se suprapun. Nu este o problemă tehnică a unei singure platforme, ci consecința a patru sisteme separate care nu știu nimic una despre cealaltă.
Ce poate diferi pe platformă
Fluxul de înregistrare diferă și în funcție de tipul de obligație. O platformă care se ocupă de siguranța produselor întreabă de obicei despre datele produselor și țările în care livrați. O platformă privind datele personale întreabă mai degrabă care date colectați și cât timp le păstrați. Unele platforme funcționează cu o etapă de verificare, de exemplu o verificare a numărului de înregistrare la Cameră de Comerț, și poate dura o zi sau mai mult până când un cont este complet activ. Care sunt platformele și ce anume cere fiecare de la dvs., puteți consulta în prezentarea generală a platformelor conectate.
Ce puteți face dvs. pentru a scurta duratul
Cel mai mare câștig de timp nu se află în platformă, ci în pregătire. Dacă știți dinainte care număr de înregistrare la Cameră de Comerț, număr de TVA și care informații despre produse aveți nevoie, completarea în sine este adesea o chestiune de minute. Dacă știți și cine din cadrul organizației dvs. este autorizat să confirme un cont sau să partajeze date, atunci și acel pas intern cade ca factor care întârzie. Pentru întrebări privind cine este responsabil pentru ce și cum funcționează exact un cont, este prezentarea generală cu întrebări frecvente un bun punct de plecare.
Ce schimbă reglia în asta și ce nu
Reglia nu este o platformă în sine și nu decide asupra obligațiilor dvs.; aceasta rămâne cu platformele și, unde este vorba despre explicarea reglementărilor, cu autoritatea de supraveghere sau cu juristul dvs. Ce face reglia este să mențină un dossier unic de afaceri și produse pe care platformele conectate îl pot citi, astfel încât să nu trebuie să reintroduceți acele date de bază din nou. Aceasta economisește timp la completare, nu la procedurile proprii ale unei platforme, cum ar fi o etapă de verificare sau o aprobare internă care este reglementată acolo. Cum funcționează exact partajarea de date și ce face reglia cu datele dvs., este explicat pe pagina privind modul în care reglia funcționează.
Crearea unui cont la reglia consumă puțin timp și este gratuită; este un cont comercial, conectat la numărul dvs. de înregistrare la Cameră de Comerț și la numărul de TVA, pe care îl configurați o singură dată prin pagina de înregistrare. De la acel moment, decideti singuri cu care platforme impartasiti acel dosar, si puteti anula oricand.
Daca doriti sa vedeti intai ce platforme sunt disponibile inainte de a crea un cont undeva, atunci prezentarea platformelor din cadrul Theos Group va ofera o imagine clara despre ceea ce face fiecare dintre ele si ce date sunt implicate.