Nie ma ustalonego czasu na rejestrację na platformie compliance, a każda platforma, która obiecuje dokładny termin, w rzeczywistości obiecuje coś na temat Twojej organizacji, a nie o technice. Sama rejestracja — utworzenie konta z adresem e-mail i hasłem — zwykle zajmuje kilka minut. Dłużej trwa, i gdzie w praktyce ginie większość czasu, to moment potem: wypełnienie danych Twojej firmy, danych produktów i czasami wewnętrzna akceptacja, zanim ktoś rzeczywiście będzie mógł pracować z platformą.
Czas przetwarzania zależy zatem od trzech rzeczy: ile danych platforma potrzebuje, czy masz te dane od ręki, i czy w Twojej organizacji musi być zaangażowanych kilka osób. Dla jednoosobowego przedsiębiorcy, który musi wpisać tylko numer KvK, to wygląda inaczej niż dla firmy z wieloma lokalizacjami, listą produktów i rejestrem osób przetwarzających.
Gdzie zwykle ucieka czas
W praktyce to nie ekrany samej platformy kosztują czas, ale gromadzenie tego, co trzeba wypełnić. Wyciąg z KvK, numer VAT, lista produktów, które wprowadzasz na rynek, lub przegląd jakie dane osobowe przetwarzasz i z kim je dzielisz: to nie są dane, które ktoś zna z głowy. Są rozproszone w administracji, u księgowego, lub w głowie kolegi, którego akurat nie ma.
Ponadto platformy do bezpieczeństwa produktów, opakowań, dostępności i danych osobowych stawiają każda swoje pytania, choć częściowo chodzi o tę samą firmę. Jeśli musisz rejestrować się na czterech platformach jednocześnie, cztery razy wpisujesz nazwę firmy, numer KvK i osobę kontaktową, a często też nakładające się informacje o produktach. To nie jest problem techniczny jednej platformy, ale wynik czterech oddzielnych systemów, które o sobie nic nie wiedzą.
Co może się różnić w zależności od platformy
Przepływ rejestracji różni się także w zależności od rodzaju obowiązku. Platforma zajmująca się bezpieczeństwem produktów zwykle pyta o dane produktów i kraje, do których dostarczasz. Platforma dotycząca danych osobowych pyta raczej, jakie dane zbierasz i jak długo je przechowujesz. Niektóre platformy pracują z etapem weryfikacji, na przykład sprawdzeniem numeru KvK, a to może potrwać dzień lub dłużej, zanim konto będzie w pełni aktywne. Które platformy istnieją i co każda z nich dokładnie od Ciebie wymaga, możesz sprawdzić w przeglądzie połączonych platform.
Co możesz zrobić, aby to skrócić
Największa oszczędność czasu nie znajduje się w platformie, ale w przygotowaniu. Jeśli z góry wiesz, który numer KvK, numer VAT i które informacje o produktach potrzebujesz, samo wypełnianie zwykle zajmuje kilka minut. Jeśli wiesz też, kto w Twojej organizacji jest upoważniony do potwierdzenia konta lub udostępnienia danych, to wewnętrzny krok również odpada jako czynnik spowalniający. W przypadku pytań o to, kto za co odpowiada i jak dokładnie działa konto, przegląd często zadawanych pytań jest dobrym punktem wyjścia.
Co reglia w tym zmienia, a czego nie
Reglia nie jest platformą samą w sobie i nie decyduje o Twoich obowiązkach; to pozostaje dla platform i, jeśli chodzi o wyjaśnianie przepisów, dla organu nadzoru lub Twojego prawnika. Co reglia robi, to prowadzi jedno dossier firmy i produktów, które połączone platformy mogą czytać, dzięki czemu nie musisz wpisywać tych danych bazowych za każdym razem. To oszczędza czas przy wypełnianiu, ale nie w przypadku własnych procedur platformy, takich jak etap weryfikacji lub wewnętrzna akceptacja, która tam jest przeprowadzana. Jak dokładnie działa udostępnianie danych i co reglia przy tym robi lub nie robi z Twoimi danymi, wyjaśnione jest na stronie o tym, jak działa reglia.
Utworzenie konta na reglia zajmuje niewiele czasu i jest bezpłatne; to konto biznesowe, powiązane z Twoim numerem KvK i VAT, które jednorazowo konfigurujesz poprzez stronę rejestracyjną. Od tego momentu sam decydujesz, z którymi platformami udostępniasz to dossier, a możesz to również cofnąć.
Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, które platformy są dostępne, zanim gdziekolwiek utworzysz konto, to przegląd platform w ramach Theos Group daje dobry obraz tego, co każda z nich robi i jakie dane są z nimi związane.