Es gibt keinen festen Zeitrahmen für die Anmeldung bei einer Compliance-Plattform, und jede Plattform, die einen genauen Termin verspricht, verspricht eigentlich etwas über Ihre eigene Organisation, nicht über die Technik. Die Registrierung selbst, das Erstellen eines Accounts mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort, dauert normalerweise nur wenige Minuten. Was länger dauert und wo die meiste Zeit in der Praxis verlorengeht, ist der Moment danach: das Ausfüllen Ihrer Unternehmensdaten, Produktdaten und manchmal eine interne Genehmigung, bevor jemand wirklich mit der Plattform arbeiten kann.
Die Durchlaufzeit hängt also von drei Dingen ab: wie viele Daten die Plattform benötigt, ob Sie diese Daten gleich zur Hand haben, und ob in Ihrer Organisation mehrere Personen beteiligt sein müssen. Für ein Einzelunternehmen, das nur eine Handelsregisternummer eingeben muss, ist das anders als für ein Unternehmen mit mehreren Standorten, einer Produktliste und einem Verarbeitungsverzeichnis.
Wo die Zeit normalerweise verlorengeht
In der Praxis sind nicht die Bildschirme der Plattform selbst, die Zeit kosten, sondern das Zusammensuchen dessen, was ausgefüllt werden muss. Ein Handelsregisterauszug, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine Liste der Produkte, die Sie auf den Markt bringen, oder ein Überblick über welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten und mit wem Sie diese teilen: das sind keine Daten, die jemand auswendig kennt. Sie sind verstreut über die Verwaltung, beim Buchhalter oder im Kopf eines Kollegen, der gerade nicht da ist.
Hinzu kommt, dass Plattformen für Produktsicherheit, Verpackungen, Barrierefreiheit und personenbezogene Daten jeweils ihre eigenen Fragen stellen, obwohl es teilweise um dasselbe Unternehmen geht. Wer sich gleichzeitig bei vier Plattformen anmelden muss, gibt vier Mal einen Unternehmensnamen, eine Handelsregisternummer und eine Kontaktperson ein, und oft auch überlappende Produktinformationen. Das ist kein technisches Problem einer Plattform, sondern die Folge von vier separaten Systemen, die nichts voneinander wissen.
Was pro Plattform unterschiedlich sein kann
Der Anmeldeprozess unterscheidet sich auch je nach Art der Verpflichtung. Eine Plattform, die sich mit Produktsicherheit befasst, fragt normalerweise nach Produktdaten und den Ländern, in denen Sie liefern. Eine Plattform über personenbezogene Daten fragt eher, welche Daten Sie erfassen und wie lange Sie diese speichern. Einige Plattformen arbeiten mit einem Verifizierungsschritt, zum Beispiel eine Überprüfung der Handelsregisternummer, und das kann ein Tag oder länger dauern, bis ein Account vollständig aktiv ist. Welche Plattformen es gibt und was jede davon genau von Ihnen verlangt, können Sie in der Übersicht der angeschlossenen Plattformen nachlesen.
Was Sie selbst tun können, um es zu verkürzen
Der größte Zeitgewinn liegt nicht in der Plattform, sondern in der Vorbereitung. Wenn Sie vorher wissen, welche Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und welche Produktinformationen Sie benötigen, ist das Ausfüllen selbst oft nur eine Frage von Minuten. Wenn Sie auch wissen, wer in Ihrer Organisation berechtigt ist, einen Account zu bestätigen oder Daten zu teilen, fällt auch dieser interne Schritt als verzögernder Faktor weg. Für Fragen darüber, wer wofür verantwortlich ist und wie ein Account genau funktioniert, ist die Übersicht mit häufig gestellten Fragen ein guter Einstiegspunkt.
Was reglia dabei ändert und nicht ändert
Reglia ist selbst keine Plattform und entscheidet nicht über Ihre Verpflichtungen; das bleibt den Plattformen und, soweit es um die Erklärung von Regelungen geht, der Aufsichtsbehörde oder Ihrem Juristen überlassen. Was reglia allerdings tut, ist ein Unternehmens- und Produktdossier führen, das die angeschlossenen Plattformen auslesen können, damit Sie diese Basisdaten nicht jedes Mal erneut eingeben müssen. Das spart Zeit beim Ausfüllen, nicht bei den eigenen Verfahren einer Plattform, wie z. B. einem Verifizierungsschritt oder einer internen Genehmigung, die dort geregelt ist. Wie das Teilen von Daten genau funktioniert und was reglia dabei mit Ihren Daten macht, wird auf der Seite erläutert darüber, wie reglia funktioniert.
Ein Account bei reglia zu erstellen kostet selbst wenig Zeit und ist kostenlos; es ist ein geschäftliches Konto, das mit Ihrer Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verknüpft ist und das Sie einmalig über die Registrierungsseite einrichten. Ab diesem Moment entscheiden Sie selbst, mit welchen Plattformen Sie dieses Dossier teilen, und das können Sie jederzeit rückgängig machen.
Wenn Sie erst sehen möchten, welche Plattformen es gibt, bevor Sie irgendwo ein Konto erstellen, dann gibt die Übersicht der Plattformen innerhalb der Theos Group einen guten Überblick darüber, was jede davon leistet und welche Daten dazu gehören.