Om du använder flera compliance-plattformar lurar det ett misstag på lur som bara blir synligt i rätt ogynnsam stund: åtkomsten till dessa plattformar är knuten till en person i stället för till ditt företag. Den anställde är sjuk, på semester eller slutar, och ingen annan kan längre logga in på plattformen där en tidsfrist just löper ut eller ett meddelande väntar.
Lösningen ligger inte i ett extra lösenordslappar, utan i hur du ordnar åtkomsten från början: som något som tillhör företaget, med flera personer som kan få åtkomst, i stället för som något som råkade hamna i en enda inkorg.
Hur detta uppstår
På de flesta små och medelstora företag ordnar den som först stöter på det kontot: kontorschefen som måste göra produktsäkerhetsmeddelandetrapportören, HR-chefen som fyller i behandlingsregistret. Den personen skapar ett konto med sin egen arbetsmailadress, väljer ett lösenord och fortsätter. Ingen tänker på den punkten på frågan om vem mer som ska kunna ha åtkomst. Det fungerar, så det förblir på så sätt.
I takt med att antalet plattformar växer — produktsäkerhet, förpackningar, tillgänglighet, personuppgifter — växer också antalet sådana lösa, personbundna konton. Ingen i företaget har en fullständig överblick över vilket konto som hör till vilken plattform och vem som kan få åtkomst därtill.
Vad som går fel när den personen inte är där
Problemet blir bara synligt vid en opraktisk tidpunkt. En kollega tar över tillfälligt och måste hantera ett pågående meddelande, men kan inte logga in eftersom kontot står på en personlig mailadress. Någon lämnar företaget och tar med sig, utan att någon märker det, den enda åtkomsten till en plattform. Eller det finns ett delat lösenord, men ingen vet längre om det är den aktuella versionen.
Ingen av dessa situationer säger något om huruvida du uppfyller en skyldighet — det beror på plattformen och den lagstiftning som ligger bakom den, och du bedömer det inte utifrån en inloggningsskärm. Det gör dock att du förlorar värdefull tid på att återställa åtkomsten, vid en tidpunkt när du egentligen behöver den tiden för innehållet.
Hur du förhindrar det
Kärnan är enkel: ett konto tillhör företaget, inte en person. Det betyder att kontot är registrerat på företaget — med organisationsnummer och momsregistreringsnummer — och att flera personer har åtkomst till det, även om bara en använder det just nu.
Det hjälper också att hålla reda på en plats vilket konto som hör till vilken plattform och vem som kan få åtkomst till det för företagets räkning. Det är ingen juridisk skyldighet, utan bara praktisk förvaltning: på så sätt förhindrar du att åtkomsten går förlorad så snart någon slutar på företaget eller är tillfälligt frånvarande. ett affärskonto som är knutet till ditt företag är ett första steg i det här: kontot förblir, oavsett vem från företaget som loggar in.
Vad reglia gör och inte gör i detta
reglia ersätter inte själva plattformarna och bedömer inte heller om du uppfyller en skyldighet — det gör plattformarna, var och en för det område de finns till för. Det reglia gör är att erbjuda ett affärskonto som är knutet till ditt företag i stället för till en enskild mailadress, med ett företagsdossier som varje ansluten plattform kan läsa. På så sätt behöver åtkomsten inte längre ligga hos en person, och du behöver inte börja om när personalväxlingen sker.
Hur reglia exakt hanterar dina uppgifter och vad som delas eller inte delas läser du på sidan om vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter. För frågor om säkerheten för åtkomst och data finns det en separat förklaring på hur reglia hanterar åtkomst och data.
Vill du veta vilka plattformar som ingår i reglia och för vilket område de är avsedda? Se då vilka plattformar som finns och vad de gör och bestäm därifrån vilka som är relevanta för ditt företag.