Se utilizzate più piattaforme di compliance, c'è un errore in agguato che diventa visibile solo nel momento sbagliato: l'accesso a quelle piattaforme dipende da una sola persona invece che dalla vostra azienda. Quel dipendente si ammala, va in ferie o lascia l'azienda, e nessun altro riesce più ad accedere alla piattaforma dove sta per scadere un termine o è in attesa una notifica.
La soluzione non sta in un foglietto di carta con la password, ma in come organizzate l'accesso fin dall'inizio: come qualcosa dell'azienda, a cui più persone possono accedere, anziché come qualcosa che casualmente è finito nella posta di una sola persona.
Come nasce questo problema
Nella maggior parte delle PMI, la persona che se ne occupa per prima configura l'account: il responsabile amministrativo che deve effettuare la notifica sulla sicurezza dei prodotti, il responsabile HR che compila il registro dei trattamenti. Questa persona crea un account con il proprio indirizzo di posta di lavoro, sceglie una password e prosegue. Nessuno in quel momento si chiede chi altro deve poter accedere. Funziona, quindi rimane così.
Man mano che aumenta il numero di piattaforme — sicurezza dei prodotti, imballaggi, accessibilità, protezione dei dati — aumenta anche il numero di questi account separati e legati a una sola persona. Nessuno in azienda ha una visione completa di quale account appartiene a quale piattaforma e chi altro vi può accedere.
Cosa succede quando quella persona non è disponibile
Il problema diventa evidente nel momento più sconveniente. Un collega prende temporaneamente in carico e deve gestire una notifica in corso, ma non può accedere perché l'account è intestato a un indirizzo di posta personale. Qualcuno lascia l'azienda e porta con sé, senza che nessuno se ne accorga, l'unico accesso a una piattaforma. O c'è una password condivisa, ma nessuno sa più se è la versione attuale.
Nessuna di queste situazioni dice qualcosa sul fatto che adempiate a un obbligo — dipende dalla piattaforma e dalla normativa che la sostiene, e non la valutate sulla base di una schermata di accesso. Però fa sì che perdiate tempo prezioso nel ripristinare l'accesso, nel momento in cui in realtà ne avreste bisogno per risolvere il problema di fondo.
Come evitarlo
Il concetto è semplice: un account appartiene all'azienda, non a una persona. Significa che l'account è intestato all'azienda — con numero di iscrizione al Registro delle imprese e numero di partita IVA — e che più persone vi possono accedere, anche se per ora lo usa una sola.
Aiuta anche tenere traccia in un unico posto di quale account appartiene a quale piattaforma e chi può accedervi in nome dell'azienda. Non è un obbligo legale, ma una semplice gestione pratica: così evitate che l'accesso vada perso quando qualcuno lascia l'azienda o è temporaneamente assente. creare un account aziendale che dipenda dalla vostra azienda è un primo passo: l'account rimane attivo, indipendentemente da chi accede in nome dell'azienda.
Cosa reglia fa e non fa in questo
Reglia non sostituisce le piattaforme stesse e non valuta nemmeno se adempiate a un obbligo — lo fanno le piattaforme, ognuna per l'ambito in cui opera. Quello che reglia fa è offrire un account aziendale che dipende dalla vostra azienda invece che da un indirizzo di posta isolato, con un dossier aziendale che ogni piattaforma collegata può leggere. In questo modo l'accesso non deve dipendere da una sola persona, e in caso di cambio personale non dovete ricominciare da capo.
Come reglia gestisce esattamente i vostri dati e cosa viene o non viene condiviso, lo potete leggere su la pagina su ciò che reglia fa e non fa con i vostri dati. Per domande sulla sicurezza dell'accesso e dei dati c'è una spiegazione separata su come reglia gestisce l'accesso e i dati.
Volete sapere quali piattaforme rientrano in reglia e per quale ambito sono destinate? Consultate quali piattaforme esistono e cosa fanno e da lì determinate quali sono rilevanti per la vostra azienda.