Dacă utilizați mai multe platforme de conformitate, vă pândește o greșeală care devine vizibilă doar la momentul nepotrivit: accesul la acele platforme depinde de o singură persoană în loc să depindă de compania dumneavoastră. Acel angajat este bolnav, în vacanță sau și-a încheiat contractul, și nimeni altcineva nu mai poate să se conecteze la platforma unde tocmai s-a încheia un termen sau este o notificare așteptând.
Soluția nu se găsește într-o notă suplimentară cu parola, ci în modul în care configurați accesul de la început: ca ceva al întreprinderii, cu mai mulți oameni care pot accesa, în loc să fie ceva care a ajuns în mod întâmplător la o singură adresă de e-mail.
Cum se ajunge la această situație
La majoritatea companiilor mici și mijlocii, persoana care se ocupă de această chestiune prima dată este cea care se confruntă cu ea: managerul de birou care trebuie să raporteze despre siguranța produselor, managerul HR care completează registrul de prelucrare. Acea persoană creează un cont folosind propria adresă de e-mail de la serviciu, alege o parolă și continuă mai departe. Nimeni nu se gândește în acel moment la întrebarea cine altcineva ar trebui să aibă acces. Funcționează, deci rămâne așa.
Pe măsură ce numărul de platforme crește — siguranța produselor, ambalaje, accesibilitate, date personale — crește și numărul acestor conturi separate, legate de o persoană. Nimeni în companie nu are o imagine de ansamblu completă asupra care cont corespunde cărei platforme și cine altcineva poate accesa acel cont.
Ce se întâmplă greșit atunci când acea persoană nu mai este disponibilă
Problema devine vizibilă doar la un moment nepotrivit. Un coleg preia temporar și trebuie să trateze o notificare în curs, dar nu poate să se conecteze pentru că contul este înregistrat pe o adresă de e-mail personală. Cineva pleacă din companie și duce cu el, fără ca cineva să observe, singurul acces la o platformă. Sau există o parolă partajată, dar nimeni nu mai știe dacă aceasta este versiunea actuală.
Niciuna dintre aceste situații nu spune nimic despre faptul că respectați o obligație — aceasta depinde de platformă și de reglementările care stau în spatele ei, și nu o evaluați pe baza unui ecran de conectare. Dar face ca să pierdeți timp precios la restabilirea accesului, exact în momentul în care aveti nevoie de acel timp pentru aspectele esențiale.
Cum o preveniți
Nucleul este simplu: un cont aparține întreprinderii, nu unei persoane. Asta înseamnă că contul este înregistrat pe companie — cu numărul KvK și numărul de TVA — și că mai mulți oameni au acces la el, chiar dacă în momentul de față doar unul il folosește.
Ajută și să țineți evidența pe un singur loc ce cont corespunde cărei platforme și cine din companie poate accesa. Nu este o obligație juridică, ci pur și simplu gestionare practică: astfel preveniți pierderea accesului atunci când cineva pleacă din companie sau este temporar absent. crearea unui cont de afaceri care aparține întreprinderii dumneavoastră este un prim pas în această direcție: contul rămâne activ, indiferent cine se conectează din partea companiei.
Ce face și ce nu face reglia în această privință
Reglia nu înlocuiește platformele în sine și nu evaluează nici dacă respectați o obligație — aceasta fac platformele, fiecare pentru domeniul pentru care sunt create. Ceea ce face reglia este să ofere un cont de afaceri unic care aparține întreprinderii dumneavoastră în loc să fie legat de o adresă de e-mail separată, cu un dosar de companie pe care fiecare platformă conectată îl poate citi. Astfel, accesul nu mai trebuie să depindă de o singură persoană, și nu trebuie să reîncepeti de la zero atunci când se modifică personalul.
Cum funcționează reglia exact cu datele dumneavoastră și ce se partajează și ce nu se partajează, puteți citi pe pagina despre ceea ce reglia face și nu face cu datele dvs.Pentru întrebări despre securitatea accesului și a datelor, există o explicație separată pe cum funcționează reglia cu accesul și datele.
Doriți să știți ce platforme sunt incluse în reglia și pentru ce domeniu sunt destinate? Consultați ce platforme există și ce fac și determinați de acolo care sunt relevante pentru compania dumneavoastră.