Jos käytät useita compliance-alustoja, odottaa virhe, joka paljastuu vain väärään aikaan: pääsy näihin alustoihin riippuu yhdestä henkilöstä yrityksen sijaan. Tämä työntekijä on sairaana, lomalla tai työstään poissa, eikä kukaan muu voi kirjautua alustalle, jossa juuri päättyy määräaika tai odottaa ilmoitus.
Ratkaisu ei ole ylimääräisessä salasanalapussa, vaan siinä, miten pääsy järjestetään alusta alkaen: yrityksen asiana, jonka parissa voi olla useita ihmisiä, eikä asiana, joka sattui yhdelle sähköpostiosoitteelle.
Kuinka tämä syntyy
Useimmissa pk-yrityksissä se henkilö, joka kohtaa asian ensin, järjestää tilin: toimistojohtaja, joka joutuu tekemään tuoteturvallisuusilmoituksen, HR-johtaja, joka täyttää käsittelyrekisterin. Tämä henkilö luo tilin omalla työsähköpostiosoitteella, valitsee salasanan ja jatkaa eteenpäin. Kukaan ei mieti sillä hetkellä sitä, kenen muun tulisi pystyä pääsemään tiliin. Se toimii, joten se jää siihen.
Kun alustojen määrä kasvaa — tuoteturvallisuus, pakkaukset, saavutettavuus, henkilötiedot — kasvaa myös tällaisten irrallisten, henkilökohtaisiin tileihin liittyvien tilien määrä. Yhdessäkään yrityksessä ei ole täydellistä yleiskatsausta siitä, mikä tili kuuluu mihin alustaan ja kuka siellä voi muuten olla.
Mitä menee pieleen, kun tämä henkilö ei ole paikalla
Ongelma paljastuu vain sopimattomalla hetkellä. Kollegaa korvaa väliaikaisesti ja hänen on käsiteltävä meneillään olevaa ilmoitusta, mutta hän ei voi kirjautua sisään, koska tili on henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella. Joku lähtee yrityksestä ja vie mukanaan, huomaamatta, ainoan pääsyn alustalle. Tai salasana on jaettu, mutta kukaan ei enää tiedä, onko se nykyinen versio.
Kumpikaan näistä tilanteista ei kerro, oletko täyttänyt velvoitetta — se riippuu alustasta ja sen takana olevasta säännöksestä, etkä arvioi sitä kirjautumisruudun perusteella. Se kuitenkin varmistaa, että tuhlaat arvokasta aikaa pääsyn palauttamiseen silloin, kun tarvitset sitä todella sisällön parissa.
Kuinka voit estää tämän
Ydin on yksinkertainen: tili kuuluu yritykseen, ei henkilölle. Se tarkoittaa, että tili on rekisteröity yritykselle — y-tunnuksella ja ALV-numerolla — ja että useat ihmiset sillä pääsy, vaikka vain yksi käyttäisikin sitä tällä hetkellä.
Se auttaa myös pitämään yhdessä paikassa kirjaa siitä, mikä tili kuuluu mihin alustaan ja kuka voi siellä olla yrityksen puolesta. Tämä ei ole juridinen velvoite, vaan vain käytännöllistä hallinnointia: näin vältät pääsyn menetyksen, kun joku lähtee yrityksestä tai on väliaikaisesti poissa. perusta liiketoiminnallinen tili, joka liittyy yritykseesi on ensimmäinen askel: tili säilyy olemassa riippumatta siitä, kuka kirjautuu sisään yrityksen puolesta.
Mitä reglia tekee ja mitä ei
Reglia ei korvaa alustoja itsessään eikä myöskään arvioi, oletko täyttänyt velvoitetta — ne tekevät alustaat, kukin omalla alallaan. Mitä reglia tekee, on tarjota yhden liiketoiminnallisen tilin, joka liittyy yritykseesi yhden sähköpostiosoitteen sijaan, ja yrityksen dossier, jonka kukin liitetty alusta voi lukea. Näin pääsy ei enää joudu yhden henkilön varaan, eikä sinun tarvitse aloittaa uudestaan henkilöstön vaihdossa.
Kuinka reglia käsittelee tietojasi ja mitä jaetaan, lue osoitteesta joka käsittelee sitä, mitä reglia tekee ja ei tee tietojesi kanssa". Kysymyksistä pääsyn ja tietojen turvallisuudesta on erillinen selvitys osoitteessa kuinka reglia käsittelee pääsyä ja tietoja.
Haluatko tietää, mitkä alustat kuuluvat reglian piiriin ja mihin ne on tarkoitettu? Katso saatavilla oleviin platformiin ja siihen, mitä ne tekevät ja määritä siitä, mitkä ovat relevantteja yrityksellesi.