Pokud používáte více compliance-platform, číhá tu chyba, která se projeví až v nejhorší chvíli: přístup na tyto platformy visí na jedné osobě místo aby patřil vaší firmě. Zaměstnanec je nemocný, na dovolené nebo odchází ze služby, a nikdo jiný se nemůže přihlásit na platformu, kde právě vypršel termín nebo čeká na vyřízení oznámení.
Řešení není v dalšími poznámkami k heslu, ale v tom, jak nastavíte přístup od začátku: jako vlastnictví firmy, ke kterému má přístup více lidí, místo aby spadlo do jedné emailové schránky.
Jak to vzniká
Když se u většiny MKB-firem problém prvně objeví, řeší ho ten, kdo na něj narazí jako první: vedoucí kanceláře, který musí podat hlášení o bezpečnosti produktů, HR manažer, který vyplní registr činností. Tato osoba si vytvoří účet s vlastní pracovní e-mailovou adresou, zvolí heslo a pokračuje. Nikdo v tu chvíli neuvažuje o tom, kdo by ještě měl mít přístup. Funguje to, tak to zůstane tak.
Jak roste počet platforem — bezpečnost produktů, balení, přístupnost, osobní údaje — rostou i počty takových rozptýlených, osobně vázaných účtů. Nikdo v podniku nemá úplný přehled o tom, který účet patří která platformě a kdo by k němu ještě měl mít přístup.
Co se stane, když ta osoba není dostupná
Problém se projeví v nevhodný čas. Kolega dočasně zastupuje a musí vyřešit probíhající hlášení, ale nemůže se přihlásit, protože účet je na osobní e-mailové adrese. Někdo opouští firmu a vezme s sebou — aniž by si to kdo všiml — jediný přístup na platformu. Nebo je sice sdílené heslo, ale nikdo si není jistý, zda je to aktuální verze.
Žádná z těchto situací nic neříká o tom, zda splňujete povinnost — to závisí na platformě a regulaci, která za ní stojí, a posuzujete to ne podle přihlašovací obrazovky. Nicméně to způsobí, že ztratíte drahocenný čas na obnovení přístupu, přitom právě v tu chvíli tento čas potřebujete na obsah.
Jak se tomu vyhnout
Jádro je jednoduché: účet patří podniku, ne osobě. To znamená, že je účet zaregistrován na firmu — s číslem KvK a DIČ — a více lidí k němu má přístup, i když jej v tuto chvíli používá jen jeden.
Pomáhá také vést na jednom místě přehled o tom, který účet patří které platformě a kdo má k němu přístup jménem firmy. Není to právní povinnost, ale jen praktická správa: tak zabráníte ztrátě přístupu, jakmile někdo opustí firmu nebo je dočasně nepřítomen. vytvoření obchodního účtu vázaného na váš podnik je v tom prvním krokem: účet zůstane existovat, bez ohledu na to, kdo se jménem firmy přihlásí.
Co reglia v tom dělá a nedělá
Reglia nenahrazuje samotné platformy a ani neposuzuje, zda splňujete povinnost — to dělají platformy, každá pro svou oblast. Co reglia dělá, je nabídnutí jednoho obchodního účtu vázaného na váš podnik místo na samostatnou e-mailovou adresu, s podnikovým dossierem, který si může přečíst každá připojená platforma. Takže přístup nemusí viset na jedné osobě a při změně персонálu nemusíte začínat od začátku.
Jak reglia přesně nakládá s vašimi údaji a co se sdílí a nesdílí, si přečtete na stránce o tom, co reglia s vašimi údaji dělá a nedělá. V otázkách zabezpečení přístupu a dat je zde samostatné vysvětlení na jak reglia nakládá s přístupem a údaji.
Chcete vědět, které platformy spadají pod reglia a pro která témata jsou určeny? Podívejte se na které platformy existují a co dělají a odtud si určete, které jsou pro vás relevantní.