Wenn Sie mehrere Compliance-Plattformen nutzen, lauert ein Fehler, der erst im ungünstigsten Moment sichtbar wird: Der Zugriff auf diese Plattformen ist an eine Person statt an Ihr Unternehmen gebunden. Dieser Mitarbeiter wird krank, nimmt Urlaub oder scheidet aus dem Unternehmen aus, und niemand anders kann sich auf der Plattform anmelden, auf der gerade eine Frist ausläuft oder eine Meldung ansteht.
Die Lösung liegt nicht in einem zusätzlichen Passwortzettel, sondern darin, wie Sie Zugriff von Anfang an einrichten: als etwas, das zum Unternehmen gehört und mehrere Menschen nutzen können, anstatt als etwas, das zufällig bei einem Postfach gelandet ist.
Wie das entsteht
Bei den meisten KMU-Unternehmen kümmert sich derjenige, der zuerst damit konfrontiert wird, um das Konto: Der Büromanager, der die Produktsicherheitsmeldung machen muss, der HR-Manager, der das Verarbeitungsverzeichnis ausfüllt. Diese Person erstellt ein Konto mit ihrer eigenen geschäftlichen E-Mail-Adresse, wählt ein Passwort und macht weiter. Niemand denkt in diesem Moment darüber nach, wer noch Zugriff haben sollte. Es funktioniert, also bleibt es dabei.
Mit der Zunahme der Plattformen — Produktsicherheit, Verpackungen, Barrierefreiheit, Personendaten — wächst auch die Anzahl dieser isolierten, personengebundenen Konten. Niemand im Unternehmen hat einen vollständigen Überblick, welches Konto zu welcher Plattform gehört und wer dort noch Zugriff haben kann.
Was schiefgeht, wenn diese Person nicht verfügbar ist
Das Problem wird erst in einem ungünstigen Moment sichtbar. Ein Kollege springt ein und muss eine laufende Meldung bearbeiten, kann sich aber nicht anmelden, weil das Konto auf einer privaten E-Mail-Adresse registriert ist. Jemand verlässt das Unternehmen und nimmt, ohne dass es jemand bemerkt, den einzigen Zugriff auf eine Plattform mit sich. Oder es gibt ein gemeinsames Passwort, aber niemand weiß mehr, ob das die aktuelle Version ist.
Keine dieser Situationen sagt etwas darüber aus, ob Sie eine Verpflichtung erfüllen — das hängt von der Plattform und der dahinterstehenden Regelung ab, und das beurteilen Sie nicht an einem Login-Bildschirm. Es führt aber dazu, dass Sie wertvolle Zeit damit verschwenden, Zugriff wiederherzustellen, und diese Zeit brauchen Sie eigentlich für den Inhalt.
So verhindern Sie es
Der Kern ist einfach: Ein Konto gehört zum Unternehmen, nicht zu einer Person. Das bedeutet, dass das Konto auf das Unternehmen registriert ist — mit Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — und dass mehrere Menschen darauf Zugriff haben, auch wenn derzeit nur einer davon Zugriff nutzt.
Es hilft auch, an einer Stelle festzuhalten, welches Konto zu welcher Plattform gehört und wer namens des Unternehmens Zugriff hat. Das ist keine rechtliche Verpflichtung, sondern nur praktische Verwaltung: So verhindern Sie, dass Zugriff verloren geht, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder zeitweise abwesend ist. ein geschäftliches Konto zu erstellen, das an Ihr Unternehmen gebunden ist ist darin ein erster Schritt: Das Konto bleibt bestehen, unabhängig davon, wer sich namens des Unternehmens anmeldet.
Was reglia dabei leistet und nicht leistet
Reglia ersetzt die Plattformen selbst nicht und beurteilt auch nicht, ob Sie eine Verpflichtung erfüllen — das tun die Plattformen, jede für ihr Fachgebiet. Was reglia leistet, ist ein geschäftliches Konto, das an Ihr Unternehmen gebunden ist anstatt an eine separate E-Mail-Adresse, mit einem Unternehmensdossier, das jede angebundene Plattform auslesen kann. So muss der Zugriff nicht mehr bei einer Person liegen, und Sie müssen bei einem Personalwechsel nicht von vorne anfangen.
Wie reglia genau mit Ihren Daten umgeht und was geteilt wird und was nicht, können Sie auf der Seite über das, was reglia mit Ihren Daten tut und nicht tut. Für Fragen zur Sicherheit von Zugriff und Daten gibt es eine separate Erläuterung unter wie reglia mit Zugriff und Daten umgeht.
Möchten Sie wissen, welche Plattformen unter reglia fallen und für welches Fachgebiet sie gedacht sind? Schauen Sie dann unter welche Plattformen es gibt und was sie leisten, und bestimmen Sie von dort aus, welche für Ihr Unternehmen relevant sind.