Jei naudojate kelias compliance platformas, gresia klaida, kuri tampa matoma tik prasčiausiu metu: prieiga prie tų platformų priklauso vienam asmeniui, o ne jūsų įmonei. Tas darbuotojas susirgo, išvažiavo atostogų arba paleistas, o likusi komanda negali prisijungti prie platformos, kurioje baigiasi terminas arba laukia ataskaita.
Sprendimas nėra papildomame slaptažodžio priešraštyje, o apskritai yra tai, kaip nuo pradžios sutvarkyti prieigą: kaip įmonės turtas, kuriuo gali naudotis daugiau žmonių, o ne kaip kažkas, kas atsitiktinai atsirado vieno priešprie.
Kaip tai atsiranda
Daugumoje MKB įmonių pirmasis susidūręs su problemom asmuo sutvarko paskyrą: biroje vadovas, kuris turi pateikti produkto saugumo ataskaitą, HR vadovas, kuris užpildo asmens duomenų tvarkymo registrą. Tas asmuo sukuria paskyrą savo darbo el. pašto adresu, pasirenka slaptažodį ir tęsia darbą. Tuo metu niekas nesvarstysto, kas dar turėtų galėti prisijungti. Tai veikia, todėl taip ir lieka.
Didėjant platformų skaičiui — produkto saugumui, pakavimui, prieinamumui, asmeniniams duomenims — taip pat didėja tokių atskiros, asmenine paskyra pagrįstų paskyrų skaičius. Jokia įmonės dalis neturi pilno peržvalgos, kuri paskyra priklauso kuriai platformai ir kas dar gali turėti prieigą.
Kas nutinka, kai to asmens nėra
Problema tampa akivaizdi nepalankiu metu. Kolega iš dalies perimta atsakomybę ir turi patvirtinti tenkančią ataskaitą, bet negali prisijungti, nes paskyra yra asmeniniam el. pašte. Kas nors paleidžiamas iš darbo ir neapgalvotai atsineša vienintelę prieigą prie platformos. Arba yra bendras slaptažodis, tačiau niekas nebežino, ar tai yra naujausia versija.
Nė viena iš šių situacijų nieko nesako apie tai, ar esate įvykdęs savo įsigijimo — tai priklauso nuo platformos ir jos nustatytos taisyklės, ir jūs to nevertinate remiantis prisijungimo ekranu. Tačiau tai reiškia, kad praleidžiate brangų laiką, siekdami atkurti prieigą, kai turėtumėte tą laiką naudoti turiniui.
Kaip to išvengti
Branduolys yra paprastas: paskyra priklauso įmonei, o ne asmeniui. Tai reiškia, kad paskyra užregistruota įmonėje — su KvK numeriu ir PVM numeriu — ir kad keli asmenys gali turėti prieigą, net jei šiuo metu tik vienas ją naudoja.
Taip pat padeda viename vietoje sekti, kuri paskyra priklauso kuriai platformai ir kas gali turėti prieigą tos įmonės vardu. Tai nėra teisinė pareiga, o tiesiog praktinis valdymas: tokiu būdu išvengsite, kad prieiga būtų prarasta, kai kas nors paleidžiamas iš darbo arba laikinai nėra. sukurti komercinę paskyrą, kuri priklauso jūsų įmonei yra pirmasis žingsnis: paskyra lieka, nepaisant to, kas joje prisijungia įmonės vardu.
Ką reglia daro ir ko nedaro
Reglia nepakeičia pačių platformų ir nenustatydo, ar esate įvykdęs savo pareigą — tai daro platformos, kiekviena savo srityje. Ką reglia daro, tai siūlo vieną komercinę paskyrą, kuri priklauso jūsų įmonei, o ne atskiram el. pašto adresui, su įmonės dossier, kurį gali nuskaityti kiekviena prijungta platforma. Tokiu būdu prieiga nebelieka vieno asmens rankose, ir jums nereikia iš naujo pradėti personalo pasikeitimo metu.
Kaip reglia tiksliai tvarkosi su jūsų duomenimis ir kas nėra dalijamasi, rasite puslapio apie tai, ką reglia daro ir nedaro su jūsų duomenimis. Dėl klausimų apie prieigos ir duomenų apsaugą yra atskira paaiškinimas apie kaip reglia tvarkosi su prieiga ir duomenimis.
Norite sužinoti, kurios platformos yra reglia ir kurioms sritims jos skirtos? Pažvelkite kurios platformos yra ir ką jos daro ir nuo to vietos nustatykite, kurios yra svarbios jūsų įmonei.