Kui kasutate mitut compliance-platvormi, peitub viga, mis muutub nähtavaks valel hetkel: juurdepääs nendele platvormidele sõltub ühest inimesest, mitte teie ettevõttest. See töötaja on haige, puhkusel või lahkunud, ja keegi teine ei saa platvormile sisse logida, kus just tähtaeg lõppeb või teatist ootab.
Lahendus ei ole täiendavas paroolikirjas, vaid selles, kuidas juurdepääsu algusest peale korraldada: midagi, mis kuulub ettevõttele ja millele pääsevad juurde mitmed inimesed, mitte midagi, mis juhtus jõudma ühele postkastile.
Kuidas see tekib
Enamikus väike- ja keskmiste ettevõtetes korraldab see esimesena kokku puutunud isik kontot: kantselei juhataja, kes peab tegema toote ohutuse teatist, HR-juhataja, kes täidab andmetöötluse registrit. See inimene loob konto oma tööpostkastiga, valib parooli ja jätkab edasi. Keegi ei mõtle sel hetkel küsimusele, kes veel juurdepääsu vajab. See toimib, nii et see jääb samaks.
Platvormide arvu kasvades — toote ohutus, pakendid, juurdepääsetavus, andmete kaitse — kasvab ka selliste lahusalt, isikuga seotud kontode arv. Keegi ettevõttes ei näe kogu pilti, milline konto millise platvormiga kuulub ja kes seal veel juurde pääseb.
Mis läheb valesti, kui see inimene puudub
Probleem muutub nähtavaks ebamugavaks hetkeks. Kolleeg võtab ajutiselt üle ja peab käsitlema käimasolevat teatist, kuid ei saa sisse logida, sest konto on isiklikul e-postiaadressil. Keegi lahkub ettevõttest ja võtab kaasa, märkamatult, ainsa juurdepääsu platvormile. Või on küll jagatud parool, kuid keegi ei tea, kas see on veel aktuaalne.
Ükski neist olukordadest ei ütle midagi selle kohta, kas täidate kohustust — see sõltub platvormist ja seadusest, mis selle taga on, ja te ei hinnake seda sisselogimisekraani järgi. Kuid see väljendub selles, et kaotate väärtuslikku aega juurdepääsu taastamisele, hetkel, mil teil on see aeg tegelikult sisu jaoks vaja.
Kuidas seda vältida
Tuum on lihtne: konto kuulub ettevõttele, mitte inimesele. See tähendab, et konto on registreeritud ettevõtte nimel — KvK-numbri ja kmn-numbriga — ja juurdepääs on mitmel inimesel, isegi kui seda kasutab hetkel vaid üks.
Samuti aitab, kui ühe koha peal on märgitud, milline konto millise platvormiga kuulub ja kes seal ettevõtte nimel juurde pääseb. See pole seadusjärgne kohustus, vaid lihtsalt praktiline haldus: nii vältite, et juurdepääs kaob niipea kui keegi ettevõttest lahkub või ajutiselt puudub. ärikonto loomine, mis kuulub teie ettevõttele on selles esimene samm: konto säilib, olenemata sellest, kes sisse logib.
Mida reglia selles teeb ja mida mitte
Reglia ei asenda platvorme endid ega hinnake, kas täidate kohustust — seda teevad platvormid, igaüks oma erialal. Reglia teeb aga pakkuda üht ärikontot, mis kuulub teie ettevõttele mitte lahusa e-postiaadressiga, ettevõtte failiga, mida iga seotud platvorm saab lugeda. Nii ei pea juurdepääs enam ühel inimesel sõltuma ja ei pea personalimuutuse korral uuesti alustama.
Kuidas reglia teie andmetega tegelikult käsitleb ja mida jagada ei saa, leiate leheküljel selle kohta, mida reglia teie andmetega teeb ja ei tee. Küsimuste korral juurdepääsu ja andmete turbe kohta on eraldi seletuse leht kuidas reglia juurdepääsu ja andmetega käsitleb.
Kas soovite teada, millised platvormid reglia alla kuuluvad ja millisele erialale need on mõeldud? Kontrollige siis milliseid platvorme on olemas ja mida nad teevad ja määrake sealt, millised teie ettevõttele on asjakohased.