Ak používate viacero compliance-platforiem, číha tu chyba, ktorá sa stane viditeľnou až v nevhodný čas: prístup na tieto platformy viazaný na jednu osobu namiesto na vašu spoločnosť. Tento zamestnanec je chorý, na dovolenke alebo už nie je v zamestnanci, a nikto iný sa nemôže prihlásiť na platformu, kde práve uplýva termín alebo čaká hlásenie.
Riešenie nespočíva v dodatočnej poznámke s heslom, ale v tom, ako si prístup od začiatku nastavíte: ako niečo, čo patrí podniku, s tým, že k nemu má prístup viacero ľudí, namiesto ako niečo, čo sa náhodou ocitlo v jednej schránke.
Ako sa to stáva
V mnohých MKB-podnikoch si účet zabezpečí ten, kto sa s tým stretne ako prvý: vedúci kancelárie, ktorý musí podať hlásenie o bezpečnosti produktov, vedúci HR, ktorý vyplní register spracúvania. Táto osoba si vytvorí účet s vlastnou pracovnou e-mailovou adresou, zvolí si heslo a pokračuje ďalej. V tom momente si nikto neuvedomí otázku, kto ešte všetko by mal mať prístup. Funguje to, takže to tak zostane.
Keď sa počet platforiem zvyšuje — bezpečnosť produktov, balenia, dostupnosť, osobné údaje — zvyšuje sa aj počet takýchto samostatných, osobitnými účtami viazaných prístupov. Nikto v spoločnosti nemá úplný prehľad o tom, ktorý účet patrí ktorej platforme a kto k nemu ešte má prístup.
Čo sa pokazí, keď táto osoba nie je k dispozícii
Problém sa stane viditeľným v nepriaznivý čas. Kolegovi privčas zastupujúcemu musí riešiť prebiehajúce hlásenie, ale nemôže sa prihlásiť, pretože účet stojí na osobnej e-mailovej adrese. Niekto opustí spoločnosť a bez vedomia ostatných si vezme jediný prístup na platformu. Alebo je tam síce zdieľané heslo, ale nikto už nevie, či je to aktuálna verzia.
Žiadna z týchto situácií nič nehovorí o tom, či plníte svoju povinnosť — to závisí od platformy a od regulácie, ktorá za ňou stojí, a to neposúdite podľa prihlasovacej obrazovky. Avšak zabezpečuje to, že strácate cenný čas obnovou prístupu v momente, keď ten čas vlastne potrebujete na obsah.
Ako sa tomu vyhnete
Podstata je jednoduchá: účet patrí podniku, nie osobe. To znamená, že účet je registrovaný na spoločnosť — s číslom KvK a číslom DPH — a viacero ľudí k nemu má prístup, aj keď ho v danom momente využíva len jeden.
Pomôže tiež, ak na jednom mieste vedieme prehľad o tom, ktorý účet patrí ktorej platforme a kto k nему má prístup v mene spoločnosti. To nie je právna povinnosť, ale len praktická správa: tak zabránite strate prístupu, len čo niekto spoločnosť opustí alebo je dočasne neprítomný. Vytvorenie obchodného účtu viazaného na vašu spoločnosť je prvý krok: účet zostáva existovať bez ohľadu na to, kto sa v mene spoločnosti prihlasuje.
Čo reglia v tom robí a nerobí
Reglia nenahrádzľa samotné platformy a neposúdí ani to, či plníte svoju povinnosť — to robia platformy, každá vo svojej oblasti. Čo reglia robí, je poskytnúť jeden obchodný účet viazaný na vašu spoločnosť namiesto na samostatnú e-mailovú adresu, s podnikovým dossier, ktorý každá pripojena platforma môže čítať. Takto nemusí byť prístup viazaný na jednu osobu a nemusíte pri zmene personálu začínať odznova.
Ako presne reglia postupuje s vašimi údajmi a čo sa zdieľa a čo nie, si môžete prečítať na stránke o tom, čo reglia robí a nedláha s vašimi údajmiÁno. Otázky o bezpečnosti prístupu a údajov sú v osobitnom vysvetlení na ako reglia pracuje s prístupom a údajmi.
Chcete vedieť, ktoré platformy patria pod reglia a na aké oblasti sú určené? Pozrite si ktoré platformy existujú a čo robia a potom si vyberte, ktoré sú relevantné pre vašu spoločnosť.