Jekk tuża platformi multipli tal-compliance, hemm żball li huwa fil-liga ta' l-għar li jidher biss fil-mument ħażin: l-aċċess għal dawk il-platformi jiddipendi minn persuna waħda minflok mill-kumpanija tiegħek. Dak l-empjee huwa morda, fuq vakanzi jew miksub, u ħadd ieħor ma jista' jidħol għall-platform fejn il-mudda qed tintemm jew avviż hemm qed jistenna.
Is-soluzzjoni ma tinsabx fil-fuljett tal-password supplementari, iżda fi kif tistabbilixxi l-aċċess minn bidu: bħala xi ħaġa tal-intrapriża, b'nies multipli li jistgħu jkunu hemm, minflok bħala xi ħaġa li b'tħadda jtekk fuq inbox waħda.
Kif din it-taħlit ssir
F'ħafna kumpaniji tal-MKB, il-persuna li tkun l-ewwel għalkoll għaddiet tħakk biha hi li tinstab l-account: il-maġistral tal-uffizju li għandu jwieġeb ir-rapporta tal-iżbaljuni, l-maġistral tal-HR li jimla r-reġistru tal-ipproċessament. Dik il-persuna tagħmel account b'l-indirizz tal-email tax-xogħol tagħha, tintgħażel password, u tkompli. Ħadd ma jiftikir f'dak il-mument dwar il-mistoqsija min għandu l-bżonn ikun hemm ukoll. Jaħdem, allura jibqa' hekk.
Hekk kif in-numru tal-platformi tikber — iżbaljuni, pakkaġġ, aċċessibbiltà, dejta personali — tikber ukoll in-numru ta' dan it-tip ta' accounts separati u personali. Ħadd fil-kumpanija m'għandu l-istampa kompleta ta' liema account li jgħaddi ma' liema platform u min ieħor jista' jkun hemm.
X'jiġri jekk dik il-persuna ma tkunx hemm
Il-problema ssir viżibbli biss f'mument inkonvenjenti. Kolegga tieħu lok temporanjament u għandha tindirizza avviż li qed jaħdem, iżda ma tistax tidħol minħabba l-account jinsab fuq indirizz tal-email personali. Xi ħadd ibaxxu l-kumpanija u jieħu, mingħajr li ħadd jinnota, l-uniku aċċess għal platform. Jew hemm password magħqud, iżda ħadd ma jaf għadu jekk dik hija l-verżjoni attwali.
Waħda minn dawn is-sitwazzjonijiet ma tgħid xejn dwar jekk inti tissodisfa obbligu — dan jiddipendi mill-platform u r-regolament li hemm wara, u inti ma ħudukt dak skond skrin ta' login. Ukoll, igidd mingħajr tmur biex tikseb ħin prekjuż għall-imdaqqqa tal-aċċess, f'mument meta inti għandek bżonn dak il-ħin attwalment għall-materjal.
Kif inti tipprieveni dan
Il-qalba hija sempliċi: account għandu jappartjeni lill-intrapriża, mhux lil persuna. Dan ifisser li l-account jirreġistraw fuq il-kumpanija — b'numru tal-KvK u numru tal-VAT — u li nies multipli għandhom aċċess, ukoll jekk biss wieħed għandu tuża dak f'dan il-mument.
Jgħin ukoll li tibqa' maqbula fuq post wieħed liema account li jgħaddi ma' liema platform u min jista' jkun hemm għall-kumpanija. Dan mhuwiex obbligu legali, iżda administrazzjoni sempliċi: b'dan il-mod inti tipprieveni aċċess minn jinsa kemm il-ħadd jabbanduna l-kumpanija jew mhuwiex hemm temporanjament. agħmel account kummerċjali li jiddipendi mill-intrapriża tiegħek huwa pass ewwel: l-account jibqa' jeżisti, irrispettivament minn min għandu jidħol għall-kumpanija.
X'reglia jagħmel u x'ma jagħmilx
Reglia m'ibdilx il-platformi nfushom u ma judikkx biss jekk inti tissodisfa obbligu — il-platformi jagħmluha, kull waħda għall-qasam fejn huma għal hinnuhom. Xi reglia jagħmel, huwa account kummerċjali wieħed li jiddipendi mill-intrapriża tiegħek minflok minn indirizz tal-email separati, b'dossier ta' negozju li kull platform konness tista' taqra. B'dan il-mod, l-aċċess m'għandux jibqa' mal-persuna waħda, u m'għandux ikollok thibdil l-persuna meta l-personale jinbidlu.
Kif eżattament reglia jaħdem mal-idata tiegħek u x'hemm u x'ma hemm mhuwiex maqluba, taqra fuq il-paġna dwar dak li reglia jaħdem u ma jaħdimx mal-dejta tiegħek. Għal mistoqsijiet dwar l-isigurtà tal-aċċess u d-dejta hemm talvija separata fuq kif reglia jaħdem mal-aċċess u d-dejta.
Trid taf liema platformi li jgħadd taħt reglia u għal liema qasam huma intenzjonati? Ħares imbagħad fuq liema platforms hemm u x'jagħmlu u ddetermina minn hemm liema huma rilevanti għall-kumpanija tiegħek.