Ha több compliance-platformot használ, olyan hiba leselkedik, amely csak a legrosszabb pillanatban válik nyilvánvalóvá: ezekhez a platformokhoz való hozzáférés egy személy helyett egy személy nevéhez kötött, nem a cégedhez. Az a munkavállaló beteg, szabadságon vagy már nem dolgozik a cégnél, és senki más nem tud bejelentkezni arra a platformra, ahol éppen lejár egy határidő vagy egy jelentés vár.
A megoldás nem egy további jelszókezelésben rejlik, majd abban, hogyan állítja be a hozzáférést az elejétől: valami, ami a vállalkozásé, ahol többen is hozzájuthatnak, nem pedig valami, amely véletlenül egy e-mail-postafiókba jutott.
Hogyan alakul ki
A legtöbb kkv-nál az a személy rendezi az ügyet, aki elsőként szembesül vele: az irodavezető, aki a termékmegfelelőségi jelentést el kell, hogy végezze, az HR-vezető, aki kitölti a feldolgozási nyilvántartást. Ez a személy létrehozza a fiókot saját munkahelyi e-mail-címével, kiválaszt egy jelszót, és továbbmegy. Senki sem gondol ebben a pillanatban arra a kérdésre, hogy kinek kell még hozzájutnia. Működik, ezért így marad.
Ahogy nő a platformok száma — termékmegfelelőség, csomagolás, hozzáférhetőség, személyes adatok — úgy nő az ilyen, szabad, személyhez kötött fiókok száma is. Senki a cégnél nem tudja pontosan, hogy melyik fiók melyik platformhoz tartozik, és kinek van még hozzáférése.
Mi történik, ha az a személy nem érhető el
A probléma csak egy kényelmetlennek választott pillanatban válik nyilvánvalóvá. Egy kolléga ideiglenesen átveszi a feladatot, és kezelnie kell egy függőben lévő jelentést, de nem tud bejelentkezni, mivel a fiók egy személyes e-mail-címen regisztrálva van. Valaki elhagyja a céget, és észrevétlenül magával viszi az egyetlen hozzáférést egy platformhoz. Vagy van ugyan megosztott jelszó, de senki sem tudja, hogy még érvényes-e.
Ezen helyzetek közül egyik sem mond semmit arról, hogy teljesíti-e a kötelezettségeket — ez a platformtól és az azt támogató szabályozástól függ, és ezt nem egy bejelentkezési képernyő alapján ítéli meg. Azonban gondoskodik arról, hogy értékes időt veszítsen el a hozzáférés helyreállításán, egy olyan pillanatban, amikor valójában szüksége lenne az időre a tartalom kezeléséhez.
Hogyan előzheti meg
Az alapelv egyszerű: a fiók a vállalkozásé, nem egy személyé. Ez azt jelenti, hogy a fiók a cégre van regisztrálva — KvK-számmal és áfa-számmal — és több ember is hozzájut, még akkor is, ha azt jelenleg csak az egyik használja.
Segít az is, ha egy helyen nyomon követheti, hogy melyik fiók melyik platformhoz tartozik, és ki férhet hozzá a cég nevében. Ez nem jogi kötelezettség, hanem egyszerűen gyakorlati kezelés: így kerüli el, hogy a hozzáférés elvesszen, amint valaki elhagyja a vállalatot vagy ideiglenesen nem érhető el. üzleti fiók létrehozása, amely a vállalkozásához kötött ebben az első lépés: a fiók fennmarad, függetlenül attól, hogy ki jelentkezik be a cég nevében.
Mit tesz a reglia és mit nem
A reglia nem helyettesíti magát a platformokat, és nem ítéli meg azt sem, hogy teljesíti-e a kötelezettségeket — ezt a platformok teszik, mindegyik abban a szakterületben, amelyért felelős. Amit a reglia csinál, az egy üzleti fiók biztosítása, amely a vállalkozásához kötött, nem egy szabad e-mail-címhez, egy vállalati adatlappal, amelyet minden csatlakoztatott platform olvashat. Így a hozzáférés nem kell egy személynél maradjon, és a személyzetváltásnál nem kell újrakezdenie.
Hogy a reglia pontosan hogyan kezeli az adatait és mit osztanak meg vagy nem, olvasható meg oldalon, amely arról szól, hogy a reglia mit tesz és nem tesz az adatainakAz adatok védelme és biztonsága kezeléséről további magyarázat található hogyan kezeli a reglia a hozzáférést és az adatokat.
Szeretne megtudni, mely platformok tartoznak a reglia alá, és mely szakterületekhez készültek? Nézze meg mely platformok vannak és mit tesznek és az alapján döntsön, mely platformok relevánsak a vállalatának.