Εάν χρησιμοποιείτε πολλαπλές πλατφόρμες compliance, υπάρχει ένα λάθος που περιμένει να συμβεί και γίνεται ορατό μόνο στη λάθος στιγμή: η πρόσβαση σε αυτές τις πλατφόρμες εξαρτάται από ένα άτομο αντί να εξαρτάται από την επιχείρησή σας. Ο συνάδελφος αυτός είναι άρρωστος, σε διακοπές ή δεν εργάζεται πλέον, και κανείς άλλος δεν μπορεί να συνδεθεί στην πλατφόρμα όπου μόλις λήγει μια προθεσμία ή υπάρχει μια ειδοποίηση που περιμένει.
Η λύση δεν βρίσκεται σε ένα επιπλέον σημείωμα με κωδικό πρόσβασης, αλλά στον τρόπο με τον οποίο ρυθμίζετε την πρόσβαση από την αρχή: ως κάτι που ανήκει στην επιχείρηση, με πολλούς ανθρώπους που μπορούν να έχουν πρόσβαση, αντί ως κάτι που τυχαία έφτασε σε ένα μόνο inbox.
Πώς συμβαίνει αυτό
Στις περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις, το άτομο που το αντιμετωπίζει πρώτο ρυθμίζει το λογαριασμό: ο διοικητικός υπάλληλος που πρέπει να κάνει την ειδοποίηση ασφάλειας προϊόντος, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού που συμπληρώνει το μητρώο επεξεργασίας. Αυτό το άτομο δημιουργεί ένα λογαριασμό με τη δική του εργασιακή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέγει έναν κωδικό πρόσβασης και συνεχίζει. Κανείς δεν σκέφτεται τη στιγμή εκείνη το ερώτημα ποιος άλλος πρέπει να έχει πρόσβαση. Λειτουργεί, οπότε μένει έτσι.
Καθώς ο αριθμός των πλατφορμών αυξάνεται — ασφάλεια προϊόντων, συσκευασία, προσβασιμότητα, προσωπικά δεδομένα — ο αριθμός αυτών των χαλαρών, προσωποπαγών λογαριασμών αυξάνεται επίσης. Κανείς στην επιχείρηση δεν έχει μια πλήρη εικόνα του ποιος λογαριασμός ανήκει σε ποια πλατφόρμα και ποιος άλλος μπορεί να έχει πρόσβαση εκεί.
Τι πάει λάθος όταν αυτό το άτομο δεν είναι διαθέσιμο
Το πρόβλημα γίνεται ορατό σε μια άβολη στιγμή. Ένας συνάδελφος αναλαμβάνει προσωρινά και πρέπει να χειριστεί μια τρέχουσα ειδοποίηση, αλλά δεν μπορεί να συνδεθεί επειδή ο λογαριασμός είναι σε μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάποιος φεύγει από την επιχείρηση και παίρνει μαζί του, χωρίς να το καταλάβει κανείς, τη μοναδική πρόσβαση σε μια πλατφόρμα. Ή υπάρχει ένας κοινόχρηστος κωδικός πρόσβασης, αλλά κανείς δεν ξέρει αν αυτή είναι η τρέχουσα έκδοση.
Κανένα από αυτά τα σενάρια δεν λέει κάτι για το αν πληροφορείτε υποχρέωση — αυτό εξαρτάται από την πλατφόρμα και τη νομοθεσία που κρύβεται πίσω, και δεν το κρίνετε από μια οθόνη σύνδεσης. Ωστόσο, κάνει έτσι ώστε να χάσετε πολύτιμο χρόνο στην αποκατάσταση της πρόσβασης, σε ένα μόμεντο όπου χρειάζεστε πραγματικά αυτό το χρόνο για το περιεχόμενο.
Πώς το αποτρέπετε
Η ουσία είναι απλή: ένας λογαριασμός ανήκει στην επιχείρηση, όχι σε ένα άτομο. Αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός είναι εγγεγραμμένος στο επιχειρηματικό όνομα — με αριθμό KvK και αριθμό ΦΠΑ — και ότι πολλοί άνθρωποι έχουν πρόσβαση σε αυτό, ακόμα και αν αυτή τη στιγμή μόνο ένας το χρησιμοποιεί.
Βοηθά επίσης να κρατάτε σε ένα σημείο ποιος λογαριασμός ανήκει σε ποια πλατφόρμα και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση εκεί εκ μέρους της επιχείρησης. Αυτό δεν είναι νομική υποχρέωση, αλλά απλώς πρακτική διαχείριση: έτσι αποτρέπετε να χαθεί η πρόσβαση όταν κάποιος φεύγει από την επιχείρηση ή είναι προσωρινά απών. δημιουργεί ένα επιχειρηματικό λογαριασμό που ανήκει στην επιχείρησή σας είναι ένα πρώτο βήμα προς τα εκεί: ο λογαριασμός παραμένει, ανεξάρτητα από το ποιος συνδέεται εκ μέρους της επιχείρησης.
Τι κάνει και δεν κάνει το reglia εδώ
Το reglia δεν αντικαθιστά τις ίδιες τις πλατφόρμες και δεν αξιολογεί αν πληροφορείτε μια υποχρέωση — αυτό κάνουν οι πλατφόρμες, η καθεμία για το πεδίο όπου ανήκει. Αυτό που κάνει το reglia είναι να προσφέρει ένα επιχειρηματικό λογαριασμό που ανήκει στην επιχείρησή σας αντί να ανήκει σε μια χαλαρή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με ένα επιχειρηματικό δοσιέ που κάθε συνδεδεμένη πλατφόρμα μπορεί να διαβάσει. Έτσι, η πρόσβαση δεν χρειάζεται να ανήκει σε ένα άτομο, και δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε ξανά όταν αλλάξετε προσωπικό.
Πώς το reglia χειρίζεται ακριβώς τα δεδομένα σας και τι μοιράζεται ή όχι, διαβάστε στο σελίδα σχετικά με το τι κάνει και δεν κάνει το reglia με τα δεδομένα σαςΓια ερωτήσεις σχετικά με την ασφάλεια της πρόσβασης και των δεδομένων, υπάρχει ξεχωριστή εξήγηση στο πώς το reglia χειρίζεται την πρόσβαση και τα δεδομένα.
Θέλετε να γνωρίζετε ποιες πλατφόρμες εμπίπτουν στο reglia και για ποιο πεδίο προορίζονται; Ρίξτε μια ματιά στο ποιες πλατφόρμες υπάρχουν και τι κάνουν και αποφασίστε από εκεί ποιες είναι σχετικές για την επιχείρησή σας.