Se utiliza várias plataformas de compliance, existe um erro à espreita que só se torna visível no momento errado: o acesso a essas plataformas depende de uma única pessoa em vez de depender da sua empresa. Esse colaborador fica doente, sai de férias ou deixa a empresa, e mais ninguém consegue iniciar sessão na plataforma onde um prazo está prestes a expirar ou uma notificação aguarda.
A solução não está num papel adicional com a palavra-passe, mas em como configura o acesso desde o início: como algo da empresa, com várias pessoas que possam aceder, em vez de como algo que acabou por chegar à caixa de entrada de uma única pessoa.
Como isto acontece
Na maioria das PME, a pessoa que primeiro se depara com isso resolve a conta: o gestor de escritório que tem de fazer a notificação de segurança dos produtos, o gestor de RH que preenche o registo de processamento. Esta pessoa cria uma conta com o seu próprio endereço de e-mail do trabalho, escolhe uma palavra-passe e continua. Ninguém pensa naquele momento na questão de quem mais precisa de aceder. Funciona, portanto fica assim.
À medida que o número de plataformas aumenta — segurança de produtos, embalagens, acessibilidade, dados pessoais — também aumenta o número deste tipo de contas soltas, vinculadas a pessoas. Ninguém na empresa tem uma visão completa de qual conta pertence a qual plataforma e quem mais pode aceder a ela.
O que corre mal quando essa pessoa não está
O problema só se torna visível num momento inconveniente. Um colega fica responsável temporariamente e tem de processar uma notificação em curso, mas não consegue iniciar sessão porque a conta está num endereço de e-mail pessoal. Alguém deixa a empresa e leva, sem que ninguém perceba, o único acesso a uma plataforma. Ou existe uma palavra-passe partilhada, mas ninguém sabe se é ainda a versão atual.
Nenhuma destas situações diz nada sobre se está em conformidade com uma obrigação — isso depende da plataforma e da regulação por trás dela, e não avalia isso a partir de um ecrã de login. Mas isso faz com que perca tempo precioso na restauração do acesso, num momento em que realmente precisa desse tempo para o conteúdo.
Como evita isto
O essencial é simples: uma conta pertence à empresa, não a uma pessoa. Isso significa que a conta está registada na empresa — com número de NIF e número de IVA — e que várias pessoas têm acesso a ela, mesmo que atualmente apenas uma a utilize.
Também ajuda manter num único local o registo de qual conta pertence a qual plataforma e quem pode aceder em nome da empresa. Não é uma obrigação legal, mas apenas uma gestão prática: assim evita que o acesso se perca assim que alguém sair da empresa ou ficar temporariamente ausente. criar uma conta comercial que dependa da sua empresa é um primeiro passo: a conta permanece, independentemente de quem inicia sessão em nome da empresa.
O que reglia faz e não faz
Reglia não substitui as próprias plataformas e também não avalia se está em conformidade com uma obrigação — as plataformas fazem isso, cada uma pela área em que trabalham. O que reglia faz é oferecer uma conta comercial que depende da sua empresa em vez de depender de um endereço de e-mail solto, com um dossier empresarial que cada plataforma conectada pode consultar. Assim, o acesso não precisa mais de estar concentrado numa única pessoa, e não precisa de começar do zero quando há uma mudança de pessoal.
Como reglia lida exatamente com seus dados e o que é ou não é compartilhado, você lê em a página sobre o que a reglia faz e não faz com seus dados. Para questões sobre segurança de acesso e dados, há uma explicação separada em como reglia lida com acesso e dados.
Quer saber quais plataformas fazem parte de reglia e para qual área profissional são destinadas? Consulte então quais plataformas existem e o que fazem e determine a partir daí quais são relevantes para a sua empresa.