Jeśli korzystasz z wielu platform compliance, czeka na ciebie błąd, który ujawnia się w najgorszym możliwym momencie: dostęp do tych platform zależy od jednej osoby zamiast od twojej firmy. Ten pracownik choruje, jest na urlopie lub odchodzi z firmy, a nikt inny nie może się zalogować na platform, gdzie właśnie upłynął termin lub czeka powiadomienie.
Rozwiązanie nie leży w dodatkowej karteczce z hasłem, ale w tym, jak od początku skonfigurujesz dostęp: jako coś, co należy do przedsiębiorstwa, z dostępem dla wielu osób, a nie jako coś, co trafiło do jednej skrzynki mailowej przez przypadek.
Jak to się zaczyna
W większości MKB-firm dostęp do konta ktoś urządza od razu: kierownik biura musi zgłosić ostrzeżenie o bezpieczeństwie produktu, kierownik HR wypełnia rejestr przetwarzania. Ta osoba tworzy konto z własnym adresem e-mail do pracy, wybiera hasło i idzie dalej. Nikt w tamtym momencie nie myśli o pytaniu, kto jeszcze powinien mieć dostęp. Działa, więc zostaje tak.
W miarę jak rośnie liczba platform — bezpieczeństwo produktów, opakowania, dostępność, dane osobowe — rośnie również liczba takich luźnych, osobistych kont. Nikt w firmie nie ma pełnego przeglądu, które konto do którego platform należy i kto jeszcze do niego może mieć dostęp.
Co się psuje, gdy ta osoba jest nieobecna
Problem ujawnia się w niefortunnym momencie. Kolega czasowo przejmuje obowiązki i musi obsługiwać bieżące powiadomienie, ale nie może się zalogować, bo konto jest na osobistym adresie e-mail. Ktoś opuszcza firmę i, niezauważony, zabiera ze sobą jedyny dostęp do platform. Albo jest wspólne hasło, ale nikt już nie wie, czy to aktualna wersja.
Żadna z tych sytuacji nie mówi nic o tym, czy spełniasz wymagania — to zależy od platform i przepisów, które za nią stają, i ty tego nie oceniasz na podstawie ekranu logowania. Powoduje to jednak, że tracisz cenny czas na przywracanie dostępu, w momencie, gdy naprawdę potrzebujesz tego czasu na treść.
Jak tego uniknąć
Jądro jest proste: konto należy do przedsiębiorstwa, nie do osoby. Oznacza to, że konto jest zarejestrowane na firmę — z numerem KvK i numerem VAT — i że wiele osób ma do niego dostęp, nawet jeśli aktualnie z niego korzysta tylko jedna.
Pomaga też prowadzenie na jednym miejscu ewidencji, które konto do którego platform należy i kto ma do niego dostęp w imieniu firmy. To nie jest wymóg prawny, ale zwykłe zarządzanie praktyczne: w ten sposób unikniesz utraty dostępu, gdy ktoś opuszcza firmę lub jest tymczasowo nieobecny. Stworzenie konta biznesowego powiązanego z twoją firmą to pierwszy krok: konto pozostaje, niezależnie od tego, kto się do niego loguje w imieniu firmy.
Co reglia robi i czego nie robi
Reglia nie zastępuje samych platform i nie ocenia też, czy spełniasz wymogi — robią to platformy, każda w swojej dziedzinie. Co reglia robi, to oferuje jedno konto biznesowe powiązane z twoją firmą zamiast z osobnym adresem e-mail, wraz z aktualnym dossierem, które każda podłączona platforma może odczytać. W ten sposób dostęp nie musi być przypisany do jednej osoby, a przy zmianie pracownika nie musisz zaczynać od nowa.
Jak dokładnie reglia obchodzi się z twoimi danymi i co jest, a co nie jest udostępniane, przeczytaj na stronie o tym, co reglia robi i nie robi z Twoimi danymi. W przypadku pytań dotyczących bezpieczeństwa dostępu i danych jest osobne wyjaśnienie na jak reglia obchodzi się z dostępem i danymi.
Chcesz wiedzieć, które platformy znajdują się pod reglia i do jakiej dziedziny są przeznaczone? Sprawdź wtedy które platformy są dostępne i co robią i od tego miejsca zdecyduj, które są istotne dla twojej firmy.