Hvis du bruger flere compliance-platforme, ligger der en fejl på lur, som først bliver synlig på det forkerte tidspunkt: adgangen til disse platforme hænger på én person i stedet for at tilhøre virksomheden. Den medarbejder bliver syg, holder ferie eller slutter, og ingen anden kan logge ind på det platform, hvor der netop udløber en frist eller ligger en anmeldelse klar.
Løsningen ligger ikke i endnu et adgangskodenotat, men i hvordan du indretter adgangen fra starten: som noget, der tilhører virksomheden, med flere mennesker der kan få adgang, i stedet for som noget, der tilfældigvis landede i én inbox.
Sådan opstår det
I de fleste små og mellemstore virksomheder klarer den person, som først støder på det, kontoen: kontorchefen, der skal foretage produktsikkerhedsanmeldelsen, HR-manageren, der udfylder behandlingsoversigten. Denne person opretter en konto med egen arbejdsmailadresse, vælger en adgangskode og fortsætter. Ingen tænker på det tidspunkt på spørgsmålet om, hvem der ellers skal kunne få adgang. Det virker, så det bliver ved.
Efterhånden som antallet af platforme vokser — produktsikkerhed, emballage, tilgængelighed, persondata — vokser også antallet af sådanne løse, personlige konti. Ingen i virksomheden har et komplet overblik over, hvilket account der tilhører hvilket platform, og hvem der ellers kan få adgang til dem.
Hvad der går galt, når denne person ikke er der
Problemet bliver først synligt på et ubelejligt tidspunkt. En kollega overtager midlertidigt og skal håndtere en igangværende anmeldelse, men kan ikke logge ind, fordi kontoen er registreret på en personlig mailadresse. Nogen forlader virksomheden og tager, uden at nogen bemærker det, den eneste adgang til et platform med sig. Eller der er ganske vist en fælles adgangskode, men ingen ved længere, om det er den aktuelle version.
Ingen af disse situationer siger noget om, hvorvidt du overholder en forpligtelse — det afhænger af platformet og den lovgivning, der ligger bag det, og det vurderer du ikke ud fra en loginskærm. Men det medfører, at du går værdifuld tid tabt på at genskabe adgang på et tidspunkt, hvor du egentlig har brug for tiden til at håndtere indholdet.
Sådan undgår du det
Kernen er enkel: en konto tilhører virksomheden, ikke en person. Det betyder, at kontoen er registreret på virksomheden — med CVR-nummer og momsregistreringsnummer — og at flere mennesker har adgang til den, også selvom kun én bruger den i øjeblikket.
Det hjælper også at holde styr på ét sted, hvilket account der tilhører hvilket platform, og hvem der kan få adgang på vegne af virksomheden. Det er ikke en juridisk forpligtelse, men bare praktisk administration: på den måde undgår du, at adgang går tabt, når nogen forlader virksomheden eller er midlertidigt fraværende. oprette en virksomhedskonto, der tilhører virksomheden er et første trin: kontoen fortsætter, uanset hvem der logger ind på vegne af virksomheden.
Hvad reglia gør og ikke gør
Reglia erstatter ikke selve platformene og vurderer heller ikke, om du overholder en forpligtelse — det gør platformene, hver især inden for det område, de handler om. Det reglia gør, er at tilbyde en virksomhedskonto, der tilhører virksomheden i stedet for en løs mailadresse, med et virksomhedsdossier, som hver tilsluttet platform kan læse. På den måde behøver adgangen ikke længere at ligge hos én person, og du behøver ikke at starte forfra ved en personaleudskiftning.
Hvordan reglia præcis håndterer dine data, og hvad der deles eller ikke deles, kan du læse på siden om, hvad reglia gør og ikke gør med dine data. Hvis du har spørgsmål om sikring af adgang og data, er der en separat forklaring på hvordan reglia håndterer adgang og data.
Vil du vide, hvilke platforme der hører under reglia, og hvilket område de er beregnet til? Se da hvilke platforms der er, og hvad de gør og afgør derfra, hvilke der er relevante for din virksomhed.