Ако използвате множество платформи за съответствие, съществува грешка, която чака да се разкрие в най-неподходящия момент: достъпът до тези платформи зависи от един човек вместо да зависи от вашата компания. Този служител боледува, е в отпуск или е напуснал работата, и никой друг не може да влезе в платформата, където точно сега изтича краен срок или чака съобщение.
Решението не се крие в допълнително листче с пароли, а в начина, по който организирате достъпа от самото начало: като нещо, което принадлежи на предприятието, с няколко хора, които могат да участват, вместо като нещо, което случайно е попаднало в един входящ поток.
Как възниква това
При повечето малки и средни предприятия първият човек, който попадне на проблема, организира акаунта: мениджърът на офиса, който трябва да направи доклад за безопасност на продукта, или HR мениджърът, който попълва регистъра на обработката. Този човек създава акаунт със своя работен имейл адрес, избира парола и продължава. Никой не мисли в този момент за въпроса кой други трябва да има достъп. Работи, така че остава така.
Когато броят на платформите расте — безопасност на продукта, опаковки, достъпност, лични данни — расте и броят на такива отделни, лично свързани акаунти. Никой в компанията няма пълен преглед на кой акаунт принадлежи на коя платформа и кой други може да има достъп.
Какво се случва, когато този човек липсва
Проблемът се проявява в неудачен момент. Колега временно поема отговорностите и трябва да разреши текущо съобщение, но не може да влезе, защото акаунтът е регистриран на личен имейл адрес. Някой напуска компанията и отнася със себе си, без да го забележи никой, единственият достъп до платформа. Или има споделена парола, но никой вече не знае дали това е актуалната версия.
Нито една от тези ситуации не казва нещо за това дали отговаряте на задължение — това зависи от платформата и регулацията, която стои зад нея, и вие не оценявате това по екран за влизане. Все пак това прави възможно да загубите скъпо време при възстановяването на достъпа, в момент, когато всъщност имате нужда от това време за съдържанието.
Как да го предотвратите
Същината е простa: акаунтът принадлежи на предприятието, не на човек. Това означава, че акаунтът е регистриран на компанията — с KvK номер и ДДС номер — и че множество хора имат достъп до него, дори ако засега само един го използва.
Полезно е също да отследите на едно място кой акаунт принадлежи на коя платформа и кой може да го използва от името на компанията. Това не е правно задължение, а просто практическо управление: по този начин предотвратявате загубата на достъп веднага щом някой напусне компанията или е временно отсъстващ. създаване на бизнес акаунт, който е свързан с вашето предприятие е първи шаг: акаунтът остава активен, независимо кой влиза от името на компанията.
Какво регlia прави и не прави
Reglia не замества самите платформи и не оценява дали отговаряте на задължение — това правят платформите, всяка за областта, за която е предназначена. Това, което регlia прави, е да предостави един бизнес акаунт, който е свързан с вашето предприятие вместо с отделен имейл адрес, с бизнес досие, което всяка свързана платформа може да прочете. По този начин достъпът вече не трябва да лежи на един човек, и при смяна на персонала не трябва да започвате отначало.
Как регlia точно работи с вашите данни и какво се дели или не се дели, можете да прочетете на страницата за това, което reglia прави и не прави с вашите данни. За въпроси относно защитата на достъпа и данните има отделно обяснение на как регlia работи с достъп и данни.
Искате ли да знаете кои платформи попадат под регlia и за коя област са предназначени? Тогава прегледайте кои платформи има и какво правят и определете от там кои са релевантни за вашата компания.