Ako koristite više compliance platformi, tu vrebezavara koja postaje vidljiva tek u pogrešnom trenutku: pristup tim platformama ovisi o jednoj osobi umjesto da bude vezan uz vaše poduzeće. Taj zaposenik je bolestan, na odmoru ili je napustio poslove, a nikko drugi ne može se prijaviti na platformu gdje je upravo rok istekao ili čeka očitovanje.
Rješenje ne leži u dodatnoj bilješci s lozinkom, već u tome kako ustrojite pristup od početka: kao nešto što pripada poduzeću, sa više osoba koje mogu pristupiti, umjesto kao nešto što se slučajno našlo u jednoj e-poštnoj kutiji.
Kako do toga dolazi
U većini malih i srednjih poduzeća pristup rješava osoba koja se s tim prvi puta suočila: menadžerica ureda koji mora obaviti prijavu sigurnosti proizvoda, HR menadžerica koja popunjava registar obrade. Ta osoba otvara račun s vlastitom radnom e-poštnom adresom, odabire lozinku i nastavlja dalje. Nitko se u tom trenutku ne pita tko bi još trebao imati pristup. Radi, pa ostaje tako.
Kako se broj platformi povećava — sigurnost proizvoda, ambalažu, pristupačnost, osobne podatke — raste i broj takvih rasutih, personaliziranih računa. Nitko u poduzeću nema potpuni pregled koji se račun odnosi na koju platformu i tko još može pristupiti.
Što ide po zlu kad ta osoba nije dostupna
Problem postaje vidljiv u neugodnom trenutku. Kolega privremeno preuzima dužnosti i mora obraditi aktivnu prijavu, ali se ne može prijaviti jer je račun registriran na osobnu e-poštnu adresu. Netko napušta poduzeće i, bez znanja ostalih, odnosi jedini pristup platformi. Ili postoji dijeljenja lozinka, ali nitko više ne zna je li to aktualna verzija.
Nijedna od tih situacija ne govori ništa o tome zadovoljavate li obvezu — to ovisi o platformi i regulativi iza nje, što ne procjenjujete prema zaslonu za prijavu. Međutim, dovodi do toga da gubite dragocjeno vrijeme na obnovu pristupa, u času kad vam je to vrijeme zapravo potrebno za sadržaj.
Kako to izbjeći
Srž je jednostavna: račun pripada poduzeću, ne osobi. To znači da je račun registriran na poslovanje — s OIB-om i brojem PDV-a — i da više osoba ima pristup, čak i ako ga trenutno koristi samo jedna.
Pomaže i da na jednom mjestu pratite kojem platformi pripada koji račun i tko namjenom poduzeća može pristupiti. To nije pravna obveza, već samo praktično upravljanje: tako sprječavate gubitak pristupa čim netko napusti poduzeće ili je privremeno odsutan. otvoriti poslovni račun vezan uz vaše poduzeće je korak u početku: račun ostaje postojeći, bez obzira tko se namjenom poduzeća prijavljuje.
Što reglia čini i što ne čini u tom kontekstu
Reglia ne zamjenjuje same platforme niti procjenjuje zadovoljavate li obvezu — to čine platforme, svaka za svoje područje stručnosti. Što reglia čini jest nuditi jedan poslovni račun vezan uz vaše poduzeće umjesto uz slobodnu e-poštnu adresu, s poslovnim dosjeom koji svaka priključena platforma može čitati. Tako pristup više ne mora biti vezan uz jednu osobu, a kod promjene osoblja ne trebate ponovno počinjati.
Kako reglia točno radi s vašim podacima i što se dijeli i što se ne dijeli, čitajte na stranici o tome što reglia čini i ne čini s vašim podacima. Za pitanja o sigurnosti pristupa i podataka dostupno je odvojeno objašnjenje na kako reglia radi s pristupom i podacima.
Želite li znati koje platforme spadaju pod reglia i za koja područja su namijenjene? Tada pogledajte koja su dostupna platforma i što rade i od tamo određujete koja su relevantna za vaše poduzeće.