Če uporabljate več platform skladnosti, se skriva napaka, ki postane očitna samo v najslabšem trenutku: dostop do teh platform je pripeljan na eno osebo namesto na vaše podjetje. Ta zaposleni je bolan, na dopustu ali iz službe, in nihče drug se ne more prijaviti na platformo, na kateri pravkar poteče rok ali je pripravljeno obvestilo.
Rešitev ni v dodatnem listku s geslom, temveč v tem, kako od začetka uredite dostop: kot nekaj, kar pripada podjetju, s številnimi osebami, ki lahko dostopajo, namesto da bi to bila reč, ki je naključno pristala na en poštni nabiralnik.
Kako do tega pride
Pri večini mikro, malih in srednjih podjetij uredi račun tisti, ki se s tem najprej sooči: vodja pisarne, ki mora poslati obvestilo o varnosti proizvoda, vodja kadrov, ki izpolni register obdelave. Ta oseba naredi račun z lastnim delovnim e-poštnim naslovom, izbere geslo in nadaljuje. Nihče v tistem trenutku ne pomisli na vprašanje, kdo še bi moral imeti dostop. Deluje, zato ostane tako.
Ko se število platform povečuje — varnost proizvoda, embalažo, dostopnost, osebni podatki — se povečuje tudi število takih ločenih, osebno vezanih računov. Nihče v podjetju nima popolnega pregleda, kateri račun pripada kateri platformi in kdo lahko še dostopa do nje.
Kaj se zgodi, če ta oseba ni tam
Problem postane očiten v neprimernem trenutku. Kolega začasno prevzame delo in mora rešiti tekoče obvestilo, vendar se ne more prijaviti, ker je račun registriran na osebni e-poštni naslov. Nekdo zapusti podjetje in nosi, ne da bi se to kaj komaj opazilo, edini dostop do platforme s seboj. Ali je sicer skupno geslo, vendar nihče ne ve več, ali je to trenutna različica.
Nobena od teh situacij ne govori ničesar o tem, ali izpolnjujete obveznost — to je odvisno od platforme in zakona, ki je za njo, in tega ne presojate po prijavnem zaslonu. Zagotovo pa povzroči, da porabite dragoceni čas za obnovitev dostopa, v trenutku, ko ga dejansko potrebujete za vsebino.
Kako ga preprečite
Jedro je preprosto: račun pripada podjetju, ne osebi. To pomeni, da je račun registriran na podjetje — s številko poslovnega registra in davčno številko — in da ima do njega dostop več ljudi, tudi če ga trenutno uporablja samo eden.
Pomaga tudi, da na enem mestu zabeležite, kateri račun pripada kateri platformi in kdo ima do nje dostop v imenu podjetja. To ni pravna obveznost, temveč preprosto upravljanje: s tem preprečite, da se dostop izgubi, takoj ko nekdo zapusti podjetje ali je začasno odsoten. ustvariti poslovni račun, ki je pripet na vaše podjetje je prvi korak: račun ostane, ne glede na to, kdo se namesto podjetja prijavi.
Kaj reglia pri tem počne in ne počne
Reglia ne nadomešča samih platform in tudi ne presoja, ali izpolnjujete obveznost — to počnejo platforme, vsaka za svoj področje. Reglia pa nudi en poslovni račun, ki je pripet na vaše podjetje namesto na posamezni e-poštni naslov, z dossierjem podjetja, ki ga lahko vsaka priključena platforma bere. Zato dostop ni več pri eni osebi, in vam ni treba znova začeti ob spremembi kadrov.
Kako natančno reglia rokuje z vašimi podatki in kaj se deli in ne deli, preberite na strani o tem, kaj reglia naredi in ne naredi z vašimi podatki(povezava na stran s podatki o zasebnosti i.d.d.). Za vprašanja o varnosti dostopa in podatkov je na voljo ločena razlaga na kako reglia rokuje z dostopom in podatki.
Želite vedeti, katere platforme so vključene v reglia in za katero področje so namenjene? Poglejte si katere koppellinge obstajajo in kaj počnejo in od tam določite, katere so relevantne za vaše podjetje.