Si vous utilisez plusieurs plateformes de conformité, une erreur vous guette, qui ne devient visible qu'au mauvais moment : l'accès à ces plateformes dépend d'une seule personne au lieu de dépendre de votre entreprise. Ce collaborateur est malade, en vacances ou a quitté l'entreprise, et personne d'autre ne peut se connecter à la plateforme où un délai vient d'expirer ou une notification vous attend.
La solution ne réside pas dans un mot de passe de secours supplémentaire, mais dans la façon dont vous organisez l'accès dès le départ : comme quelque chose qui appartient à l'entreprise, auquel plusieurs personnes peuvent accéder, plutôt que comme quelque chose qui s'est retrouvé par hasard dans une seule boîte de réception.
Comment cela se produit
Chez la plupart des PME, c'est la personne qui rencontre le problème en première ligne qui met en place le compte : le responsable administratif qui doit faire une notification de sécurité des produits, le responsable des ressources humaines qui remplit le registre de traitement. Cette personne crée un compte avec son adresse e-mail professionnelle personnelle, choisit un mot de passe et poursuit son travail. À ce moment-là, personne ne pense à la question de savoir qui d'autre devrait pouvoir y accéder. Cela fonctionne, donc les choses restent ainsi.
À mesure que le nombre de plateformes augmente — sécurité des produits, emballages, accessibilité, données personnelles — le nombre de ces comptes isolés et liés à une personne augmente également. Personne dans l'entreprise n'a une vue d'ensemble complète de quel compte correspond à quelle plateforme et qui d'autre peut y accéder.
Ce qui se passe mal si cette personne n'est pas disponible
Le problème ne devient visible qu'à un moment importun. Un collègue reprend temporairement les fonctions et doit traiter une notification en cours, mais ne peut pas se connecter car le compte est enregistré sur une adresse e-mail personnelle. Quelqu'un quitte l'entreprise et emporte, sans que personne ne s'en aperçoive, le seul accès à une plateforme. Ou il existe un mot de passe partagé, mais personne ne sait plus si c'est la version actuelle.
Aucune de ces situations ne dit quoi que ce soit sur le fait que vous respectez une obligation — cela dépend de la plateforme et de la réglementation qui la soutend, et vous n'évaluez cela pas à partir d'un écran de connexion. Cela signifie simplement que vous gaspillez un temps précieux à rétablir l'accès, à un moment où vous auriez réellement besoin de ce temps pour le contenu.
Comment l'éviter
Le principe est simple : un compte appartient à l'entreprise, non à une personne. Cela signifie que le compte est enregistré au nom de l'entreprise — avec le numéro KvK et le numéro de TVA — et que plusieurs personnes y ont accès, même si une seule le utilise actuellement.
Cela aide aussi à savoir, en un seul endroit, quel compte correspond à quelle plateforme et qui peut y accéder au nom de l'entreprise. Ce n'est pas une obligation juridique, mais simplement une gestion pratique : vous évitez ainsi de perdre l'accès dès qu'une personne quitte l'entreprise ou est temporairement absente. créer un compte professionnel attaché à votre entreprise est une première étape : le compte reste actif, indépendamment de la personne qui se connecte au nom de l'entreprise.
Ce que reglia fait et ne fait pas
Reglia ne remplace pas les plateformes elles-mêmes et n'évalue pas non plus si vous respectez une obligation — c'est le rôle des plateformes, chacune dans son domaine de compétence. Ce que reglia fait, c'est proposer un seul compte professionnel attaché à votre entreprise plutôt qu'à une simple adresse e-mail, avec un dossier d'entreprise que chaque plateforme connectée peut consulter. Ainsi, l'accès ne dépend plus d'une seule personne, et vous n'avez pas à recommencer à zéro en cas de changement de personnel.
Comment reglia traite exactement vos données et ce qui est ou n'est pas partagé, lisez-le sur la page sur ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données. Pour toute question sur la sécurité de l'accès et des données, consultez l'explication séparée sur comment reglia gère l'accès et les données.
Vous voulez savoir quelles plateformes font partie de reglia et dans quel domaine elles opèrent ? Consultez les plateformes disponibles et ce qu'elles font et déterminez à partir de là lesquelles sont pertinentes pour votre entreprise.