Si utiliza varias plataformas de cumplimiento, acecha un error que solo se hace visible en el peor momento: el acceso a esas plataformas está vinculado a una sola persona en lugar de a su empresa. Ese empleado está enfermo, de vacaciones o ha dejado la empresa, y nadie más puede acceder a la plataforma donde acaba de vencer un plazo o está pendiente una notificación.
La solución no está en una nota de contraseña adicional, sino en cómo configura el acceso desde el principio: como algo de la empresa, con varias personas que puedan acceder, en lugar de algo que casualmente llegó a una bandeja de entrada.
Cómo sucede esto
En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, la persona que se enfrenta al problema en primer lugar configura la cuenta: el gerente de oficina que debe hacer la notificación de seguridad del producto, el gerente de recursos humanos que completa el registro de tratamiento. Esa persona crea una cuenta con su dirección de correo de trabajo personal, elige una contraseña y continúa. Nadie se plantea en ese momento la pregunta de quién más debería poder acceder. Funciona, así que se queda así.
A medida que crece el número de plataformas — seguridad de productos, empaque, accesibilidad, datos personales — también crece el número de este tipo de cuentas sueltas vinculadas a personas. Nadie en la empresa tiene una visión completa de qué cuenta corresponde a qué plataforma y quién más puede acceder.
Qué sale mal cuando esa persona no está disponible
El problema solo se hace visible en un momento incómodo. Un colega asume temporalmente la responsabilidad y debe manejar una notificación pendiente, pero no puede acceder porque la cuenta está registrada a una dirección de correo personal. Alguien se va de la empresa y se lleva, sin que nadie se dé cuenta, el único acceso a una plataforma. O hay una contraseña compartida, pero nadie sabe si esa es la versión actual.
Ninguna de estas situaciones dice nada sobre si cumple con una obligación — eso depende de la plataforma y la regulación detrás de ella, y eso no lo evalúa por una pantalla de inicio de sesión. Sin embargo, hace que pierda tiempo valioso recuperando el acceso, en un momento en que realmente necesita ese tiempo para lo sustancial.
Cómo lo evita
Lo esencial es simple: una cuenta pertenece a la empresa, no a una persona. Eso significa que la cuenta está registrada a nombre de la empresa — con número de KvK y número de IVA — y que varias personas tienen acceso a ella, incluso si en este momento solo una la usa.
También ayuda llevar un registro en un único lugar de qué cuenta corresponde a qué plataforma y quién en la empresa puede acceder. Eso no es una obligación legal, sino simplemente una gestión práctica: así evita que el acceso se pierda en el momento en que alguien se va de la empresa o está temporalmente ausente. crear una cuenta comercial vinculada a su empresa es un primer paso: la cuenta permanece, independientemente de quién acceda en nombre de la empresa.
Qué reglia hace y qué no hace
Reglia no reemplaza las plataformas en sí ni evalúa si cumple con una obligación — eso lo hacen las plataformas, cada una en su área de especialidad. Lo que reglia sí hace es ofrecer una cuenta comercial única vinculada a su empresa en lugar de a una dirección de correo suelta, con un dossier empresarial que cada plataforma conectada puede leer. De esta manera, el acceso ya no tiene que depender de una sola persona, y no tiene que volver a empezar en caso de cambios de personal.
Cómo reglia maneja exactamente sus datos y qué se comparte y qué no, lo lee en la página sobre qué hace y qué no hace reglia con sus datos. Para preguntas sobre seguridad del acceso y los datos, hay una explicación separada en cómo reglia maneja el acceso y los datos.
¿Quiere saber qué plataformas están conectadas a reglia y para qué área se intend? Entonces consulte qué plataformas hay y qué hacen y determine a partir de ahí cuáles son relevantes para su empresa.