Als u meerdere compliance-platformen gebruikt, ligt er een fout op de loer die pas zichtbaar wordt op het verkeerde moment: de toegang tot die platformen hangt aan één persoon in plaats van aan uw bedrijf. Die medewerker is ziek, met vakantie of uit dienst, en niemand anders kan nog inloggen op het platform waar net een termijn verloopt of een melding klaarstaat.
De oplossing zit niet in een extra wachtwoordbriefje, maar in hoe u toegang vanaf het begin inricht: als iets van de onderneming, met meerdere mensen die erbij kunnen, in plaats van als iets dat toevallig bij één inbox terechtkwam.
Hoe dit ontstaat
Bij de meeste MKB-bedrijven regelt degene die er als eerste tegenaan loopt het account: de kantoormanager die de productveiligheidsmelding moet doen, de HR-manager die het verwerkingsregister invult. Die persoon maakt een account aan met het eigen werkmailadres, kiest een wachtwoord, en gaat verder. Niemand denkt op dat moment aan de vraag wie er nog meer bij moet kunnen. Het werkt, dus het blijft zo.
Naarmate het aantal platformen groeit — productveiligheid, verpakkingen, toegankelijkheid, persoonsgegevens — groeit ook het aantal van dit soort losse, persoonsgebonden accounts. Niemand in het bedrijf heeft een volledig overzicht van welk account bij welk platform hoort en wie daar nog meer bij kan.
Wat er misgaat als die persoon er niet is
Het probleem wordt pas zichtbaar op een onhandig moment. Een collega neemt tijdelijk waar en moet een lopende melding afhandelen, maar kan niet inloggen omdat het account op een persoonlijk e-mailadres staat. Iemand verlaat het bedrijf en neemt, zonder dat iemand het merkt, de enige toegang tot een platform mee. Of er is wel een gedeeld wachtwoord, maar niemand weet nog of dat de actuele versie is.
Geen van deze situaties zegt iets over of u aan een verplichting voldoet — dat hangt af van het platform en de regelgeving die daarachter zit, en dat beoordeelt u niet aan de hand van een inlogscherm. Wel zorgt het ervoor dat u kostbare tijd kwijt bent aan het herstellen van toegang, op een moment dat u die tijd eigenlijk nodig heeft voor de inhoud.
Hoe u het voorkomt
De kern is simpel: een account hoort bij de onderneming, niet bij een persoon. Dat betekent dat het account geregistreerd staat op het bedrijf — met KvK-nummer en btw-nummer — en dat meerdere mensen er toegang toe hebben, ook als dat er op dit moment maar één gebruikt.
Het helpt ook om op één plek bij te houden welk account bij welk platform hoort en wie daar namens het bedrijf bij kan. Dat is geen juridische verplichting, maar gewoon praktisch beheer: zo voorkomt u dat toegang verloren gaat zodra iemand het bedrijf verlaat of tijdelijk afwezig is. een zakelijk account aanmaken dat aan uw onderneming hangt is daarin een eerste stap: het account blijft bestaan, ongeacht wie er namens het bedrijf inlogt.
Wat reglia daarin wel en niet doet
Reglia vervangt de platformen zelf niet en beoordeelt ook niet of u aan een verplichting voldoet — dat doen de platformen, elk voor het vakgebied waar ze voor staan. Wat reglia wel doet, is één zakelijk account bieden dat aan uw onderneming hangt in plaats van aan een los e-mailadres, met een bedrijfsdossier dat elk aangesloten platform kan uitlezen. Zo hoeft toegang niet meer bij één persoon te liggen, en hoeft u bij een personeelswissel niet opnieuw te beginnen.
Hoe reglia precies met uw gegevens omgaat en wat er wel en niet wordt gedeeld, leest u op de pagina over wat reglia wel en niet met uw gegevens doet. Voor vragen over beveiliging van toegang en gegevens is er een aparte toelichting op hoe reglia met toegang en gegevens omgaat.
Wilt u weten welke platformen onder reglia vallen en voor welk vakgebied ze bedoeld zijn? Bekijk dan welke platforms er zijn en wat ze doen en bepaal van daaruit welke voor uw bedrijf relevant zijn.