Kan jag själv kontrollera datadelningen mellan compliance-plattformarna?
Ja, den tekniska delen av datadelning mellan plattformarna kan du i de flesta fall ställa in själv, utan IT-avdelning eller extern part. Du bestämmer själv vilken plattform som får se vilka data från ditt företagsdossier, och du kan också dra tillbaka den kopplingen själv. Det du inte själv bör bedöma — och det som reglia heller inte bedömer för dig — är den innehållsmässiga frågan om en viss regel gäller för ditt företag eller vilka data en plattform behöver för det. Den frågan hör till plattformen själv eller till en jurist.
Skillnaden mellan dessa två är exakt där gränsen mellan att göra det själv och att outsourca ligger. Att ställa in, justera och dra tillbaka en koppling är en handling. Att avgöra om något är obligatoriskt, vad exakt som måste delas och vilka konsekvenserna är om det inte händer, är en bedömning. Det första är teknik, det andra är innehål.
Det du själv styr
Om du har ett företagskonto ligger ditt företags- och produktdossier på ett ställe. När du kopplar en plattform till det dossiera ger du den plattformen tillåtelse att läsa de data den behöver. Du ställer in den tillåtelsen själv via ditt konto, och du kan också begränsa eller dra tillbaka den själv. Det finns ingen ansökan, väntetid eller mellanman inblandad — det är ungefär som att ge och dra tillbaka åtkomst för en app på din telefon, bara för dina företagsdata istället. vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter förklarar exakt vilka steg som ingår och vad som händer bakom kulisserna.
Även att skapa och fylla i dossiera själv är något du gör själv: organisationsnummer, momsregistreringsnummer, produktinformation och övriga grunddata fyller du i en gång, och varje kopplad plattform läser dem sedan ut. Det är ingen innehållsmässig val utan administration, och du som direktör, kontorschef eller HR-ansvarig kan mycket väl hålla det uppdaterat själv.
Det som ligger utanför ditt konto
Där det själva reglerandet slutar är vid frågan om vilken förpliktelse som gäller för ditt företag och vad det konkret betyder för de data du delar. Omfattas din webbutik av förpackningsreglerna i ett visst land? Måste din personalfil dokumenteras på ett specifikt sätt för en tillgänglighetsförpliktelse? Det är frågor som plattformen själv svarar på, eller som du konsulterar en jurist eller branschorganisation för. reglia gör ingen eget uttalande om detta — skalet styr åtkomsten, inte innehållet i det som bedöms.
Detsamma gäller frågan om det är klokt att dra tillbaka en koppling. Tekniskt kan du alltid göra det, men om det är lämpligt att dra tillbaka den vid det tillfället beror på vad som fortfarande är öppet på plattformen i fråga. Om du tvivlar på det är plattformen själv den första platsen att fråga vad en koppling exakt innebär innan du ändrar den.
Varför denna skillnad är viktig
För ett litet företag är det ofta inte praktiskt att anlita en rådgivare för varje koppling — det skulle faktiskt öka den administrativa bördan istället för att minska den. Samtidigt är det inte klokt att göra innehållsmässiga val utan rätt kunskap, bara för att det är tekniskt enkelt. Det praktiska mittvägen är: utför handlingen själv, och låt den som ansvarar svara på frågan om något är nödvändigt eller lämpligt. På så sätt förblir förvaltningen hanterbar utan att du ger dig ut på hal is med saker som ligger utanför din expertis.
Att ett konto är gratis och är kopplat till ditt företag istället för till en e-postadress gör det också praktiskt möjligt att styra själv: om någon i ditt team byter befattning händer ingenting med själva koppling. Läs mer om hur data skyddas i detta samband på sidan om säkerhet och integritet.
Kom igång själv
Vill du se hur det ser ut i praktiken innan du kopplar något? På sidan med vanliga frågor förtecknas de vanligaste situationerna, och genom att skapa ett kostnadsfritt konto kan du själv se vilka plattformar som redan är klara att koppla.
Nyfiken på vilka plattformar som ingår i Theos Group och vad var och en konkret hanterar? Se sammanfattningen av de anslutna plattformarna och läs vad ditt företag kan behöva hantera.