Kann ich die Datenweitergabe zwischen Compliance-Plattformen selbst regeln?
Ja, den technischen Teil der Datenfreigabe zwischen Plattformen können Sie in den meisten Fällen selbst einrichten, ohne IT-Abteilung oder externe Partei. Sie bestimmen selbst, welche Plattform welche Daten aus Ihrer Unternehmensakte einsehen darf, und Sie können diese Verbindung auch selbst wieder trennen. Was Sie nicht selbst beurteilen sollten — und was reglia auch nicht für Sie beurteilt — ist die inhaltliche Frage, ob eine bestimmte Regelung auf Ihr Unternehmen anwendbar ist oder welche Daten eine Plattform dafür benötigt. Diese Frage gehört zur Plattform selbst oder zu einem Rechtsanwalt.
Die Unterscheidung zwischen diesen beiden ist genau dort, wo die Grenze zwischen Selbermachen und Auslagern liegt. Das Einrichten, Anpassen und Trennen einer Verbindung ist eine Handlung. Festzustellen, ob etwas verpflichtend ist, was genau geteilt werden muss und welche Folgen sich aus der Nichtfreigabe ergeben, ist eine Bewertung. Das erste ist Technik, das zweite ist Inhalt.
Was Sie selbst regeln
Wenn Sie ein Geschäftskonto haben, befinden sich Ihre Unternehmens- und Produktakte an einer Stelle. Wenn Sie eine Plattform mit dieser Akte verbinden, gewähren Sie dieser Plattform die Berechtigung, die Daten auszulesen, die sie benötigt. Sie stellen diese Berechtigung selbst über Ihr Konto ein, und Sie können sie auch selbst einschränken oder trennen. Es gibt keine Anfrage, keine Wartezeit oder keinen Zwischenhändler — es ist vergleichbar mit dem Gewähren und Widerrufen von Zugriff bei einer App auf Ihrem Telefon, nur eben für Ihre Geschäftsdaten. was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht erklärt genau, welche Schritte dazu gehören und was im Hintergrund passiert.
Auch das Erstellen und Vervollständigen der Akte selbst ist etwas, das Sie selbst tun: Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-ID, Produktinformationen und die übrigen Grunddaten tragen Sie einmalig ein, und jede verbundene Plattform liest diese dann aus. Das ist keine inhaltliche Entscheidung, sondern Verwaltung, und die können Sie als Geschäftsführer, Büroleiter oder HR-Verantwortlicher problemlos selbst führen.
Was außerhalb Ihres Kontos liegt
Wo das Selbstregeln endet, ist bei der Frage, welche Verpflichtung für Ihr Unternehmen gilt und was das konkret für die Daten bedeutet, die Sie freigeben. Unterliegt Ihr Online-Shop den Verpackungsvorschriften eines bestimmten Landes? Muss Ihre Personalakte für eine Barrierefreiheitsverpflichtung auf eine bestimmte Weise dokumentiert werden? Das sind Fragen, die die Plattform selbst beantwortet, oder für die Sie einen Rechtsanwalt oder einen Branchenverband befragen. reglia gibt selbst keine Stellungnahme dazu ab — die Schale regelt den Zugang, nicht den Inhalt dessen, was bewertet wird.
Dasselbe gilt für die Frage, ob es sinnvoll ist, eine Verbindung zu trennen. Technisch ist das immer möglich, aber ob das Trennen zu diesem Zeitpunkt angebracht ist, hängt davon ab, was bei der betreffenden Plattform noch offen ist. Wenn Sie sich unsicher sind, ist die Plattform selbst der erste Ort, um nachzufragen, was eine Verbindung genau bedeutet, bevor Sie sie ändern.
Warum dieser Unterschied zählt
Für ein kleines Unternehmen ist es oft nicht praktikabel, für jede Verbindung einen Berater einzuschalten — das würde die Verwaltungslast eher erhöhen statt verringern. Gleichzeitig ist es nicht ratsam, inhaltliche Entscheidungen ohne die richtige Kenntnis zu treffen, nur weil es technisch einfach ist. Die praktikable Mitte ist: die Handlung selbst ausführen und die Frage, ob etwas notwendig oder sinnvoll ist, von denjenigen beantworten lassen, die dafür zuständig sind. So bleibt die Verwaltung überschaubar, ohne dass Sie sich auf dünnem Eis bewegen bei Dingen, die außerhalb Ihrer Expertise liegen.
Dass ein Konto kostenlos ist und an Ihr Unternehmen angebunden ist statt an eine einzelne E-Mail-Adresse, macht dieses Selbstregeln auch praktisch umsetzbar: Wenn jemand in Ihrem Team wechselt, ändert sich nichts an den Verbindungen selbst. Mehr darüber, wie Daten dabei geschützt werden, lesen Sie auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz.
Selbst anfangen
Möchten Sie sehen, wie dies in der Praxis aussieht, bevor Sie etwas verbinden? Auf der Seite mit häufig gestellten Fragen stehen die häufigsten Situationen übersichtlich dargestellt, und durch das Erstellen eines kostenlosen Kontos können Sie selbst sehen, welche Plattformen bereits verbunden werden können.
Neugierig, welche Plattformen unter Theos Group fallen und was jede konkret regelt? Schauen Sie sich die Übersicht der angebundenen Plattformen an und lesen Sie, womit Ihr Unternehmen zu tun haben kann.